Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Ismail Khudida

Bückeburger Str. 14

32457 Porta Westfalica

Deutschland

E-Mail / Datenschutz-Kontakt: ismail.khudida@recmo.de

Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Bei allen Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

Soweit wir personenbezogene Daten verarbeiten, stützen wir uns je nach Zweck auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Nutzungsvertrags (Bereitstellung von Konto und Funktionen).
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z. B. bei optionaler Nutzung der KI-Analyse).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Pflichten (z. B. handels-/steuerrechtliche Aufbewahrung).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse (z. B. Betriebssicherheit, Missbrauchsvermeidung).
• Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeitung, soweit wir Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten (siehe Ziffer 11).

Der Dienst wird bei Cloudflare, Inc. betrieben (Workers-Plattform und Content-Delivery-Network). Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, abgerufene Ressource, Statuscode, übertragene Datenmenge sowie Browser- und Systemangaben (User-Agent). Diese Daten sind erforderlich, um den Dienst stabil und sicher auszuliefern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Einzelheiten zur Auftragsverarbeitung und zu Drittlandgarantien finden Sie in Ziffer 10.

Für die Nutzung des Dienstes legen Sie ein Konto an. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und ein nur verschlüsselt (gehasht) gespeichertes Passwort über Supabase Auth. Zur Bestätigung der Registrierung und für Funktionen wie das Zurücksetzen des Passworts versenden wir E-Mails (siehe Ziffer 9). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Von Ihnen hochgeladene Dateien (z. B. Mietverträge, Rechnungen, Fotos/Scans) werden in Supabase Storage in einem nur Ihrem Konto zugänglichen Bereich gespeichert (Speicherpfad pro Nutzer). Sie können Dokumente jederzeit im Dienst löschen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 28 DSGVO.

Der Dienst bietet einen optionalen KI-Assistenten. Wenn Sie ein Dokument oder einen Text aktiv zur Analyse übermitteln, werden die jeweiligen Inhalte (Bild-, PDF- oder Textinhalt) an unseren KI-Dienstleister Anthropic, PBC (USA) übermittelt, um daraus strukturierte Vorschläge (z. B. Mieter, Fristen, Nebenkosten) zu erzeugen.

• Rechtsgrundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung durch die aktive Nutzung der Analyse (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Anthropic nutzt über die Programmierschnittstelle (API) übermittelte Inhalte nach eigenen Angaben nicht zum Training der Modelle.
• Es handelt sich um eine Übermittlung in ein Drittland (USA); siehe Ziffer 10. Übermitteln Sie keine Inhalte, deren Verarbeitung durch einen US-Dienstleister Sie nicht wünschen.

Die Vorschläge sind reine Hilfestellungen ohne automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung; eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Für Transaktions-E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzung) sowie für die Fristen-Erinnerungsfunktion („Fristen-Wächter“) setzen wir den Versanddienst Resend (Resend, Inc.) ein. Verarbeitet werden Ihre E-Mail-Adresse und der jeweilige Nachrichteninhalt. Der Fristen-Wächter sendet Ihnen – sofern aktiviert – automatisierte Erinnerungen an von Ihnen erfasste Fristen an Ihre Konto-E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. von Ihnen aktivierte Funktion). Einzelheiten zur Auftragsverarbeitung finden Sie in Ziffer 10.

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten:

Mit allen genannten Dienstleistern bestehen bzw. werden Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA oder andere Drittländer übermittelt werden (insbesondere Anthropic sowie die US-Muttergesellschaften unserer Dienstleister), erfolgt dies auf Basis geeigneter Garantien im Sinne des Art. 46 DSGVO, namentlich der EU-Standardvertragsklauseln und – soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist – des EU-US Data Privacy Framework. Hinsichtlich der KI-Analyse stützt sich die Übermittlung zusätzlich auf Ihre Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Soweit Sie über den Dienst personenbezogene Daten Dritter (insbesondere Ihrer Mieter) verarbeiten, sind Sie hierfür datenschutzrechtlich verantwortlich. Der Betreiber handelt insoweit als Ihr Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO und verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Bereitstellung der Funktionen sowie nach Ihren Weisungen. Einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) finden Sie unter mietordner.de/avv; er wird mit Ihrer Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen Bestandteil des Vertrags. Fragen dazu beantworten wir unter ismail.khudida@recmo.de.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Von Ihnen erfasste Inhalte bleiben gespeichert, bis Sie einzelne Einträge oder Ihr Konto löschen.

Mit dem Löschen Ihres Kontos werden alle zugeordneten Daten (Objekte, Einheiten, Mieter, Zahlungen, Dokumente usw.) vollständig und unwiderruflich entfernt. Server- Logfiles werden in der Regel innerhalb weniger Tage automatisch gelöscht bzw. anonymisiert.

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), um Ihre Daten zu schützen, insbesondere: verschlüsselte Übertragung per TLS/SSL, strikte Mandantentrennung auf Datenbankebene (Row Level Security), Zugriffsbeschränkungen, sitzungsbasierte Authentifizierung sowie Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand bei unseren Infrastruktur-Dienstleistern.

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an ismail.khudida@recmo.de.

Unbeschadet eines anderweitigen Rechtsbehelfs haben Sie zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Für den Verantwortlichen zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Die Bereitstellung der für die Kontoeröffnung und Vertragserfüllung erforderlichen Daten (insbesondere E-Mail-Adresse) ist für die Nutzung des Dienstes notwendig. Ohne diese Daten können wir den Dienst nicht bereitstellen. Die Eingabe weiterer Inhalte erfolgt freiwillig im Rahmen der von Ihnen gewünschten Verwaltung.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die zugrunde liegenden Verarbeitungen ändern oder neue rechtliche Vorgaben dies erfordern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte, aktuelle Fassung (Stand siehe oben).