Belegeinsicht: Kopien, Fotos oder per E-Mail – was ist erlaubt?

Wo findet die Belegeinsicht statt?

Einen Ort nennt das Gesetz nicht. Nach der Rechtsprechung ist die Einsicht grundsätzlich am Ort der Mietwohnung zu gewähren. Das heißt meist: im Büro des Vermieters oder seiner Hausverwaltung, sofern es in derselben Stadt oder in zumutbarer Entfernung liegt. Dass der Vermieter mit dem Ordner in die Wohnung kommt, kann der Mieter in der Regel nicht verlangen.

Sitzen Vermieter oder Verwaltung weit entfernt, darf der Vermieter den Mieter nicht auf eine lange Anreise verweisen. Er muss die Unterlagen dann in der Nähe der Wohnung zugänglich machen, etwa über einen Beauftragten vor Ort, oder dem Mieter Kopien überlassen.

Dürfen Mieter die Belege fotografieren?

Ausdrücklich geregelt ist das nirgends. Nach verbreiteter Ansicht darf der Mieter die Unterlagen während der Einsicht aber mit dem eigenen Smartphone oder einem mobilen Scanner aufnehmen. Dem Vermieter entstehen dadurch keine Kosten, die Originale bleiben unberührt, und abschreiben dürfte der Mieter den Inhalt ohnehin. Ein Fotoverbot lässt sich deshalb kaum begründen. Wer Streit vermeiden will, kündigt schon bei der Terminabsprache an, dass er fotografieren möchte.

• Jede Seite vollständig und scharf aufnehmen, auch Anlagen wie Leistungsverzeichnisse oder Stundenzettel.
• Die Belege in der Reihenfolge der Abrechnung fotografieren, damit die Zuordnung später eindeutig ist.
• Notieren, welche Belege zu einer Kostenart gefehlt haben.
• Die Aufnahmen nur zur Prüfung der Abrechnung verwenden und allenfalls an Berater wie Mieterverein oder Anwalt weitergeben.

Haben Mieter einen Anspruch auf Kopien?

Bei frei finanzierten Wohnungen grundsätzlich nicht. Der Mieter kann verlangen, die Unterlagen einzusehen, aber nicht, dass der Vermieter sie für ihn kopiert und verschickt. Eine Ausnahme gilt nach der Rechtsprechung, wenn dem Mieter die Einsicht vor Ort nicht zuzumuten ist, etwa wegen großer Entfernung. Dann kann er Kopien verlangen, muss die Kosten aber erstatten.

Für öffentlich geförderte Wohnungen, also Sozialwohnungen, gelten Sonderregeln: Dort können Mieter anstelle der Einsicht Kopien der Belege gegen Erstattung der Auslagen verlangen.

Einen gesetzlichen Preis je Kopie gibt es nicht. Die Kosten müssen angemessen sein und sich an üblichen Kopierpreisen orientieren. Der Vermieter kann in der Regel verlangen, dass der Mieter sie vorab bezahlt, bevor er die Kopien versendet.

Belege per E-Mail: Muss der Vermieter sie schicken?

Einen allgemeinen Anspruch auf Zusendung per E-Mail haben Mieter nicht; für Dateien gelten im Grundsatz dieselben Regeln wie für Papierkopien. Viele Vermieter schicken eingescannte Belege trotzdem als PDF, weil das allen einen Termin erspart. Das ist ohne Weiteres zulässig und oft die praktischste Lösung.

Liegen Rechnungen ohnehin nur elektronisch vor, etwa als E-Rechnung oder im Kundenportal eines Versorgers, ist die Datei selbst das Original. Dann spricht viel dafür, sie dem Mieter digital zu zeigen oder zu übermitteln. Beim Versand sollte der Vermieter darauf achten, keine Daten anderer Mieter mitzuschicken, die für die Prüfung nicht gebraucht werden.

Davon zu unterscheiden ist die Frage, ob die Abrechnung selbst per E-Mail zugestellt werden darf. Sie beantwortet der Artikel Muss die Nebenkostenabrechnung unterschrieben sein oder per Post kommen?

Kosten, Termin und Begleitung: Was sonst noch gilt

• Kosten: Die Einsicht selbst ist für den Mieter kostenlos. Anfahrt und eigenen Zeitaufwand trägt er in der Regel selbst.
• Termin: Der Vermieter muss die Einsicht in angemessener Zeit zu üblichen Geschäftszeiten ermöglichen. Er darf sie nicht davon abhängig machen, dass der Mieter zuerst die Nachzahlung leistet.
• Begleitung: Der Mieter darf in der Regel eine Vertrauensperson mitbringen oder jemanden bevollmächtigen, zum Beispiel einen Berater seines Mietervereins.
• Vollständigkeit: Vorzulegen sind alle Unterlagen zu den Kostenarten, die der Mieter prüfen will, und es muss genug Zeit für eine sorgfältige Durchsicht bleiben.

Welche Unterlagen im Einzelnen dazugehören, erklärt der Artikel Belegeinsicht: Welche Rechnungen darf der Mieter sehen? Besonders ergiebig ist oft der Blick in Dienstleisterverträge, zum Beispiel bei den Hausmeisterkosten.

Beispiel: Die Hausverwaltung sitzt in einer anderen Stadt

Was tun, wenn der Vermieter die Einsicht blockiert?

Lehnt der Vermieter jede Form der Einsicht ab oder bietet er nur Termine an, die praktisch nicht wahrzunehmen sind, sollte der Mieter das schriftlich festhalten. Eine Nachzahlung muss er nach der Rechtsprechung in der Regel erst leisten, wenn er die Belege prüfen konnte.

Die Frist für Einwendungen läuft trotzdem weiter. Rückt ihr Ende näher, sollte der Mieter vorsorglich widersprechen; wie viel Zeit bleibt, steht im Artikel Wie lange kann man der Nebenkostenabrechnung widersprechen? Unterstützung bei der Prüfung bieten Mietervereine und Fachanwälte – was das kostet, zeigt der Artikel Wer prüft eine Nebenkostenabrechnung?

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 556 BGB