Hausmeisterkosten: Was darf auf Mieter umgelegt werden?
Kurz gesagt
Ja, Hausmeisterkosten dürfen auf Mieter umgelegt werden, wenn der Mietvertrag die Umlage der Betriebskosten vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB, § 2 Nr. 14 BetrKV). Umlagefähig ist aber nur der Teil, der auf laufende Betriebsaufgaben entfällt, etwa Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst oder Kontrollgänge. Anteile für Reparaturen und Verwaltungsarbeiten muss der Vermieter herausrechnen und selbst tragen (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
Hausmeister, Hauswart, Hausmeisterservice: Was die Verordnung meint
Die Betriebskostenverordnung spricht vom Hauswart. Gemeint ist jede Person, die sich regelmäßig um Haus und Grundstück kümmert – ob fest angestellter Hausmeister, Minijobber oder beauftragter Hausmeisterservice. Die Kosten stehen als Nummer 14 im Katalog von § 2 BetrKV und zählen damit zu den umlagefähigen Nebenkosten.
Umlegen darf der Vermieter sie nur, wenn der Mietvertrag das vereinbart (§ 556 Abs. 1 BGB). Nach der Rechtsprechung genügt dafür in der Regel ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung; eine eigene Klausel nur für den Hausmeister ist nicht nötig. Sieht der Vertrag keine Umlage vor, sind die Hausmeisterkosten mit der Miete abgegolten.
Welche Kosten zur Position Hausmeister gehören
Umlagefähig ist grundsätzlich alles, was der Eigentümer dem Hauswart als Gegenleistung für seine Arbeit gewährt:
- der Lohn eines angestellten Hausmeisters oder die Rechnung eines Hausmeisterdienstes
- die Sozialbeiträge, die der Arbeitgeber für einen angestellten Hausmeister abführt
- geldwerte Leistungen, zum Beispiel eine Hausmeisterwohnung, die mietfrei oder verbilligt überlassen wird
Material und Ersatzteile für Reparaturen gehören nicht dazu. Sie zählen zur Instandhaltung und bleiben beim Vermieter, auch wenn der Hausmeister sie einkauft und einbaut.
Diese Tätigkeiten dürfen umgelegt werden – diese nicht
Entscheidend ist nicht die Bezeichnung auf der Rechnung, sondern was der Hausmeister tatsächlich tut. Umlagefähig sind laufende Arbeiten, die dem Betrieb des Hauses dienen. Reparaturen, Erneuerungen und Verwaltungsaufgaben schließt § 1 Abs. 2 BetrKV aus.
| Tätigkeit | Umlagefähig? | Einordnung |
|---|---|---|
| Treppenhaus, Flure und Kellergänge reinigen | ja | laufende Pflege |
| Rasen mähen, Hecken schneiden, Wege und Hof sauber halten | ja | laufende Pflege |
| Schnee räumen und bei Glätte streuen | ja | Winterdienst |
| Mülltonnen an die Straße stellen, Müllplatz sauber halten | ja | laufende Pflege |
| Kontrollgänge, Einhaltung der Hausordnung überwachen, Anlagen auf Störungen prüfen | ja | Überwachung |
| Kleine Reparaturen an Türen, Schlössern oder Armaturen | nein | Instandhaltung |
| Streichen, Ausbessern oder Austauschen von Bauteilen | nein | Instandsetzung und Erneuerung |
| Wohnungsübergaben und Besichtigungen mit Interessenten | nein | Verwaltung |
| Handwerker beauftragen, Termine abstimmen, Rechnungen prüfen | nein | Verwaltung |
| Notdienst oder Rufbereitschaft außerhalb der Arbeitszeit | in der Regel nein | nach der Rechtsprechung Verwaltung |
Keine doppelte Abrechnung mit Reinigung und Gartenpflege
Die Verordnung enthält eine wichtige Sperre: Erledigt der Hausmeister Arbeiten, die sonst unter eigenen Kostenarten laufen – etwa Gebäudereinigung, Gartenpflege oder Straßenreinigung –, dürfen die Arbeitskosten dafür nicht zusätzlich unter diesen Positionen erscheinen. Wer das Treppenhaus putzt, wird also entweder über den Hausmeister oder über die Gebäudereinigung abgerechnet, aber nicht über beides.
Dasselbe gilt, wenn neben dem Hausmeister eine Reinigungs- oder Gartenfirma arbeitet: Die Leistungsbeschreibungen dürfen sich nicht überschneiden. Getrennt abgerechnet werden dagegen Kosten, die mit der Arbeit des Hausmeisters nichts zu tun haben, etwa der Allgemeinstrom oder die Gebäudeversicherung.
Gemischte Tätigkeit: So wird der nicht umlagefähige Anteil herausgerechnet
Fast jeder Hausmeister erledigt neben der Pflege auch kleine Reparaturen oder Aufgaben für die Verwaltung. Der Vermieter muss diesen Anteil ermitteln und von den Gesamtkosten abziehen. Am einfachsten gelingt das, wenn der Hausmeistervertrag die Tätigkeiten getrennt aufführt und vergütet oder wenn Stunden- und Tätigkeitsnachweise geführt werden. Ein grob geschätzter Pauschalabzug ohne nachvollziehbare Grundlage ist dagegen angreifbar.
Beispiel
Hausmeisterservice mit Reparaturanteil
Ein Hausmeisterservice berechnet für ein Haus mit acht Wohnungen und 560 m² Wohnfläche 5.400 € im Jahr. Laut Leistungsverzeichnis entfallen 25 % der Arbeitszeit auf kleine Reparaturen und 15 % auf Wohnungsübergaben und Handwerkertermine. Umlagefähig sind nur die übrigen 60 %, also 3.240 €. Ein Mieter mit 70 m² trägt davon 70 / 560 = 12,5 %, das sind 405 €. Hätte der Vermieter die vollen 5.400 € umgelegt, wären es 675 € gewesen – 270 € zu viel.
So erscheinen Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung
In der Abrechnung heißt die Position meist „Hauswart“ oder „Hausmeister“. Wie bei jeder Kostenart müssen die Gesamtkosten, der Umlageschlüssel und der Anteil des Mieters erkennbar sein. Ist kein Schlüssel vereinbart, wird nach Wohnfläche verteilt (§ 556a Abs. 1 BGB); der Mietvertrag kann aber auch eine Verteilung nach Wohneinheiten vorsehen. Wie der Vermieter die umlagefähigen Kosten ermittelt hat, können Mieter über die Belegeinsicht nachvollziehen, vor allem anhand des Hausmeistervertrags.
Sonderfälle: Vermieter als Hausmeister, neue Kosten, Steuer
Übernimmt der Vermieter die Hausmeisterarbeiten selbst, darf er seine eigene Arbeitsleistung grundsätzlich mit dem Betrag ansetzen, den ein vergleichbarer Dienstleister verlangen würde, allerdings ohne Umsatzsteuer. Er muss dann belegen können, welche Arbeiten er tatsächlich erledigt hat.
Stellt der Vermieter erstmals einen Hausmeister ein, hängt die Umlage vom Mietvertrag ab. Nennt er die Hauswartkosten bereits als umlagefähig, dürfen neu entstehende Kosten in der Regel abgerechnet werden – im Rahmen einer wirtschaftlichen Bewirtschaftung. Wirken die Kosten überhöht, hilft der Artikel Hausmeisterkosten zu hoch bei der Prüfung.
Mieter können den umlagefähigen Anteil als haushaltsnahe Dienstleistung in der Steuererklärung angeben. Die Einkommensteuer ermäßigt sich um 20 % der Aufwendungen, höchstens um 4.000 € für alle haushaltsnahen Dienstleistungen zusammen (§ 35a EStG). Mehr dazu im Artikel Hausmeisterkosten von der Steuer absetzen.
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Zum NebenkostenrechnerHäufige Fragen
Dürfen Hausmeisterkosten nach Wohneinheiten statt nach Fläche verteilt werden?
Ja, wenn der Mietvertrag diesen Schlüssel vorsieht. Fehlt eine Vereinbarung, ist der Anteil an der Wohnfläche maßgeblich (§ 556a Abs. 1 BGB). Bei sehr unterschiedlich großen Wohnungen führt die Verteilung nach Einheiten dazu, dass kleine Wohnungen verhältnismäßig mehr tragen.
Muss der Vermieter den Hausmeistervertrag vorlegen?
Im Rahmen der Belegeinsicht kann der Mieter die Unterlagen verlangen, auf denen die Abrechnung beruht. Bei dieser Position gehört in der Regel auch der Vertrag mit dem Hausmeister oder dem Hausmeisterdienst dazu, weil sich erst daraus der Leistungsumfang ergibt.
Gehört der Winterdienst zum Hausmeister oder ist er eine eigene Position?
Beides kommt vor. Übernimmt der Hausmeister das Räumen und Streuen, gehört es zu seinen Kosten und darf nicht noch einmal gesondert erscheinen. Beauftragt der Vermieter dafür eine eigene Firma, wird der Winterdienst getrennt abgerechnet. Ist er per Mietvertrag oder Hausordnung auf die Mieter übertragen, entstehen dafür keine Kosten.
Darf der Vermieter die Hausmeisterkosten jedes Jahr erhöhen?
Umgelegt werden die tatsächlichen Kosten des Abrechnungsjahres. Steigen der Lohn oder die Preise des Hausmeisterdienstes, steigt auch der Anteil der Mieter. Der Vermieter muss dabei aber wirtschaftlich handeln und darf keine unnötig teuren Leistungen einkaufen.
Rechtsgrundlagen
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage (Stand: 24. September 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Streit helfen Mietervereine, Eigentümerverbände oder eine Fachanwältin bzw. ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Wie unsere Artikel entstehen