Wer prüft eine Nebenkostenabrechnung – und was kostet das?

Wer darf prüfen – und wann lohnt sich Unterstützung?

Eine amtliche Stelle, die Nebenkostenabrechnungen routinemäßig kontrolliert, gibt es nicht. Die erste Prüfung übernimmt der Mieter selbst; wer Beratung oder Vertretung möchte, wendet sich an einen Mieterverein oder an eine Anwaltskanzlei. Mit der Checkliste zur Nebenkostenabrechnung lassen sich viele Fehler auch ohne Vorkenntnisse aufspüren.

Fachliche Unterstützung ist vor allem in diesen Situationen sinnvoll:

• Die Nachzahlung ist deutlich höher als im Vorjahr, und der Anstieg lässt sich nicht erklären.
• Die Heizkostenabrechnung enthält geschätzte Werte oder schwer verständliche Verteilungen.
• Der Vermieter verweigert die Einsicht in Rechnungen oder reagiert nicht auf Nachfragen.
• Es bestehen Zweifel, ob die Abrechnung überhaupt wirksam ist.
• Ein Streit zeichnet sich ab, und die Frist für Einwände läuft bald ab.

Die Anlaufstellen im Vergleich

Mieterverein: Prüfung gegen Mitgliedsbeitrag

Für die meisten Mieter ist der örtliche Mieterverein die erste Adresse. Mitglieder bringen Abrechnung, Mietvertrag und Vorjahresabrechnung zur Beratung mit; der Verein geht die Posten durch, erklärt das Ergebnis und schreibt bei Bedarf den Vermieter an. Ein gesondertes Entgelt für die einzelne Prüfung fällt dafür in der Regel nicht an.

Den Mitgliedsbeitrag legt jeder Verein selbst fest, teilweise kommt eine Aufnahmegebühr hinzu. Viele Vereine vermitteln außerdem einen Mietrechtsschutz, der im Streitfall Gerichtskosten übernehmen kann. Vor dem Beitritt lohnt sich die Frage, was der Beitrag genau abdeckt.

Anwalt: Wann er sich lohnt und wie abgerechnet wird

Anwaltliche Hilfe ist sinnvoll, wenn größere Summen umstritten sind, der Vermieter eine Klage ankündigt oder der Mieter selbst ein Guthaben einfordern will. Besonders erfahren sind Fachanwältinnen und Fachanwälte für Miet- und Wohnungseigentumsrecht.

Die Vergütung richtet sich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz oder nach einer Honorarvereinbarung. Nach dem Gesetz hängen die Gebühren vom Gegenstandswert ab, bei einer Nebenkostenabrechnung also vor allem vom umstrittenen Betrag. Für ein erstes Beratungsgespräch mit Verbrauchern sieht das Gesetz ohne Vereinbarung eine Obergrenze vor. Es ist üblich, vor dem Termin nach den voraussichtlichen Kosten zu fragen.

Kostenlos oder günstig prüfen lassen: Diese Wege gibt es

Wirklich kostenlose Prüfungen durch Fachleute sind selten. Folgende Möglichkeiten kosten nichts oder nur wenig:

• Nachfragen beim Vermieter: Rückfragen an Vermieter oder Hausverwaltung sind kostenlos, und Mieter haben ein Recht auf Einsicht in die Belege.
• Rechtsschutzversicherung: Wer schon einen Vertrag mit Mietrechtsschutz hat, trägt meist nur die Selbstbeteiligung. Neu abgeschlossene Verträge greifen in der Regel erst nach einer Wartezeit und nicht für Streit, der vorher begonnen hat.
• Beratungshilfe: Menschen mit geringem Einkommen können beim Amtsgericht einen Beratungshilfeschein beantragen. Damit erhalten sie anwaltliche Beratung gegen einen geringen Eigenanteil.
• Eigene Prüfung: Mit Mietvertrag, Vorjahresabrechnung und Kontoauszügen lassen sich Rechenfehler, fehlende Vorauszahlungen und nicht umlagefähige Posten meist selbst erkennen.

Vorsicht bei Online-Angeboten, die mit einem kostenlosen Check werben: Oft ist nur die erste Einschätzung gratis, während für die Durchsetzung ein Festpreis oder ein Anteil am erstrittenen Betrag fällig wird. Vor dem Hochladen sollten Kosten, Leistungsumfang und Datenschutz geklärt sein.

So bereiten Mieter die Prüfung vor

1. Den Tag festhalten, an dem die Abrechnung angekommen ist.
2. Abrechnung samt Heizkostenabrechnung, Mietvertrag, Vorjahresabrechnung und Nachweise der Vorauszahlungen zusammenstellen.
3. Auffällige Posten markieren und eigene Fragen notieren.
4. Bei Bedarf beim Vermieter die Rechnungen zur Einsicht anfordern.
5. Früh einen Beratungstermin vereinbaren, nicht erst kurz vor Fristende.
6. Bestätigte Fehler dem Vermieter fristgerecht und nachweisbar mitteilen.

Wichtig: Eine laufende Beratung hält die Frist nicht an. Einwände müssen dem Vermieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung vorliegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Einzelheiten stehen im Artikel Wie lange kann man der Nebenkostenabrechnung widersprechen?; wie der Einwand selbst aussieht, zeigt Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung.

Vermieter und Wohnungseigentümer: Wer prüft ihre Abrechnungen?

Auch Vermieter können ihre Abrechnung vor dem Versand kontrollieren lassen, etwa über einen Eigentümerverband wie Haus & Grund oder durch einen Fachanwalt. Das empfiehlt sich besonders bei der ersten eigenen Abrechnung. Formelle Fehler, die erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist auffallen, kosten den Vermieter in der Regel die Nachzahlung.

Wer eine Eigentumswohnung besitzt, erhält vom Verwalter zusätzlich die Jahresabrechnung der Gemeinschaft. Diese prüfen – sofern vorhanden – der Verwaltungsbeirat und die Eigentümer selbst; jeder Eigentümer kann dafür Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Worauf es dabei ankommt, erklärt Hausgeldabrechnung prüfen.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 556 BGB
• § 18 WEG