Belegeinsicht: Welche Rechnungen darf der Mieter sehen?

Was Belegeinsicht bedeutet und wo sie im BGB steht

Mit der Nebenkostenabrechnung teilt der Vermieter mit, welche Betriebskosten im Abrechnungsjahr angefallen sind und welcher Anteil davon auf den Mieter entfällt. Die Abrechnung muss aus sich heraus verständlich sein; Rechnungen muss er nicht beifügen. Ob die genannten Beträge stimmen, lässt sich aber nur anhand der Originalunterlagen prüfen. Dafür gibt es das Recht auf Belegeinsicht.

Einen Paragrafen mit der Überschrift „Belegeinsicht“ sucht man im BGB vergeblich. § 556 BGB regelt, dass und bis wann über die Vorauszahlungen abzurechnen ist. Wer über fremdes Geld abrechnen muss, hat nach allgemeinem Zivilrecht auch die zugrunde liegenden Belege vorzulegen. Die Gerichte erkennen das Einsichtsrecht des Mieters seit Langem als festen Bestandteil der Abrechnungsprüfung an.

Diese Unterlagen darf der Mieter einsehen

Einsehen darf der Mieter grundsätzlich alles, was er braucht, um die Abrechnung nachzuvollziehen. Dazu zählen vor allem:

• Rechnungen von Dienstleistern, etwa für Hausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst oder Wartungsarbeiten
• Gebühren- und Abgabenbescheide, zum Beispiel für Grundsteuer, Wasser, Abwasser und Müllabfuhr
• Versicherungsscheine und Beitragsrechnungen der Gebäudeversicherungen
• Verträge mit Hausmeister, Reinigungsfirma oder Wartungsdienst, aus denen der Leistungsumfang hervorgeht
• Rechnungen für Allgemeinstrom, Brennstoff oder Fernwärme und die Abrechnung des Messdienstes
• Ablesebelege und Zählerstände; bei der Heizkostenabrechnung nach der Rechtsprechung auch die Verbrauchswerte der anderen Wohnungen im Haus
• Zahlungsnachweise, die zeigen, dass die abgerechneten Rechnungen tatsächlich bezahlt wurden

Verträge sind oft aufschlussreicher als die Rechnungen selbst. Ein Hausmeistervertrag verrät zum Beispiel, ob der Hausmeister auch Reparaturen oder Verwaltungsaufgaben übernimmt. Diese Anteile sind nicht umlagefähig und müssen herausgerechnet sein. Bei den Versicherungen dürfen nur Sach- und Haftpflichtversicherungen umgelegt werden; welche Policen darunter fallen, erklärt der Artikel Gebäudeversicherung.

Muss der Vermieter die Nebenkosten nachweisen?

Ja. Wer eine Nachzahlung verlangt, muss belegen können, dass die abgerechneten Kosten entstanden sind und auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Kommt es zum Prozess, trägt grundsätzlich der Vermieter die Beweislast für seine Forderung. Kann er einen Posten nicht belegen, riskiert er, dass dieser gestrichen wird.

Von sich aus vorlegen muss der Vermieter die Rechnungen allerdings nicht. Die Belegeinsicht ist ein Recht, das der Mieter aktiv geltend machen muss – am besten schriftlich und mit Datum. Einen besonderen Grund muss er dafür in der Regel nicht angeben. Es genügt, dass er die Abrechnung überprüfen möchte.

So läuft die Belegeinsicht ab

1. Einsicht schriftlich verlangen und die Kostenarten nennen, die geprüft werden sollen, etwa Hausmeister, Versicherung und Allgemeinstrom.
2. Einen Termin mit dem Vermieter oder der Hausverwaltung vereinbaren. Die Unterlagen liegen meist dort, wo die Abrechnung erstellt wurde.
3. Abrechnung, Mietvertrag und eine Liste mit Fragen zum Termin mitnehmen. Eine Begleitperson, etwa vom Mieterverein, ist in der Regel möglich.
4. Jeden Beleg mit der Abrechnung abgleichen: Stimmen Betrag, Zeitraum und Gebäude? Passt die Leistung zu einer umlagefähigen Kostenart?
5. Auffälligkeiten notieren und festhalten, welche Unterlagen nicht vorgelegt wurden.
6. Berechtigte Einwände innerhalb der Frist schriftlich an den Vermieter senden.

Wo genau die Einsicht stattfindet und ob der Mieter Kopien bekommt, die Belege fotografieren darf oder sie per E-Mail erhält, behandelt der Artikel Belegeinsicht: Kopien, Fotos oder per E-Mail.

Worauf Mieter bei den Belegen achten sollten

Gerade Wartungsrechnungen mischen häufig umlagefähige Prüfarbeiten mit Reparaturen. Steht auf einer Rechnung nur ein Gesamtbetrag, lohnt die Frage nach einer Aufschlüsselung: Welcher Teil entfällt auf die regelmäßige Wartung, welcher auf die Behebung eines Defekts?

Beispiel: Was eine Belegeinsicht aufdecken kann

Was tun, wenn der Vermieter die Einsicht verweigert?

Lehnt der Vermieter die Belegeinsicht ab oder vertröstet er den Mieter immer wieder, darf dieser eine Nachzahlung nach der Rechtsprechung in der Regel zurückhalten, bis ihm Einsicht gewährt wurde. Die laufenden monatlichen Vorauszahlungen sind davon nicht erfasst und weiter zu zahlen.

Wichtig ist, jede Anfrage mit Datum zu dokumentieren, ebenso Antworten oder ausbleibende Reaktionen. Zieht sich die Sache bis kurz vor Ende der Einwendungsfrist, sollte der Mieter vorsorglich widersprechen und dabei auf die verweigerte Einsicht hinweisen. Bei festgefahrenem Streit helfen Mietervereine oder ein Fachanwalt für Miet- und WEG-Recht.

Vermietete Eigentumswohnung und Tipps für Vermieter

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung liegen viele Belege nicht beim Vermieter, sondern beim Verwalter der Eigentümergemeinschaft. Der Anspruch des Mieters richtet sich trotzdem gegen seinen Vermieter. Dieser kann als Eigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG) und muss dem Mieter die Prüfung ermöglichen.

Vermieter ersparen sich Streit, wenn sie schon beim Erstellen der Abrechnung für jede Kostenart Rechnung, Vertrag und Zahlungsnachweis zusammen ablegen. Wie eine nachvollziehbare Abrechnung entsteht, zeigt der Artikel Nebenkostenabrechnung erstellen.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 556 BGB
• § 560 BGB
• § 18 WEG