Erhaltungsrücklage: Zweck und Regeln (früher Instandhaltungsrücklage)

Was die Erhaltungsrücklage ist und wozu sie dient

Jede Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) muss Dach, Fassade, Treppenhaus, Leitungen und Heizungsanlage auf Dauer instand halten. Diese Teile sind Gemeinschaftseigentum, also Eigentum aller Eigentümer zusammen. Größere Arbeiten daran kosten schnell fünf- oder sechsstellige Beträge. Damit nicht jedes Mal kurzfristig Geld eingesammelt werden muss, spart die Gemeinschaft laufend an: in der Erhaltungsrücklage.

Die Rücklage wird über das monatliche Hausgeld aufgebaut. Ein Teil jeder Hausgeldzahlung fließt nicht in laufende Kosten wie Müll oder Allgemeinstrom, sondern auf ein eigenes Konto der Gemeinschaft. Aus diesem Topf werden später Erhaltungsmaßnahmen bezahlt, etwa eine neue Dacheindeckung, die Erneuerung der Heizung oder die Sanierung von Balkonen.

• Sie sichert die Finanzierung größerer Reparaturen am Gemeinschaftseigentum.
• Sie verteilt hohe Kosten gleichmäßig über viele Jahre.
• Sie verringert das Risiko, dass einzelne Eigentümer plötzlich hohe Beträge zahlen müssen.
• Sie hält die Gemeinschaft handlungsfähig, wenn unerwartet etwas kaputtgeht.

Erhaltungsrücklage oder Instandhaltungsrücklage: Ist das dasselbe?

Ja. Mit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes, die am 1. Dezember 2020 in Kraft trat, hat der Gesetzgeber den Begriff „Instandhaltungsrücklage“ durch „Erhaltungsrücklage“ ersetzt. Inhaltlich hat sich dadurch nichts Wesentliches geändert: Es geht weiterhin um die Rücklage für Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums. Das Gesetz fasst beides heute unter dem Oberbegriff „Erhaltung“ zusammen.

Steht in einer alten Teilungserklärung, einem Kaufvertrag oder einer Hausgeldabrechnung noch „Instandhaltungsrücklage“, ist damit die heutige Erhaltungsrücklage gemeint.

Die gesetzliche Grundlage im WEG

Nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG gehört die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Jeder Eigentümer kann also verlangen, dass die Gemeinschaft eine Rücklage bildet. Ein Beschluss, gar nicht zu sparen, entspricht in der Regel nicht ordnungsmäßiger Verwaltung.

Wie viel angespart wird, legen die Eigentümer im Wirtschaftsplan fest. Nach § 28 WEG beschließen sie die Vorschüsse, also das Hausgeld, und darin auch die Zuführung zur Rücklage. Nach Ablauf des Kalenderjahres erstellt der Verwalter die Jahresabrechnung und einen Vermögensbericht, aus dem der Stand der Rücklage hervorgeht.

Was „angemessen“ ist, sagt das Gesetz nicht in Zahlen. Wie Gemeinschaften die passende Höhe ermitteln und welche Faustformeln verbreitet sind, erklärt der Artikel Wie hoch sollte die Erhaltungsrücklage sein?.

Wem gehört das Geld in der Rücklage?

Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist rechtsfähig (§ 9a WEG). Die Erhaltungsrücklage ist deshalb Vermögen der Gemeinschaft, nicht Guthaben einzelner Eigentümer. Niemand kann sich „seinen Anteil“ auszahlen lassen, auch nicht beim Auszug oder Verkauf. Beim Eigentümerwechsel bleibt das Geld in der Gemeinschaft; was das für Käufer und Verkäufer bedeutet, steht im Artikel Erhaltungsrücklage beim Verkauf.

Rechnerisch lässt sich trotzdem sagen, welcher Anteil auf eine Wohnung entfällt. Maßgeblich ist grundsätzlich der Miteigentumsanteil, sofern die Gemeinschaft keine abweichende Verteilung beschlossen hat (§ 16 Abs. 2 WEG).

Wofür die Rücklage verwendet werden darf

Die Rücklage ist für die Erhaltung des Gemeinschaftseigentums bestimmt. Über jede größere Ausgabe entscheiden die Eigentümer per Beschluss in der Eigentümerversammlung; dafür genügt grundsätzlich die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Der Verwalter setzt den Beschluss dann um.

• Typisch: Dachsanierung, Fassadenanstrich, Fenstertausch, Erneuerung von Leitungen, Heizungsanlage, Aufzug.
• Kosten für Gutachten und Planung, die zu einer Erhaltungsmaßnahme gehören.
• Nicht gedacht für laufende Betriebskosten wie Wasser, Müll oder Hausreinigung.
• Nicht gedacht für Arbeiten am Sondereigentum einzelner Eigentümer.

Ob die Rücklage ausnahmsweise für andere Zwecke angegriffen werden darf, etwa um einen vorübergehenden Geldengpass zu überbrücken, ist eine Frage des Einzelfalls. Eine solche Entnahme darf die Rücklage grundsätzlich nicht so weit schmälern, dass notwendige Reparaturen nicht mehr bezahlt werden können. Reicht das Geld für eine Maßnahme nicht, beschließt die Gemeinschaft meist eine Sonderumlage.

Anlage des Geldes: sicher statt spekulativ

Das Geld muss verfügbar sein, wenn eine Reparatur ansteht. Deshalb wird die Rücklage in der Regel auf einem eigenen Konto der Gemeinschaft angelegt, getrennt vom Vermögen des Verwalters. Riskante Anlagen, bei denen ein Verlust droht, widersprechen grundsätzlich ordnungsmäßiger Verwaltung. Über die Anlageform entscheiden die Eigentümer.

Erhaltungsrücklage für Vermieter und im Steuerrecht

Wer seine Eigentumswohnung vermietet, zahlt die Zuführung zur Rücklage mit dem Hausgeld. Auf den Mieter umlegen lässt sie sich nicht, weil es sich nicht um Betriebskosten handelt. Mehr dazu im Artikel Erhaltungsrücklage auf den Mieter umlegen?.

Steuerlich gilt eine Besonderheit: Die Zuführungen zur Erhaltungsrücklage sind für Vermieter nicht schon bei Zahlung als Werbungskosten abziehbar. Abziehbar werden sie erst, wenn die Gemeinschaft das Geld für Erhaltungsmaßnahmen tatsächlich ausgibt. Die Jahresabrechnung weist deshalb Zuführungen und Entnahmen getrennt aus.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 19 WEG
• § 28 WEG
• § 16 WEG
• § 9a WEG