Nebenkosten im Gewerbemietvertrag: Was anders ist als bei Wohnraum

Warum für Gewerberäume andere Regeln gelten

Das BGB schützt Wohnungsmieter bei den Nebenkosten mit zwingenden Vorschriften: Umlegbar sind nur Betriebskosten, es gelten feste Fristen, und Vereinbarungen zum Nachteil des Mieters sind unwirksam (§ 556 BGB). Diese Regeln stehen im Abschnitt über Mietverhältnisse über Wohnraum. Für Büros, Ladenlokale, Praxen, Werkstätten oder Lagerflächen gelten sie nicht.

Bei der Gewerbemiete herrscht deshalb weitgehend Vertragsfreiheit. Grenzen zieht vor allem die Kontrolle vorformulierter Vertragsbedingungen: Formularklauseln müssen klar und verständlich sein, dürfen nicht überraschend sein und den Mieter nicht unangemessen benachteiligen. Die wichtigsten Unterschiede im Überblick:

Welche Nebenkosten bei Gewerbeimmobilien umlagefähig sind

Die meisten Gewerbemietverträge verweisen zunächst auf die Kostenarten der Betriebskostenverordnung, von der Grundsteuer über Wasser, Müll und Reinigung bis zur Gebäudeversicherung. Welche Positionen dazugehören, erklärt der Artikel über umlagefähige Nebenkosten. Anders als bei Wohnraum dürfen darüber hinaus weitere Kosten vereinbart werden, zum Beispiel:

• Verwaltungskosten, also Kosten der Hausverwaltung oder des Objektmanagements
• Wartung technischer Anlagen wie Klima- und Lüftungsanlagen, Brandmelde- oder Sprinkleranlagen
• Bewachung, Sicherheitsdienst oder Empfang
• Centermanagement und Werbegemeinschaft in Einkaufszentren
• Instandhaltung gemeinschaftlich genutzter Flächen und Anlagen – in Formularverträgen nach der Rechtsprechung nur in begrenztem Umfang, etwa mit einer Kostenobergrenze

Entscheidend ist, dass jede Kostenart für den Mieter erkennbar vereinbart ist. Allgemeine Formulierungen wie „alle Nebenkosten“ oder „sämtliche Kosten des Objekts“ genügen in der Regel nicht. Wer Positionen außerhalb der Verordnung umlegen will, sollte sie einzeln und verständlich benennen.

Umlageschlüssel bei Gewerbe: Vertrag geht vor

Auch der Verteilerschlüssel ist Sache des Vertrags. Üblich sind die Mietfläche, der gemessene Verbrauch über Zähler, die Zahl der Einheiten oder eigene Schlüssel für einzelne Kostenarten. Die gesetzliche Regel für Wohnraum (§ 556a BGB) gilt nicht. Fehlt eine Vereinbarung, darf der Vermieter den Maßstab nach billigem Ermessen festlegen; eine Verteilung nach Fläche gilt dabei in der Regel als angemessen. Die gängigen Maßstäbe stellt der Artikel Umlageschlüssel vor.

Weil Gewerbeflächen oft Nebenflächen, Verkehrsflächen oder Anteile an Gemeinschaftsflächen enthalten, sollte der Vertrag außerdem festhalten, wie die Mietfläche berechnet wird. Sonst ist später unklar, welche Quadratmeterzahl der Verteilung zugrunde liegt.

In gemischt genutzten Häusern mit Wohnungen und Gewerbe muss der Vermieter zudem verhindern, dass Wohnungsmieter die Mehrkosten des Gewerbes mittragen. Verursacht etwa ein Restaurant, ein Friseursalon oder eine Arztpraxis deutlich höhere Wasser- oder Müllkosten, ist in der Regel ein Vorwegabzug nötig: Der Gewerbeanteil wird zuerst herausgerechnet, am besten über eigene Zähler.

Leerstand: Wer zahlt für leere Gewerbeflächen?

Stehen Einheiten leer, trägt grundsätzlich der Vermieter deren Kostenanteil. Bei einer Verteilung nach Fläche zählen leere Flächen zur Gesamtfläche, ihr Anteil bleibt beim Eigentümer. Klauseln, die Leerstandskosten auf die übrigen Mieter abwälzen, sind in Formularverträgen problematisch. Mehr dazu im Artikel über Leerstand und Nebenkosten.

Frist für die Nebenkostenabrechnung bei Gewerbe

Die zwölfmonatige Abrechnungsfrist aus § 556 Abs. 3 BGB und der Verlust von Nachforderungen bei Verspätung gelten nur für Wohnraum. Für Gewerberäume gibt es keine gesetzliche Ausschlussfrist. Der Vermieter muss zwar in angemessener Zeit über die Vorauszahlungen abrechnen, verliert bei einer späten Abrechnung aber nicht automatisch seine Nachforderung. Auch der Abrechnungszeitraum ergibt sich aus dem Vertrag; üblich ist eine jährliche Abrechnung.

Eine äußere Grenze zieht die Verjährung. Sie beträgt drei Jahre und läuft ab dem Ende des Jahres, in dem der Mieter die Abrechnung erhalten hat (§ 195 BGB, § 199 BGB). Bleibt die Abrechnung ganz aus, kann der Mieter sie verlangen und notfalls einklagen. Während des laufenden Mietverhältnisses kommt nach der Rechtsprechung außerdem in Betracht, weitere Vorauszahlungen zurückzuhalten, bis abgerechnet ist.

Widerspruch gegen die Abrechnung: Welche Frist hat der Gewerbemieter?

Auch die Einwendungsfrist, die Wohnungsmieter nach § 556 Abs. 3 BGB einhalten müssen, gilt für Gewerbe nicht. Enthält der Vertrag keine eigene Regel, kann ein Gewerbemieter Einwände grundsätzlich auch später erheben. Zu viel gezahlte Nebenkosten kann er zurückfordern, solange sein Anspruch nicht verjährt ist. In Ausnahmefällen kann ein Anspruch zudem verwirkt sein, wenn lange nichts geschieht und der Vermieter darauf vertrauen durfte.

Gewerbemietverträge enthalten allerdings oft eine eigene Einwendungsfrist, nach deren Ablauf die Abrechnung als anerkannt gelten soll. Ob eine solche Klausel wirksam ist, hängt von ihrer Ausgestaltung ab. Gewerbemieter sollten die Abrechnung deshalb zeitnah prüfen, Einwände schriftlich und konkret formulieren und bei Bedarf Einsicht in die Belege verlangen. Wie die Frist bei Wohnraum geregelt ist, zeigt der Artikel zur Widerspruchsfrist.

Heiz- und CO₂-Kosten: Hier gelten Vorschriften auch für Gewerbe

Eine wichtige Ausnahme von der Vertragsfreiheit betrifft die Heizkosten. Die Heizkostenverordnung gilt für Gebäude mit zentraler Heizungs- oder Warmwasseranlage unabhängig davon, ob Wohnungen oder Gewerberäume versorgt werden, und sie geht abweichenden Vereinbarungen grundsätzlich vor. Die Heizkosten sind deshalb auch bei Gewerbe zu mindestens 50 % und höchstens 70 % nach Verbrauch zu verteilen (§ 7 HeizkostenV); für Warmwasser gilt dasselbe. Rechnet der Vermieter entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).

Für die CO₂-Kosten gilt bei Nichtwohngebäuden grundsätzlich eine hälftige Teilung zwischen Vermieter und Mieter statt des Stufenmodells für Wohngebäude (CO2KostAufG). Einzelheiten stehen im Artikel über CO₂-Kosten bei Gewerbemietverträgen.

Checkliste: Nebenkosten im Gewerbemietvertrag regeln

1. Jede umlegbare Kostenart einzeln aufführen: die Kostenarten der Betriebskostenverordnung und alle zusätzlichen Positionen wie Verwaltung oder Wartung.
2. Für Instandhaltung und Verwaltung Obergrenzen festlegen, damit die Belastung für den Mieter kalkulierbar bleibt.
3. Für jede Kostenart den Umlageschlüssel bestimmen und festhalten, wie die Mietfläche berechnet wird.
4. Abrechnungszeitraum, Abrechnungsfrist und die Folge einer Fristversäumnis ausdrücklich regeln.
5. Eine Einwendungsfrist für den Mieter und den Ablauf der Belegeinsicht vereinbaren.
6. Höhe und Anpassung der Vorauszahlungen sowie die Behandlung der Umsatzsteuer klären.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 556 BGB
• § 556a BGB
• § 195 BGB
• § 199 BGB
• § 7 HeizkostenV
• § 12 HeizkostenV
• CO2KostAufG