Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung: So gehen Mieter vor

Widerspruch, Einspruch oder Anfechtung – was rechtlich gemeint ist

Das Gesetz kennt weder einen Einspruch noch eine Anfechtung der Nebenkostenabrechnung. Es spricht von Einwendungen, die der Mieter dem Vermieter mitteilt (§ 556 Abs. 3 BGB). Anders als bei einem Behördenbescheid gibt es kein förmliches Verfahren: Der Mieter schreibt, welche Posten er für falsch hält und warum. Dann ist der Vermieter am Zug – er kann seine Zahlen erläutern, Belege vorlegen oder die Abrechnung berichtigen.

Ein Widerspruch hebt die Abrechnung nicht automatisch auf. Er sichert aber das Recht des Mieters, die beanstandeten Punkte auch nach Ablauf der Einwendungsfrist noch geltend zu machen. Wer nichts unternimmt, kann Fehler nach Fristende grundsätzlich nicht mehr rügen.

Welche Fehler einen Widerspruch rechtfertigen

Ein Widerspruch braucht einen greifbaren Anlass. Häufige Gründe sind:

• Kosten, die nicht umlagefähig sind, zum Beispiel Verwaltung oder Reparaturen
• Kostenarten, die der Mietvertrag nicht als umlegbar vorsieht
• ein falscher Verteilerschlüssel oder falsche Angaben zu Fläche und Personenzahl
• Heizkosten, die nicht nach Verbrauch verteilt wurden
• fehlende oder zu niedrig angesetzte Vorauszahlungen
• Kosten für Zeiträume vor dem Einzug oder nach dem Auszug
• Rechenfehler und unerklärliche Sprünge gegenüber dem Vorjahr

Wie man diese Punkte der Reihe nach findet, zeigt die Checkliste zum Prüfen der Nebenkostenabrechnung. Wichtig ist der Unterschied zwischen zwei Fehlerarten: Fehlen Grundangaben wie Gesamtkosten oder Verteilerschlüssel so, dass die Abrechnung nicht nachvollziehbar ist, gilt sie als nicht erteilt, und eine Nachzahlung wird nicht fällig. Ein einzelner falscher Posten lässt die Abrechnung dagegen bestehen – dieser inhaltliche Fehler muss mit einem Widerspruch geltend gemacht werden.

Schritt für Schritt zum Widerspruch

1. Das Zugangsdatum der Abrechnung notieren und das Ende der Einwendungsfrist ausrechnen.
2. Die Abrechnung durchgehen und jeden fraglichen Posten mit Betrag festhalten.
3. Wo Rechnungen zur Beurteilung fehlen, beim Vermieter Belegeinsicht verlangen.
4. Den Widerspruch verfassen: Abrechnungsjahr, beanstandete Posten, Begründung und gewünschte Korrektur.
5. Für einen beweisbaren Zugang sorgen, etwa durch Übergabe gegen Quittung oder durch einen Boten.
6. Eine Kopie des Schreibens mit dem Zustellnachweis aufbewahren.
7. Den unstrittigen Teil einer Nachzahlung begleichen und die Antwort des Vermieters abwarten.

Eine fertige Vorlage mit Platzhaltern zum Anpassen bietet der Artikel Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung: Muster.

Was in das Schreiben gehört – und was nicht

Ein pauschales „Ich widerspreche der Abrechnung“ genügt in der Regel nicht. Der Vermieter muss erkennen können, welchen Posten der Mieter beanstandet und aus welchem Grund. Eine juristische Begründung ist dafür nicht nötig; es reicht, den Fehler so zu beschreiben, wie er einem Laien auffällt.

Lässt sich ein Posten erst mit den Rechnungen beurteilen, kann der Mieter genau das schreiben und im selben Brief die Belegeinsicht verlangen. Ein sachlicher Ton und eine angemessene Frist für die Antwort helfen, den Streit kurz zu halten. Drohungen oder Vorwürfe ohne Bezug zu konkreten Posten schwächen das Schreiben eher.

Die Frist: zwölf Monate nach Zugang

Einwände müssen dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung vorliegen. Entscheidend ist, wann das Schreiben beim Vermieter ankommt. Später erhobene Einwendungen sind ausgeschlossen, es sei denn, der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Einzelheiten und Sonderfälle erklärt Wie lange kann man der Nebenkostenabrechnung widersprechen?.

Nachzahlung trotz Widerspruch: zahlen oder zurückhalten?

Eine aufschiebende Wirkung wie im Behördenverfahren hat der Widerspruch nicht. Ob der Mieter vorerst weniger oder gar nicht zahlen darf, hängt von der Art des Fehlers ab. Ist die Abrechnung formell unwirksam, wird die Nachzahlung nicht fällig. Verweigert der Vermieter die Einsicht in die Belege, darf der Mieter nach der Rechtsprechung in der Regel mit der Zahlung warten, bis er sie gesehen hat. Bei einzelnen inhaltlichen Fehlern ist es meist sinnvoll, den unstrittigen Teil zu überweisen.

Wer den vollen Betrag zahlt, um Mahnungen zu vermeiden, kann bei der Überweisung „unter Vorbehalt“ vermerken. Das macht deutlich, dass die Zahlung kein Einverständnis mit der Abrechnung bedeutet. Mehr dazu im Artikel Widerspruch eingelegt: Muss ich die Nachzahlung trotzdem zahlen?.

Wie es nach dem Widerspruch weitergeht

Der Vermieter kann die Einwände anerkennen und eine berichtigte Abrechnung schicken, seine Zahlen erläutern oder am Ergebnis festhalten. Korrigiert er nach Ablauf der Abrechnungsfrist, darf die Nachforderung dadurch grundsätzlich nicht steigen. Eine feste Frist für seine Antwort nennt das Gesetz nicht; was Mieter bei Schweigen tun können, beschreibt Vermieter reagiert nicht auf den Widerspruch.

Bleibt der Streit bestehen, muss der Vermieter eine Nachforderung notfalls vor Gericht durchsetzen; umgekehrt kann der Mieter zu viel Gezahltes zurückverlangen. Beide Ansprüche verjähren nach drei Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem sie entstanden sind (§§ 195, 199 BGB). Unterstützung bieten Mietervereine sowie Fachanwälte für Miet- und Wohnungseigentumsrecht.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 556 BGB
• § 195 BGB
• § 199 BGB
• § 12 HeizkostenV