Darf der Vermieter die Nebenkostenabrechnung nachträglich korrigieren?

Korrigieren ist erlaubt – der Zeitpunkt entscheidet

Ein Verbot, eine einmal verschickte Abrechnung zu ändern, kennt das Mietrecht nicht. Entdeckt der Vermieter einen Zahlendreher, eine vergessene Rechnung oder einen falsch übertragenen Zählerstand, darf er eine berichtigte Fassung nachreichen. Wie weit er dabei gehen darf, hängt von der Abrechnungsfrist in § 556 Abs. 3 BGB ab. Sie endet mit Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums, bei einer Abrechnung über das Kalenderjahr 2025 also am 31. Dezember 2026.

Innerhalb der Frist: Auch eine höhere Nachzahlung ist möglich

Solange die Abrechnungsfrist läuft, kann der Vermieter seine Abrechnung grundsätzlich nachbessern, auch mehrfach. Das gilt selbst dann, wenn der Mieter am Ende mehr zahlen muss als zunächst berechnet. Das Gesetz schließt Nachforderungen erst nach Fristablauf aus; bis dahin darf der Vermieter eine fehlerfreie Fassung an die Stelle der alten setzen.

Entscheidend ist, dass die berichtigte Fassung vor Fristende beim Mieter ankommt. Das Datum auf dem Schreiben zählt nicht. Den rechtzeitigen Zugang muss im Streitfall der Vermieter beweisen, zum Beispiel durch eine Übergabe gegen Quittung oder einen Boten, der den Einwurf bezeugen kann.

Nach Fristablauf: Korrekturen nur noch zugunsten des Mieters

Ist die Frist verstrichen, darf eine Korrektur die Nachforderung grundsätzlich nicht mehr erhöhen. Die rechtzeitig mitgeteilte Nachzahlung bildet dann die Obergrenze. Hat die erste Fassung ein Guthaben ergeben, lässt sich daraus nachträglich keine Nachzahlung mehr machen. Vergessene Kostenarten oder zu niedrig angesetzte Rechnungen gehen in diesem Fall zulasten des Vermieters.

Eine Ausnahme gilt, wenn der Vermieter den späten Nachtrag nicht zu vertreten hat, etwa weil ein Bescheid über eine Kostenart erst nach Fristende rückwirkend geändert wurde. Dann darf er die betroffene Position nachberechnen, muss das aber zügig tun, sobald er davon erfährt. Eigene Versäumnisse oder ein übersehener Beleg reichen dafür in der Regel nicht.

Korrekturen, die den Mieter entlasten, sind dagegen jederzeit möglich – etwa wenn nicht umlagefähige Kosten herausgenommen werden. Nach einem berechtigten Einwand des Mieters muss der Vermieter die Abrechnung entsprechend berichtigen.

Rechenfehler lassen sich berichtigen, Formfehler nicht

Die Korrekturregeln setzen eine formell wirksame Abrechnung voraus. Fehlen grundlegende Angaben wie die Gesamtkosten oder der Verteilerschlüssel, kann der Mieter die Rechnung nicht nachvollziehen; die Abrechnung gilt dann als nicht erteilt. Sie lässt sich nicht ausbessern, sondern muss vollständig neu erstellt werden. Kommt die neue Fassung erst nach Fristablauf, ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen. Woran sich solche Mängel erkennen lassen, zeigt der Artikel Wann ist eine Nebenkostenabrechnung unwirksam?.

Inhaltliche Fehler machen die Abrechnung dagegen nicht unwirksam. Typische Anlässe für eine Korrektur sind:

• Rechenfehler, Zahlendreher oder falsch übertragene Zählerstände
• eine falsche Wohnfläche oder Personenzahl bei der Verteilung
• Kosten, die gar nicht umgelegt werden dürfen, etwa für Reparaturen – mehr dazu unter Reparaturen in der Nebenkostenabrechnung
• Hausmeisterkosten, in denen Anteile für Instandhaltung oder Verwaltung stecken (siehe Hausmeisterkosten)
• eine vergessene Kostenart, zum Beispiel die Gebäudeversicherung oder der Allgemeinstrom
• Vorauszahlungen, die nicht oder in falscher Höhe angerechnet wurden

Wenn der Mieter den Fehler entdeckt

Häufig stößt nicht der Vermieter, sondern der Mieter auf einen Fehler. Einwände kann er bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung erheben. Um einzelne Posten zu prüfen, darf er die zugrunde liegenden Rechnungen und Verträge einsehen – Einzelheiten unter Belegeinsicht: Welche Rechnungen darf der Mieter sehen?.

Ist der Einwand berechtigt, berichtigt der Vermieter die Abrechnung und erstattet, was der Mieter zu viel gezahlt hat. Ob mit einer korrigierten Fassung auch für unveränderte Posten eine neue Einwendungsfrist beginnt, ist nicht abschließend geklärt. Mieter sind auf der sicheren Seite, wenn sie ihre Frist ab der ersten Abrechnung berechnen und die geänderten Posten zügig prüfen.

Beispiel: Drei Korrekturen, drei Ergebnisse

So berichtigen Vermieter eine Abrechnung richtig

1. Den Fehler eingrenzen und prüfen, ob die ursprüngliche Abrechnung formell vollständig war oder ob Mindestangaben fehlten.
2. Das Fristende bestimmen: Ende des Abrechnungszeitraums plus zwölf Monate. Danach sind nur noch Korrekturen zugunsten des Mieters möglich.
3. Eine vollständige, neu berechnete Abrechnung erstellen, sie deutlich als berichtigte Fassung mit Datum kennzeichnen und die geänderten Posten kurz erläutern.
4. Die Differenz zur ersten Fassung ausweisen, damit der Mieter auf einen Blick sieht, was sich geändert hat.
5. Die neue Fassung nachweisbar zustellen und zusammen mit dem Zustellnachweis aufbewahren.
6. Zu viel erhaltene Beträge erstatten. Passt die monatliche Vorauszahlung danach nicht mehr, kann jede Seite sie per Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB).

Wie eine Abrechnung von Anfang an sauber aufgebaut wird, damit Korrekturen gar nicht erst nötig werden, zeigt die Anleitung Nebenkostenabrechnung erstellen.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 556 BGB
• § 560 BGB
• § 195 BGB
• § 199 BGB