Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung: Muster zum Anpassen

Was ein wirksamer Widerspruch enthalten sollte

Ein Widerspruch, im Gesetz „Einwendung“ genannt, ist kein amtliches Formular, sondern ein gewöhnlicher Brief. Er muss dem Vermieter drei Dinge klar sagen: um welche Abrechnung es geht, welche Posten der Mieter für falsch hält und was er stattdessen erwartet. Ein allgemeines „Ich bin mit der Abrechnung nicht einverstanden“ reicht in der Regel nicht aus.

• Absender, Empfänger, Datum und Anschrift der Mietwohnung
• Abrechnungszeitraum, Datum der Abrechnung und Tag des Zugangs
• jeder beanstandete Posten einzeln, mit Betrag und kurzer Begründung
• die Bitte um Berichtigung und, wenn nötig, um Einsicht in die Belege
• eine klare Aussage dazu, was mit der Nachzahlung geschieht
• die Unterschrift, bei mehreren Mietern möglichst von allen

Welche Fehler in Abrechnungen häufig vorkommen und wie man sie findet, zeigt die Checkliste Nebenkostenabrechnung prüfen. Den gesamten Ablauf vom ersten Verdacht bis zur Einigung beschreibt der Artikel Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung: So gehen Mieter vor.

Muster: Widerspruch mit Bitte um Belegeinsicht

Das Muster ist bewusst neutral gehalten. Angaben in runden Klammern sind Platzhalter, die durch die eigenen Daten ersetzt werden. Für die Nachzahlung enthält es zwei Varianten, von denen nur eine im Brief stehen bleiben sollte.

(Vor- und Nachname des Mieters)
(Straße und Hausnummer)
(Postleitzahl und Ort)

(Name des Vermieters oder der Hausverwaltung)
(Straße und Hausnummer)
(Postleitzahl und Ort)

(Ort), (Datum)

Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum (Beginn) bis (Ende)
Mietwohnung: (Anschrift, Etage, Lage der Wohnung)

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ihre Betriebskostenabrechnung vom (Datum der Abrechnung) ist mir am (Datum des Zugangs) zugegangen. Gegen diese Abrechnung erhebe ich folgende Einwendungen:

1. (Kostenart), angesetzter Betrag (Betrag) €: (Begründung, siehe Textbausteine)
2. (Kostenart), angesetzter Betrag (Betrag) €: (Begründung)

Ich bitte Sie, die Abrechnung in diesen Punkten zu berichtigen und mir eine korrigierte Fassung zukommen zu lassen.

Außerdem bitte ich um Einsicht in die Rechnungen und Verträge zu den genannten Positionen sowie zu (weitere Kostenarten). Bitte nennen Sie mir hierfür bis zum (Datum) einen Termin. Weitere Einwendungen nach Einsicht in die Belege behalte ich mir ausdrücklich vor.

(Variante A) Den nicht beanstandeten Teil der Nachzahlung in Höhe von (Betrag) € überweise ich. Den beanstandeten Betrag von (Betrag) € zahle ich bis zur Klärung nicht.
(Variante B) Die Nachzahlung von (Betrag) € überweise ich ausschließlich unter dem Vorbehalt der Rückforderung. Darin liegt keine Anerkennung der Abrechnung.

Bitte bestätigen Sie mir den Eingang dieses Schreibens.

Mit freundlichen Grüßen

(Unterschrift)
(Vor- und Nachname des Mieters)

Textbausteine für typische Einwände

Die Begründung ist das Herzstück des Widerspruchs. Die folgenden Formulierungen passen zu häufigen Fehlern und lassen sich direkt in die nummerierte Liste des Musters einsetzen.

• Nicht umlagefähige Kosten: „Die Position (Kostenart) enthält Verwaltungs- oder Reparaturkosten. Solche Kosten dürfen nach § 1 Abs. 2 BetrKV nicht auf Mieter umgelegt werden.“
• Nicht vereinbarte Kostenart: „Die Kostenart (Bezeichnung) ist im Mietvertrag nicht als umlagefähige Betriebskostenart vereinbart.“
• Kabelfernsehen: „Abgerechnet sind Kosten für einen Kabel-TV-Anschluss. Diese dürfen seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr als Betriebskosten umgelegt werden.“
• Falscher Umlageschlüssel: „Die Kosten für (Kostenart) wurden nach (angewandter Maßstab) verteilt. Vereinbart ist jedoch eine Verteilung nach (vereinbarter Maßstab).“
• Vorauszahlungen fehlen: „Als Vorauszahlungen sind (Betrag) € berücksichtigt. Tatsächlich habe ich im Abrechnungszeitraum (Betrag) € gezahlt; Kontoauszüge füge ich bei.“
• Heizkosten nicht nach Verbrauch: „Die Heizkosten wurden nicht verbrauchsabhängig verteilt, obwohl die Heizkostenverordnung das vorschreibt. Ich kürze meinen Anteil daher um 15 % (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).“
• Auffälliger Anstieg: „Die Kosten für (Kostenart) sind gegenüber dem Vorjahr deutlich gestiegen. Bitte erläutern Sie den Anstieg und legen Sie die zugrunde liegenden Rechnungen vor.“
• Fehlende Angaben: „Für (Kostenart) nennt die Abrechnung weder Gesamtkosten noch Verteilerschlüssel. Die Position ist daher nicht nachvollziehbar.“

Variante A oder B: Was geschieht mit der Nachzahlung?

Ein Widerspruch schiebt die Zahlungspflicht nicht automatisch auf. Mit Variante A zahlt der Mieter nur den Teil, den er für richtig hält, und behält den strittigen Betrag ein. Stellt sich der Einwand als unbegründet heraus, gerät er damit in Zahlungsverzug. Variante B ist vorsichtiger: Der Mieter zahlt alles, macht aber deutlich, dass er das Geld zurückverlangt, falls sich sein Einwand bestätigt.

Wann welcher Weg passt, erklärt ausführlich der Artikel Widerspruch eingelegt: Muss ich die Nachzahlung trotzdem zahlen?. Die monatlichen Vorauszahlungen laufen in beiden Fällen unverändert weiter.

Das Muster als Word-Vorlage verwenden

1. Den Mustertext vollständig markieren und kopieren.
2. Ein neues, leeres Dokument in Word oder einem anderen Textprogramm öffnen und den Text einfügen.
3. Jeden Platzhalter in runden Klammern durch die eigenen Angaben ersetzen und die Klammern entfernen.
4. Passende Textbausteine in die nummerierte Liste einsetzen, überflüssige Zeilen und die nicht gewählte Variante zur Nachzahlung löschen.
5. Alle Beträge noch einmal mit der Abrechnung vergleichen.
6. Das Schreiben ausdrucken, unterschreiben und eine Kopie für die eigenen Unterlagen behalten.

Versand und Frist: So kommt der Widerspruch sicher an

Eine bestimmte Form ist für Einwendungen gesetzlich nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass der Widerspruch vor Fristende beim Vermieter eingeht und der Mieter das im Zweifel belegen kann.

Die Frist endet mit Ablauf des zwölften Monats nach dem Tag, an dem die Abrechnung beim Mieter angekommen ist. Wie man das Datum genau bestimmt und was bei Verspätung gilt, steht im Artikel Wie lange kann man der Nebenkostenabrechnung widersprechen?

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 556 BGB
• § 1 BetrKV
• § 12 HeizkostenV