Hausmeisterkosten zu hoch: Was Mieter prüfen sollten

Warnsignale: Wann sich eine genaue Prüfung lohnt

Hohe Hausmeisterkosten sind nicht automatisch falsch. Ein großes Grundstück, viel Grünfläche oder ein aufwendiger Winterdienst erfordern mehr Arbeitszeit. Folgende Anzeichen sprechen aber dafür, genauer hinzusehen:

• Der Posten ist deutlich höher als im Vorjahr, ohne dass sich im Haus etwas erkennbar geändert hat.
• Ein Hausmeister ist im Haus selten oder nie zu sehen.
• Der Hausmeister repariert sichtbar Briefkästen, Klingelanlage oder Wasserhähne, in der Abrechnung ist aber kein Abzug erkennbar.
• Gebäudereinigung, Gartenpflege oder Winterdienst werden zusätzlich als eigene Positionen abgerechnet, obwohl der Hausmeister diese Arbeiten übernimmt.
• Neu tauchen Pauschalen für Notdienst oder Rufbereitschaft auf.

Hausmeisterkosten pro Quadratmeter: So rechnen Mieter nach

Um Jahre und Häuser vergleichen zu können, lohnt sich die Umrechnung auf einen Quadratmeterwert. Dafür wird der eigene Anteil laut Abrechnung durch die Wohnfläche und durch zwölf Monate geteilt. Genauso lässt sich mit den Gesamtkosten und der Gesamtfläche des Hauses rechnen – beide Angaben müssen in der Abrechnung stehen.

Einen gesetzlichen Richtwert für Hausmeisterkosten gibt es nicht. Zur Einordnung eignet sich der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds, der Durchschnittswerte für die einzelnen Kostenarten ausweist. Für alle Betriebskosten zusammen lag der Durchschnitt im Abrechnungsjahr 2024 bei 2,67 € je m² und Monat. Wie sich die gesamten Nebenkosten einordnen lassen, erklärt der Artikel Nebenkosten pro Quadratmeter.

Wirtschaftlichkeit: Wann hohe Kosten unzulässig sind

Neben der Frage, ob eine Tätigkeit überhaupt umlagefähig ist, gilt bei allen Betriebskosten der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 BGB). Der Vermieter muss nicht den billigsten Anbieter wählen. Er darf aber keine Preise akzeptieren, die ein vernünftig wirtschaftender Eigentümer nicht zahlen würde, und keine überflüssigen Leistungen einkaufen.

Die Hürde für Mieter ist dabei hoch: Nach der Rechtsprechung reicht der bloße Hinweis, dass die Kosten über Durchschnittswerten liegen, in der Regel nicht aus. Der Mieter muss konkret darlegen, dass vergleichbare Leistungen deutlich günstiger zu haben gewesen wären. Leichter angreifbar sind deshalb meist nicht umlagefähige Anteile, doppelte Posten oder Kosten ohne Gegenleistung.

Muss der Vermieter die Hausmeisterkosten aufschlüsseln?

In der Abrechnung selbst muss der Vermieter nicht jeden Rechenschritt zeigen. Nach der Rechtsprechung genügt es in der Regel, die umlagefähigen Gesamtkosten der Position anzugeben, auch wenn er zuvor Reparatur- oder Verwaltungsanteile abgezogen hat. Das heißt aber nicht, dass Mieter die Zahl ungeprüft hinnehmen müssen.

Mieter haben Anspruch auf Belegeinsicht. Im Streitfall muss der Vermieter darlegen und beweisen, dass die abgerechneten Kosten umlagefähig sind. Er muss also nachvollziehbar machen, welche Arbeiten der Hausmeister erledigt und wie er die nicht umlagefähigen Anteile ermittelt hat. Aufschlussreich sind vor allem diese Unterlagen:

• der Hausmeister- oder Dienstleistungsvertrag mit Leistungsverzeichnis
• die Rechnungen des Hausmeisterdienstes für das Abrechnungsjahr
• bei einem angestellten Hausmeister Nachweise über Lohn und Sozialabgaben
• Stunden- oder Tätigkeitsnachweise, soweit sie geführt werden
• die Berechnung, mit der Reparatur- und Verwaltungsanteile abgezogen wurden

Hausmeisterkosten ohne Hausmeister: Was dann gilt

Abgerechnet werden dürfen nur Kosten, die tatsächlich entstanden sind. Arbeitet für das Haus niemand als Hausmeister, entfällt die Position – auch wenn der Mietvertrag die Hauswartkosten nach § 2 BetrKV als umlagefähig nennt. Fiktive oder vorsorglich angesetzte Beträge sind unzulässig.

Dass Mieter keinen Hausmeister sehen, beweist allerdings noch nicht, dass keiner arbeitet. Häufig kommt ein externer Dienst nur zu festen Zeiten, oft vormittags, oder der Vermieter erledigt die Arbeiten selbst. Für seine eigene Arbeitszeit darf er grundsätzlich so viel berechnen, wie eine Fremdfirma für die gleiche Leistung netto kosten würde. In beiden Fällen muss er auf Nachfrage zeigen können, welche Leistungen tatsächlich erbracht wurden.

Typische Fehler in der Position Hausmeister

Reparatur- und Verwaltungskosten schließt § 1 Abs. 2 BetrKV von der Umlage aus. Welche Kosten grundsätzlich nicht in die Abrechnung gehören, zeigt der Artikel Nicht umlagefähige Kosten. Welche Arbeiten ein Hausmeister auf Kosten der Mieter übernehmen darf, erklärt der Beitrag Hausmeisterkosten: Was darf umgelegt werden?

Vorgehen: Von der Prüfung zum Einwand

1. Aktuelle und vorherige Abrechnung nebeneinanderlegen und den Wert je Quadratmeter ausrechnen.
2. Schriftlich Belegeinsicht verlangen und die Position Hausmeister ausdrücklich nennen: Vertrag, Leistungsverzeichnis, Rechnungen und Berechnung der Abzüge.
3. Die Unterlagen auf Reparatur- und Verwaltungsanteile, Doppelposten und tatsächlich erbrachte Leistungen durchgehen.
4. Den Einwand schriftlich formulieren: welcher Betrag beanstandet wird und warum. Hilfe dazu bietet der Artikel Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung.
5. Die Frist im Blick behalten: Einwände sind bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung möglich, danach grundsätzlich ausgeschlossen.
6. Bei anhaltendem Streit einen Mieterverein oder einen Fachanwalt für Miet- und WEG-Recht einschalten.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 556 BGB
• § 1 BetrKV
• § 2 BetrKV