Nicht umlagefähige Kosten: Was der Vermieter selbst tragen muss

Die Grundregel: Was nicht im Katalog steht, bleibt beim Vermieter

Auf Mieter verteilen darf der Vermieter nur Betriebskosten, also die 17 Kostenarten aus § 2 der Betriebskostenverordnung. Eine Übersicht bietet der Artikel Umlagefähige Nebenkosten. Alles andere bleibt beim Eigentümer. Zwei Gruppen schließt § 1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich aus: die Verwaltungskosten und die Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung. Hinzu kommen Ausgaben, die nicht laufend anfallen, und Risiken, die allein den Vermieter betreffen.

Muss der Mieter Verwaltungskosten zahlen?

Bei Wohnraum nicht. Zu den Verwaltungskosten zählen die Kosten der für die Verwaltung nötigen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Aufsicht, die Geschäftsführung und der Wert der Verwaltungsarbeit, die der Vermieter persönlich leistet. Praktisch betrifft das die Vergütung einer Hausverwaltung, Buchhaltung, Bankgebühren, Porto und den Aufwand für das Erstellen der jährlichen Abrechnung.

Auch der Mietvertrag ändert daran nichts: Von § 556 Abs. 1 BGB darf nicht zum Nachteil des Mieters abgewichen werden (§ 556 Abs. 4 BGB). Eine gesonderte „Verwaltungspauschale“ neben den Betriebskosten ist deshalb bei Wohnraum grundsätzlich unwirksam. Der Vermieter muss diese Ausgaben über die Kaltmiete erwirtschaften. Anders kann es bei Gewerbemietverträgen sein: Dort lassen sich Verwaltungskosten bei klarer Vereinbarung umlegen.

Muss der Mieter Instandhaltungskosten zahlen?

Grundsätzlich nein. Der Vermieter muss die Wohnung während der gesamten Mietzeit in vertragsgemäßem Zustand erhalten (§ 535 Abs. 1 Satz 2 BGB); dafür zahlt der Mieter die Miete. Instandhaltung meint vorbeugende Maßnahmen gegen Verschleiß, Instandsetzung die Reparatur nach einem Schaden. Beides ist keine Position der Betriebskostenabrechnung.

Wichtig ist die Grenze zur Wartung: Regelmäßige Prüfung, Einstellung und Reinigung etwa von Heizung oder Aufzug stehen im Katalog und sind umlagefähig. Sobald aber ein defektes Teil ersetzt oder eine Störung behoben wird, handelt es sich um eine Reparatur. Warum solche Beträge in keiner Abrechnung auftauchen dürfen, erklärt der Artikel Reparaturen in der Nebenkostenabrechnung.

Unabhängig von den Nebenkosten kann der Mietvertrag den Mieter an bestimmten Kosten beteiligen:

• Kleinreparaturklausel: Sie kann den Mieter verpflichten, kleine Reparaturen an Teilen zu bezahlen, die er häufig und unmittelbar benutzt, etwa Wasserhähne, Lichtschalter oder Fenstergriffe. Wirksam ist sie nur mit einem Höchstbetrag je Reparatur und einer Jahresgrenze. Oft genannt werden 100 bis 150 € je Reparatur und etwa 8 % der Jahresnettokaltmiete – als Orientierung, nicht als feste Regel.
• Schönheitsreparaturen: Streichen und Tapezieren ist grundsätzlich Sache des Vermieters, lässt sich aber durch eine wirksame Klausel auf den Mieter übertragen. Starre Fristenpläne sind unwirksam.
• Schäden: Wer die Wohnung schuldhaft beschädigt, muss Schadensersatz leisten. Normale Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch muss der Mieter dagegen nicht ersetzen (§ 538 BGB).

Gemischte Rechnungen: Wo nicht umlagefähige Anteile versteckt sind

Oft verbergen sich nicht umlagefähige Beträge in Rechnungen, die an sich zu den Betriebskosten gehören. Typisch ist der Hauswart: Umlagefähig sind nur seine Betriebsaufgaben wie Reinigung oder Gartenpflege, Anteile für Reparatur- und Verwaltungstätigkeit muss der Vermieter herausrechnen. Ähnlich ist es bei Wartungsverträgen, die auch Reparaturen abdecken: Der Reparaturanteil gehört nicht in die Abrechnung.

Einen Sonderfall bilden die CO₂-Kosten der Heizung. Seit 2023 werden sie nach einem Stufenmodell zwischen Mieter und Vermieter aufgeteilt: Je schlechter die Energiebilanz des Gebäudes, desto größer der Anteil, den der Vermieter selbst trägt. Diesen Anteil darf er nicht umlegen.

Vermietete Eigentumswohnung: Was aus dem Hausgeld herausfällt

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, zahlt an die Eigentümergemeinschaft Hausgeld. Darin stecken neben Betriebskosten auch Posten, die der Mieter nicht tragen muss: die Vergütung des Verwalters, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Reparaturen am Gemeinschaftseigentum und Bankgebühren der Gemeinschaft. Diese Positionen muss der Vermieter streichen, bevor er gegenüber dem Mieter abrechnet. Wie das geht, zeigt der Artikel Vermietete Eigentumswohnung.

Nicht umlagefähige Posten in der Abrechnung: So gehen Mieter vor

1. Jede Position einer Kostenart aus dem Katalog zuordnen. Bezeichnungen wie „Verwaltung“, „Reparatur“, „Instandhaltung“ oder „Bankgebühren“ sind ein Warnsignal.
2. Bei gemischten Rechnungen, etwa vom Hauswart, Einsicht in die Belege verlangen und prüfen, ob Reparatur- oder Verwaltungsanteile enthalten sind.
3. Dem Vermieter die beanstandeten Positionen konkret und nachweisbar mitteilen, am besten schriftlich.
4. Die Frist beachten: Einwendungen müssen bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung erhoben werden (§ 556 Abs. 3 BGB).
5. Bei Streit Unterstützung beim Mieterverein oder bei einem Fachanwalt für Miet- und WEG-Recht suchen.

Wie ein Einwand formuliert wird, erklärt der Artikel Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung. Für Vermieter gilt: Eine nicht umlagefähige Position macht die Abrechnung nicht insgesamt unwirksam. Sie ist ein inhaltlicher Fehler, den der Vermieter korrigieren kann – nach Ablauf der Abrechnungsfrist aber grundsätzlich nicht so, dass die Nachforderung steigt.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 1 BetrKV
• § 556 BGB
• § 535 BGB
• § 538 BGB