Nebenkostenabrechnung mit Excel oder Software erstellen – was passt wann?

Vorlage, Excel oder Programm: drei Wege im Vergleich

Vermieter können die Nebenkostenabrechnung mit einer Vorlage von Hand, in einer Tabellenkalkulation wie Excel oder mit einem spezialisierten Programm erstellen. Solche Programme gibt es zum Installieren auf dem eigenen Rechner und als Online-Anwendung im Browser. Rechtlich sind alle Wege gleichwertig: Maßgeblich ist, dass die Abrechnung stimmt und für den Mieter nachvollziehbar ist.

Wann eine Excel-Tabelle ausreicht

Eine Tabelle genügt in der Regel, wenn nur eine Wohnung oder ein kleines Haus vermietet ist, die Mieter das ganze Jahr bleiben und die Heizkostenabrechnung fertig vom Messdienst kommt. Dann sind es wenige Zeilen, die sich mit einer einfachen Formel verteilen lassen. Den passenden Aufbau zeigt die Vorlage mit Beispielrechnung.

Die Tücken liegen im Detail: eine verrutschte Formel, eine vergessene Kostenart oder eine Gesamtfläche, die nach einem Umbau nicht angepasst wurde. Solche Fehler fallen oft erst auf, wenn der Mieter nachfragt. Wer mit Excel arbeitet, sollte deshalb jedes Jahr kontrollieren, ob die Anteile aller Wohnungen zusammen wieder den Rechnungsbetrag ergeben.

Worauf es bei einem Nebenkostenprogramm ankommt

• Umlageschlüssel: Je Kostenart sollte ein eigener Schlüssel möglich sein – Wohnfläche, Personen, Wohneinheiten, Verbrauch oder Miteigentumsanteile. Ohne Vereinbarung gilt grundsätzlich die Wohnfläche (§ 556a BGB). Die Unterschiede erklärt der Artikel Umlageschlüssel.
• Heizkosten: Bei zentraler Heizung werden mindestens 50 % und höchstens 70 % der Kosten nach Verbrauch verteilt (§ 7 HeizkostenV). Das Programm muss diese Aufteilung beherrschen oder die Werte des Messdienstes sauber übernehmen, einschließlich der Aufteilung der CO₂-Kosten.
• Kostenkatalog: Hilfreich ist eine Auswahl der Kostenarten nach § 2 BetrKV. Nicht umlagefähige Anteile wie Reparaturen oder Verwaltung sollten sich getrennt erfassen lassen.
• Zeitanteile: Ein- und Auszüge während des Jahres und Leerstand lassen sich idealerweise tagesgenau abbilden.
• Belegverwaltung: Rechnungen sollten digital an der passenden Kostenposition hinterlegt werden können. Das erleichtert die Belegeinsicht; ob Mieter dabei Kopien oder Fotos verlangen können, steht im Artikel Belegeinsicht: Kopien und Fotos.
• Fristen: Eine Erinnerung an die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB) schützt davor, den Anspruch auf Nachzahlungen zu verlieren.
• Ausgabe: Die fertige Abrechnung sollte sich als PDF speichern und ausdrucken lassen. Wie sie beim Mieter ankommen muss, erklärt der Artikel Unterschrift und Zustellung.

Nebenkostenabrechnung online erstellen: Datenschutz beachten

Wer die Abrechnung online erstellt, speichert Namen, Anschriften, Zahlungen und oft Verbrauchswerte der Mieter bei einem Anbieter. Das sind personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Verantwortlich für ihren Schutz bleibt der Vermieter, auch wenn ein Dienstleister sie speichert. Vor der Entscheidung lohnen sich vier Fragen:

• Serverstandort: Liegen die Daten in der EU, entfallen die zusätzlichen Anforderungen, die für eine Übermittlung in Drittländer gelten.
• Auftragsverarbeitung: Verarbeitet ein Anbieter Mieterdaten im Auftrag des Vermieters, ist in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig.
• Zugang: verschlüsselte Übertragung und eine Anmeldung mit sicherem Passwort, besser zusätzlich mit zweitem Faktor.
• Ausstieg: Die Daten sollten sich jederzeit exportieren und nach dem Ende der Nutzung löschen lassen.

Auch Excel-Dateien und installierte Programme enthalten Mieterdaten. Sie gehören auf ein geschütztes Gerät und brauchen regelmäßige Sicherungskopien, damit Abrechnungen früherer Jahre bei Rückfragen verfügbar bleiben.

Was kostet eine Software für die Nebenkostenabrechnung?

Die Preismodelle unterscheiden sich stark: Es gibt kostenlose Angebote, Einmalkäufe und Abonnements, deren Preis oft von der Zahl der Wohneinheiten abhängt. Beim Vergleich zählen neben den Gebühren auch der Aufwand für die Einrichtung und die Frage, welche Funktionen tatsächlich gebraucht werden.

Auf die Mieter umlegen lassen sich diese Kosten nicht: Sie gehören zu den Verwaltungskosten, die nach § 1 Abs. 2 BetrKV keine Betriebskosten sind. Steuerlich können Vermieter sie in der Regel als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung ansetzen.

Ein Programm nimmt die Verantwortung nicht ab

Software rechnet nur mit den Angaben, die sie erhält. Ob eine Kostenart im Mietvertrag vereinbart ist, ob eine Rechnung Reparaturanteile enthält oder ob der Schlüssel zum Vertrag passt, muss der Vermieter selbst beurteilen. Fehler gehen zu seinen Lasten, gleich womit die Abrechnung erstellt wurde. Den gesamten Ablauf beschreibt die Anleitung Nebenkostenabrechnung erstellen. Vor der Entscheidung für ein Programm hilft ein Probelauf:

1. Die Abrechnung des Vorjahres mit echten Zahlen im Programm nachbauen.
2. Das Ergebnis mit der bisherigen Abrechnung vergleichen und jede Abweichung klären.
3. Einen Mieterwechsel im Jahr und eine Heizkostenabrechnung testweise durchspielen.
4. Den Ausdruck mit den Augen des Mieters lesen: Sind Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil und Vorauszahlungen verständlich?
5. Prüfen, wie sich die Daten exportieren lassen, falls später ein Wechsel ansteht.

In eigener Sache: Nebenkostenabrechnung mit MietOrdner

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 556 BGB
• § 556a BGB
• § 1 BetrKV
• § 2 BetrKV
• § 7 HeizkostenV