Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung kommen?

Die Frist: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums

Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten muss der Vermieter jährlich abrechnen. Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen. Die Abrechnung muss dem Mieter dann spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende dieses Zeitraums mitgeteilt werden. So steht es in § 556 Abs. 3 BGB.

Viele Vermieter rechnen nach dem Kalenderjahr ab. Das ist aber keine Pflicht: Ein abweichender Zeitraum, etwa vom 1. Juli bis zum 30. Juni, ist erlaubt. Die Frist beginnt dann entsprechend mit dem Ende dieses Zeitraums.

Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Absenden

Die Frist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung rechtzeitig beim Mieter ankommt. Ein Brief, der am 31. Dezember abgeschickt wird, ist fast immer zu spät. Den Zugang muss im Streitfall der Vermieter beweisen.

• Persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung oder vor einem Zeugen ist der sicherste Weg.
• Ein Bote, der den Einwurf in den Briefkasten bezeugen kann, ist ebenfalls gut beweisbar.
• Ein Einwurf-Einschreiben belegt den Einwurf, nicht aber, welcher Inhalt im Umschlag war.
• Ein einfacher Brief ist am schwersten nachzuweisen.

Was passiert, wenn die Abrechnung zu spät kommt?

Nach Ablauf der Frist ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen. Ergibt die verspätete Abrechnung also eine Nachzahlung, muss der Mieter sie in der Regel nicht mehr zahlen. Mehr dazu im Artikel Nebenkostenabrechnung zu spät.

Eine Ausnahme gilt nur, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Das kann etwa der Fall sein, wenn der Versorger oder die Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft Abrechnungsunterlagen verspätet liefert und der Vermieter sich nachweislich rechtzeitig darum bemüht hat. Liegen die Unterlagen dann vor, muss er zügig abrechnen.

Ein Guthaben des Mieters verfällt dagegen nicht. Der Vermieter muss auch nach Fristablauf abrechnen und zu viel gezahlte Vorauszahlungen erstatten.

Beispiel: Rechtzeitig oder zu spät?

Fristen für den Mieter: Einwände und Zahlung

Auch Mieter haben eine Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung müssen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang erhoben werden. Danach sind sie ausgeschlossen, außer der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Wie ein Einwand aussieht, erklärt der Artikel Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung.

Für die Zahlung einer Nachforderung nennt das Gesetz keinen festen Termin. Dem Mieter steht eine angemessene Zeit zu, um die Abrechnung zu prüfen und Belege einzusehen. Wer Zweifel hat, sollte die Belegeinsicht zeitnah verlangen.

Sonderfälle: Auszug und Mieterwechsel

Zieht ein Mieter im Laufe des Jahres aus, gilt keine kürzere Frist. Der Vermieter rechnet ganz normal über den Abrechnungszeitraum ab und verteilt die Kosten zeitanteilig oder nach Zwischenablesung. Details stehen im Artikel Nebenkostenabrechnung nach dem Auszug.

Eine Zwischenabrechnung zum Auszugstag kann der Mieter nicht verlangen. Er kann aber Zählerstände im Übergabeprotokoll festhalten lassen, damit der Verbrauch später richtig zugeordnet wird.

Vermietete Eigentumswohnung: Wenn die Hausgeldabrechnung spät kommt

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, braucht für die Nebenkostenabrechnung meist die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft. Kommt diese spät, verschiebt sich die Frist gegenüber dem Mieter nicht automatisch. Der Vermieter muss sich rechtzeitig und nachweisbar beim Verwalter um die Unterlagen bemühen – nur dann kann er sich darauf berufen, die Verspätung nicht zu vertreten.

Wie aus der Hausgeldabrechnung eine Nebenkostenabrechnung für den Mieter wird und welche Posten dabei herausfallen, zeigt der Artikel Vermietete Eigentumswohnung.

Checkliste für Vermieter: So wird die Frist sicher eingehalten

1. Zu Beginn des Jahres alle Rechnungen des Vorjahres sammeln: Grundsteuer, Versicherungen, Wasser, Müll, Allgemeinstrom und Heizkosten.
2. Fehlende Belege früh bei Versorgern, Dienstleistern oder der Hausverwaltung anfordern und jede Anfrage dokumentieren.
3. Die Kosten nach den im Mietvertrag vereinbarten Umlageschlüsseln verteilen und die Vorauszahlungen jedes Mieters abziehen.
4. Die Abrechnung auf Nachvollziehbarkeit prüfen: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters und abgezogene Vorauszahlungen müssen erkennbar sein.
5. Die Abrechnung mit Nachweis zustellen und eine Kopie samt Zustellnachweis aufbewahren.

Wer die Kosten nicht von Hand aufteilen möchte, kann den kostenlosen Nebenkostenrechner nutzen. Er verteilt jede Kostenart nach Wohnfläche, Personen, Einheiten oder Verbrauch und zeigt Nachzahlung oder Guthaben.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 556 BGB
• § 195 BGB
• § 199 BGB