Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Vermieter

Wer erstellt die Nebenkostenabrechnung – und wer darf das?

Zur Abrechnung verpflichtet ist der Vermieter, sobald der Mieter laut Vertrag Vorauszahlungen auf die Betriebskosten leistet. Eine besondere Ausbildung oder Zulassung verlangt das Gesetz dafür nicht: Private Vermieter dürfen die Abrechnung selbst anfertigen. Sie können die Arbeit auch einer Hausverwaltung oder einem Abrechnungsdienstleister übertragen. Gegenüber dem Mieter steht trotzdem der Vermieter in der Pflicht – für Rechenfehler ebenso wie für eine verpasste Frist.

Das Honorar für die Erstellung zählt zu den Verwaltungskosten und darf nicht auf die Mieter umgelegt werden (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Eine Besonderheit gilt für Heizung und Warmwasser: Die Kosten eines Messdienstes für Ablesung und Aufteilung gehören in der Regel zu den umlagefähigen Heizkosten.

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung erstellt der WEG-Verwalter nur die Jahresabrechnung für die Eigentümer. Daraus muss der vermietende Eigentümer die Abrechnung für seinen Mieter selbst ableiten und dabei alle Posten herausnehmen, die nicht umgelegt werden dürfen.

Bevor es losgeht: Vertrag, Vorauszahlungen und Zeitraum prüfen

• Der Mietvertrag sieht die Umlage der Betriebskosten vor (§ 556 Abs. 1 BGB). Fehlt eine solche Klausel, gelten die Betriebskosten als in der Miete enthalten, und es gibt nichts abzurechnen.
• Der Mieter zahlt Vorauszahlungen und keine Pauschale – denn über eine Pauschale wird nicht abgerechnet.
• Der Abrechnungszeitraum umfasst höchstens zwölf Monate. Viele wählen das Kalenderjahr; ein anderer Zwölf-Monats-Zeitraum ist ebenso zulässig.
• Der Vertrag legt fest, welche Kostenarten umgelegt werden und nach welchem Schlüssel. Sonstige Betriebskosten müssen dort konkret bezeichnet sein.

Für die Zustellung läuft eine feste Frist: Die Abrechnung muss dem Mieter bis zum Ende des zwölften Monats nach Ablauf des Zeitraums zugehen, sonst ist eine Nachzahlung in der Regel verloren. Beispieltermine und Ausnahmen erklärt der Artikel Frist der Nebenkostenabrechnung.

In sieben Schritten zur fertigen Abrechnung

1. Unterlagen zusammentragen: Grundsteuerbescheid, Rechnungen für Wasser, Abwasser und Müll, Versicherungsbeiträge, Rechnungen von Reinigungs-, Garten- und Hausmeisterdiensten, die Stromrechnung für die Gemeinschaftsflächen und die Heizkostenabrechnung des Messdienstes.
2. Jeden Beleg einer Kostenart der Betriebskostenverordnung zuordnen und kontrollieren, ob er den Abrechnungszeitraum betrifft.
3. Nicht umlagefähige Anteile streichen, zum Beispiel Reparaturen, die auf einer Wartungs- oder Hausmeisterrechnung mit aufgeführt sind.
4. Je Kostenart den Umlageschlüssel aus dem Mietvertrag festhalten und die Gesamtwerte des Hauses ermitteln, etwa die gesamte Wohnfläche oder die Zahl der Wohnungen.
5. Den Anteil jeder Wohnung ausrechnen; bei Mieterwechsel oder Leerstand zusätzlich nach der Nutzungsdauer aufteilen.
6. Die Vorauszahlungen abziehen, die der Mieter im Abrechnungszeitraum tatsächlich geleistet hat, und Nachzahlung oder Guthaben ausweisen.
7. Das Ergebnis gegenlesen, die Abrechnung nachweisbar zustellen und eine Kopie samt Zugangsnachweis ablegen.

Welche Kosten hineingehören – und welche draußen bleiben

Umlegen darf der Vermieter nur Kostenarten aus dem Katalog in § 2 BetrKV, und davon nur jene, die der Mietvertrag nennt. Typisch sind Grundsteuer, Wasser und Entwässerung, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung sowie Hauswart. Die Wartung von Rauchmeldern oder die Reinigung der Dachrinne zählen nur mit, wenn der Vertrag sie als sonstige Betriebskosten ausdrücklich aufführt. Nicht in die Abrechnung gehören dagegen:

• Verwaltungskosten wie Kontoführung, Porto oder die Vergütung einer Hausverwaltung.
• Instandhaltung und Reparaturen – auch dann, wenn sie auf derselben Rechnung stehen wie eine umlagefähige Leistung.
• Die Anteile der Hausmeisterkosten, die auf Reparaturen oder Verwaltungsaufgaben entfallen.
• Reparaturen und Ersatzteile aus der Rechnung für die Heizungswartung.
• Gebühren für einen Kabel-TV-Anschluss, die seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr als Betriebskosten umgelegt werden dürfen.
• Der Kostenanteil leerstehender Wohnungen, den grundsätzlich der Vermieter selbst trägt.

Den Anteil des Mieters richtig berechnen

Jede Kostenart wird nach dem Schlüssel verteilt, den der Mietvertrag vorsieht – etwa nach Wohnfläche, Personenzahl, Zahl der Wohnungen oder gemessenem Verbrauch. Fehlt eine Vereinbarung, gilt grundsätzlich der Anteil an der Wohnfläche. Kosten, die nach erfasstem Verbrauch entstehen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der diesen Verbrauch widerspiegelt (§ 556a Abs. 1 BGB).

Für Heizung und Warmwasser aus einer zentralen Anlage verlangt die Heizkostenverordnung eine Verteilung überwiegend nach Verbrauch: Zwischen 50 % und 70 % der Kosten werden nach den abgelesenen Werten umgelegt, den übrigen Teil trägt jede Wohnung nach ihrer Fläche (§ 7 HeizkostenV). In den meisten Häusern übernimmt ein Messdienst Ablesung und Einzelabrechnung; der Vermieter überträgt dann nur den Betrag je Wohnung. Zur Heizkostenabrechnung gehört außerdem die Aufteilung der CO₂-Kosten nach dem Stufenmodell.

Was in der fertigen Abrechnung stehen muss

Maßstab ist ein durchschnittlicher Mieter: Er muss ohne juristische oder kaufmännische Vorkenntnisse erkennen können, wie sein Betrag zustande kommt. Fehlen dafür zentrale Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam und gilt als nicht erteilt. Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Betrag, machen sie dagegen nicht unwirksam; sie lassen sich berichtigen. Zu den Mindestangaben gehören:

• Abrechnungszeitraum und abgerechnete Wohnung
• Gesamtkosten jeder Kostenart
• Umlageschlüssel, bei Bedarf mit kurzer Erklärung
• Kostenanteil des Mieters je Kostenart
• geleistete Vorauszahlungen und das Ergebnis

Einen vollständigen Aufbau mit Tabelle und Beispielzahlen zeigt die Vorlage für die Nebenkostenabrechnung. Zum Überschlagen der Anteile eignet sich der Nebenkostenrechner.

Nach dem Erstellen: Zustellung, Belege und neue Vorauszahlung

Unterschreiben muss der Vermieter die Abrechnung nicht. Wichtig ist, dass sie rechtzeitig ankommt und er den Zugang beweisen kann, etwa durch Übergabe gegen Quittung oder durch einen Boten.

Der Mieter darf anschließend die Rechnungen einsehen, auf denen die Abrechnung beruht. Beilegen muss der Vermieter sie nicht, er sollte sie aber geordnet bereithalten. Wie die Einsicht abläuft, beschreibt der Artikel Belegeinsicht.

Passt die Höhe der Vorauszahlungen nicht mehr zu den tatsächlichen Kosten, kann jede Seite sie nach der Abrechnung per Erklärung in Textform auf einen angemessenen Betrag anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Praktisch ist es, die neue Vorauszahlung gleich im Anschreiben zur Abrechnung zu nennen.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 556 BGB
• § 556a BGB
• § 560 BGB
• § 1 BetrKV
• § 2 BetrKV
• § 7 HeizkostenV