Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung: Was Mieter absetzen können

Nebenkosten sind Privatsache – mit einer wichtigen Ausnahme

Für Mieter gehören Nebenkosten zu den privaten Wohnkosten. Weder die monatlichen Vorauszahlungen noch eine Nachzahlung lassen sich deshalb als solche von der Steuer absetzen. Trotzdem ist die Nebenkostenabrechnung ein wichtiges Steuerdokument: Sie enthält meist Leistungen, die Firmen im und am Haus erbringen. Dafür gewährt § 35a EStG eine Steuerermäßigung.

Dass der Vermieter die Firmen beauftragt und bezahlt hat, schadet nicht. Entscheidend ist, dass der Mieter die Kosten über die Nebenkosten trägt und die Leistung seinem Haushalt zugutekommt. Nach Auffassung der Finanzverwaltung zählen dazu auch Treppenhaus, Keller, Außenanlagen und Garten des Wohngrundstücks.

Die Ermäßigung wird direkt von der Einkommensteuer abgezogen. Werbungskosten senken dagegen nur das zu versteuernde Einkommen. Wie viel die Ermäßigung bringt, hängt deshalb nicht vom persönlichen Steuersatz ab. Wer allerdings gar keine Einkommensteuer zahlt, hat von ihr nichts.

Welche Posten der Nebenkostenabrechnung begünstigt sind

Bei manchen Posten kommt es auf die Rechnung an. Beim Hausmeister zählt der Lohn für seine Tätigkeit, nicht aber Material, das er verbraucht. Warum hier oft nur ein Teil angesetzt werden kann, erklärt der Artikel Hausmeisterkosten von der Steuer absetzen.

So viel Steuer lässt sich mit der Nebenkostenabrechnung sparen

• Haushaltsnahe Dienstleistungen: Die Einkommensteuer sinkt um 20 % der Aufwendungen, höchstens um 4.000 € im Jahr.
• Handwerkerleistungen: Die Einkommensteuer sinkt um 20 % der Arbeitskosten, höchstens um 1.200 € im Jahr.
• Materialkosten, etwa für Streusalz, Pflanzen oder Ersatzteile, sind nicht begünstigt.
• Jeder Höchstbetrag gilt für alle Aufwendungen seiner Art zusammen, also auch für Leistungen, die der Mieter in seiner Wohnung selbst beauftragt.

Wo die begünstigten Beträge stehen – und was tun, wenn sie fehlen

Viele Vermieter und Hausverwaltungen weisen die Anteile nach § 35a EStG in der Abrechnung gesondert aus oder legen eine eigene Bescheinigung bei. Beides dient dem Finanzamt als Nachweis. Maßgeblich ist immer der eigene Anteil des Mieters, nicht die Summe für das ganze Haus.

Fehlt eine solche Aufstellung, lohnt eine Nachfrage beim Vermieter. Oft lässt sich der Arbeitsanteil auch aus den Rechnungen der Dienstleister ablesen, die der Mieter im Rahmen der Belegeinsicht anschauen kann. Den dort ausgewiesenen Arbeitslohn rechnet er dann nach dem Umlageschlüssel der Abrechnung auf seine Wohnung herunter.

In welchem Jahr die Beträge in die Steuererklärung gehören

Steuerlich zählt grundsätzlich das Jahr, in dem eine Ausgabe geleistet wird (§ 11 EStG). Bei Mietern ist das schwierig, weil die begünstigten Anteile erst mit der Abrechnung feststehen, und die kommt meist im Folgejahr. Die Finanzverwaltung lässt es deshalb zu, die Beträge in der Erklärung für das Jahr anzugeben, in dem die Abrechnung beim Mieter eingeht. Jede Abrechnung darf dabei nur einmal berücksichtigt werden.

Was zu tun ist, wenn die Abrechnung bei der Abgabe der Steuererklärung noch nicht vorliegt, beschreibt der Artikel Nebenkostenabrechnung fehlt noch.

Die Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung angeben: Schritt für Schritt

1. Die Abrechnung nach Posten durchsehen, bei denen Menschen gearbeitet haben: Reinigung, Garten, Hausmeister, Winterdienst, Wartung, Schornsteinfeger.
2. Für jeden dieser Posten den eigenen Anteil ermitteln und Materialkosten herausrechnen.
3. Die Beträge getrennt nach haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen addieren.
4. Die beiden Summen in der Steuererklärung bei den haushaltsnahen Aufwendungen eintragen. Welche Anlage und welche Zeilen das sind, zeigt der Artikel Wo trägt man Nebenkosten in der Steuererklärung ein?
5. Abrechnung und gegebenenfalls Bescheinigung zu den Steuerunterlagen des jeweiligen Jahres legen.

Typische Fehler beim Absetzen der Nebenkosten

• Die Kosten für das ganze Haus werden eingetragen statt des Anteils, der auf die eigene Wohnung entfällt.
• Materialkosten werden mitgezählt, obwohl nur der Arbeitsanteil begünstigt ist.
• Dienstleistungen und Handwerkerleistungen werden vermischt, obwohl für beide getrennte Höchstbeträge gelten.
• Nicht begünstigte Posten wie Grundsteuer, Versicherungen oder Wasser landen in der Erklärung.
• Dieselbe Abrechnung wird in zwei aufeinanderfolgenden Jahren angegeben, etwa nach einem Wechsel des Steuerprogramms oder der Person, die die Erklärung erstellt.

Wer die Abrechnung vor der Steuererklärung ohnehin inhaltlich prüft, erkennt dabei auch Fehler in der Verteilung. Ist ein Posten falsch umgelegt, stimmt meist auch der steuerlich begünstigte Anteil nicht.

Vermieter und selbst nutzende Eigentümer: Hier gelten andere Regeln

Für vermietete Wohnungen ist § 35a EStG beim Vermieter nicht anwendbar. Bei ihm sind gezahlte Betriebskosten Werbungskosten, und die Vorauszahlungen der Mieter zählen zu den Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG), die in der Anlage V erklärt werden.

Wer eine Eigentumswohnung selbst bewohnt, kann die begünstigten Anteile aus der Hausgeldabrechnung ähnlich wie ein Mieter nach § 35a EStG geltend machen. Wie das Hausgeld bei Vermietern und Selbstnutzern steuerlich behandelt wird, erklärt der Artikel Hausgeld von der Steuer absetzen.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 35a EStG
• § 11 EStG
• § 21 EStG