Wo trägt man Nebenkosten in der Steuererklärung ein?

Mieter und Vermieter nutzen unterschiedliche Formulare

Die Betriebskostenabrechnung spielt für beide Seiten des Mietverhältnisses eine Rolle, aber an ganz verschiedenen Stellen. Für Mieter sind Nebenkosten private Wohnkosten, die sich nicht als Ganzes absetzen lassen. Steuerlich zählt bei ihnen nur, was darin an Arbeitsleistung für das Haus steckt. Für Vermieter gehören die Nebenkosten dagegen zur Vermietung: Was der Mieter überweist, ist eine Einnahme, was der Vermieter an Versorger und Dienstleister zahlt, sind Werbungskosten.

Mieter: Nur der Anteil für Dienstleister und Handwerker zählt

Aus der Nebenkostenabrechnung übernehmen Mieter nur Posten, bei denen Menschen für das Haus gearbeitet haben. Dafür gewährt das Finanzamt eine Steuerermäßigung von 20 % der Aufwendungen. Sie wird direkt von der Steuerschuld abgezogen und nicht bloß vom Einkommen. Die Ermäßigung beträgt höchstens 4.000 € für haushaltsnahe Dienstleistungen und höchstens 1.200 € für Handwerkerleistungen (§ 35a EStG).

• Haushaltsnahe Dienstleistungen: etwa Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst oder die Arbeit des Hauswarts.
• Handwerkerleistungen: etwa Heizungswartung, Schornsteinfeger oder die Wartung von Rauchmeldern – berücksichtigt werden nur die Arbeitskosten, nicht das Material.
• Nicht begünstigt: reine Verbrauchs- und Abgabenposten wie Wasser, Allgemeinstrom, Müllgebühren, Grundsteuer oder Gebäudeversicherung.

Welche Kostenarten im Einzelnen begünstigt sind und wie sie sich abgrenzen lassen, erklärt der Artikel Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung. Hier geht es darum, wo die Beträge im Formular landen.

So übertragen Mieter die Beträge ins Formular

1. In der Nebenkostenabrechnung nach dem gesonderten Ausweis der Beträge nach § 35a EStG suchen. Viele Abrechnungen enthalten dafür eine eigene Aufstellung oder eine Bescheinigung als Anlage.
2. Die ausgewiesenen Beträge in zwei Gruppen trennen: haushaltsnahe Dienstleistungen auf der einen, Arbeitskosten von Handwerkern auf der anderen Seite.
3. In der Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen die Summe der Dienstleistungen im Abschnitt für haushaltsnahe Dienstleistungen eintragen und die Handwerkerkosten im Abschnitt für Handwerkerleistungen.
4. Eigene Ausgaben derselben Art, etwa für eine Reinigungskraft in der Wohnung oder einen selbst beauftragten Maler, im jeweils passenden Abschnitt ebenfalls angeben.
5. Abrechnung und Bescheinigung aufbewahren. Mitschicken müssen Mieter sie in der Regel nicht, das Finanzamt kann sie aber anfordern.

Beispiel: Steuerermäßigung aus der Nebenkostenabrechnung

Vermieter: Umlagen gehören zu den Einnahmen in der Anlage V

Mieteinnahmen zählen zu den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG) und werden in der Anlage V erklärt, für jedes vermietete Objekt in einer eigenen Anlage. Der Vordruck fragt die Kaltmiete und die Umlagen getrennt ab. Zu den Umlagen gehören alle Nebenkostenvorauszahlungen, die im Steuerjahr eingegangen sind, und Nachzahlungen, die Mieter aus einer Abrechnung überwiesen haben.

Dabei gilt das Zufluss- und Abflussprinzip (§ 11 EStG): Entscheidend ist, wann das Geld tatsächlich fließt, nicht welches Jahr die Abrechnung betrifft. Eine Nachzahlung für 2025, die der Mieter im Frühjahr 2026 überweist, ist eine Einnahme des Jahres 2026. Zahlt der Vermieter ein Guthaben zurück, verringert es die Umlagen des Jahres, in dem die Rückzahlung erfolgt.

Vermieter: Betriebskosten als Werbungskosten ansetzen

Auf der Ausgabenseite der Anlage V stehen die Werbungskosten. Dort trägt der Vermieter die Betriebskosten ein, die er im Steuerjahr selbst bezahlt hat, etwa Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr, Heizung, Versicherungen und Hauswart. Der Vordruck fasst diese Posten zu Kostengruppen zusammen.

Bei den umlagefähigen Nebenkosten entsteht so ein Kreislauf: Der Vermieter zieht sie als Werbungskosten ab und versteuert zugleich die Umlagen des Mieters als Einnahme. Beide Seiten müssen eingetragen werden; sie dürfen nicht einfach gegeneinander weggelassen werden. Steuerlich spürbar bleibt vor allem, was der Vermieter selbst trägt, also nicht umlagefähige Kosten wie Verwaltung und Reparaturen.

• Reparaturen sind Erhaltungsaufwand und grundsätzlich sofort abziehbar. Größeren Erhaltungsaufwand bei Wohngebäuden kann der Vermieter gleichmäßig auf zwei bis fünf Jahre verteilen (§ 82b EStDV).
• Vermietete Eigentumswohnung: Das Hausgeld ist für die laufenden Bewirtschaftungskosten Werbungskosten. Zuführungen zur Erhaltungsrücklage zählen erst, wenn die Gemeinschaft das Geld für Erhaltungsmaßnahmen ausgibt.
• Zeitpunkt der Zahlung: Auch bei den Ausgaben zählt das Jahr, in dem das Geld abfließt, nicht das Jahr, für das die Rechnung gilt.

Beispiel: Umlagen und Betriebskosten in der Anlage V

Typische Fehler beim Eintragen

• Mieter tragen die gesamten Nebenkosten ein statt nur der begünstigten Arbeitsanteile.
• Materialkosten, Gebühren oder Verbrauchskosten werden als Handwerkerleistung angegeben.
• Vermieter vermischen Kaltmiete und Umlagen oder vergessen die Nachzahlung des Mieters.
• Erstattete Guthaben werden nicht mit den Umlagen verrechnet.
• Vermieter ordnen Beträge dem Abrechnungsjahr zu statt dem Jahr, in dem gezahlt wurde.

Liegt die Abrechnung noch nicht vor, wenn die Steuererklärung fällig ist, stellt sich die Frage, welches Jahr gilt und ob sich Beträge nachreichen lassen. Das behandelt der Artikel Nebenkostenabrechnung fehlt noch.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 35a EStG
• § 21 EStG
• § 11 EStG