Nebenkostenabrechnung fehlt noch: Was tun bei der Steuererklärung?
Kurz gesagt
Fehlt die Nebenkostenabrechnung noch, können Mieter ihre Steuererklärung trotzdem pünktlich abgeben. Die begünstigten Anteile für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen (§ 35a EStG) dürfen sie nach Auffassung der Finanzverwaltung auch in dem Jahr angeben, in dem die Abrechnung eintrifft. Der Steuervorteil verschiebt sich also nur und geht nicht verloren. Vermieter erklären in der Anlage V ohnehin die im Jahr tatsächlich gezahlten und erhaltenen Beträge.
Warum die Abrechnung oft erst nach der Steuererklärung kommt
Der Vermieter hat für die Betriebskostenabrechnung bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit (§ 556 Abs. 3 BGB). Rechnet er nach dem Kalenderjahr ab, darf die Abrechnung für 2025 also noch bis zum 31.12.2026 eintreffen. Wer die Steuererklärung für 2025 im Frühjahr oder Sommer 2026 erstellt, hat sie dann häufig noch nicht in der Hand. Solange der Vermieter die Abrechnungsfrist einhält, ist das kein Versäumnis.
Für Mieter ist die Abrechnung steuerlich nur wegen einer Vorschrift von Bedeutung: Anteile für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen – etwa Treppenhausreinigung, Gartenpflege oder Heizungswartung – mindern nach § 35a EStG die Einkommensteuer. Welche Posten genau dazugehören und wie viel sich sparen lässt, erklärt der Artikel Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung.
Die Lösung: Beträge im Jahr des Zugangs geltend machen
Im Steuerrecht gilt grundsätzlich das Abflussprinzip: Ausgaben zählen in dem Jahr, in dem sie bezahlt werden (§ 11 EStG). Bei Nebenkosten steht der begünstigte Anteil aber erst fest, wenn abgerechnet ist. Die Finanzverwaltung beanstandet es deshalb nicht, wenn Mieter die Beträge erst für das Jahr ansetzen, in dem ihnen die Abrechnung zugegangen ist.
Eine fehlende Abrechnung kostet also in der Regel kein Geld – der Vorteil kommt lediglich ein Jahr später an. Wichtig ist nur, dass jede Abrechnung genau einmal berücksichtigt wird: weder doppelt noch gar nicht.
| Ausgangslage | Was Mieter tun können |
|---|---|
| Erklärung noch nicht abgegeben, keine Frist drängt | Abrechnung abwarten und die Anteile direkt für das Abrechnungsjahr angeben |
| Abgabefrist endet bald, Abrechnung fehlt | Erklärung ohne diese Posten abgeben und die Anteile im Jahr des Zugangs nachholen |
| Bescheid ist da, Einspruchsfrist läuft noch | Einspruch einlegen und die Anteile nachreichen oder das Zugangsjahr nutzen |
| Einspruchsfrist ist abgelaufen | Anteile in der Erklärung für das Jahr angeben, in dem die Abrechnung zuging |
| Abrechnung bleibt ganz aus | Beim Vermieter anfordern; ohne Abrechnung oder Bescheinigung fehlt der Nachweis |
Abwarten oder ohne Abrechnung abgeben?
Wer zur Abgabe verpflichtet ist, muss die gesetzliche Abgabefrist einhalten. Eine ausstehende Nebenkostenabrechnung ändert daran nichts. Beim Finanzamt lässt sich zwar eine Fristverlängerung beantragen, sie liegt aber in dessen Ermessen. Wegen der meist überschaubaren Beträge lohnt es sich selten, dafür eine Verspätung zu riskieren. Wer die Erklärung freiwillig abgibt, etwa um eine Erstattung zu erhalten, hat mehr zeitlichen Spielraum und kann die Abrechnung in Ruhe abwarten.
Steuerbescheid schon da: Einspruch oder nächstes Jahr?
Trifft die Abrechnung erst nach dem Steuerbescheid ein, gibt es zwei Wege. Solange die Einspruchsfrist läuft, kann der Mieter Einspruch einlegen und die begünstigten Anteile nachreichen. Wie lange diese Frist läuft, steht in der Rechtsbehelfsbelehrung am Ende des Bescheids. Ist sie verstrichen, trägt er die Beträge in der nächsten Erklärung ein, und zwar für das Jahr, in dem die Abrechnung zugegangen ist.
Der Einspruch ist vor allem sinnvoll, wenn im Folgejahr keine Steuererklärung geplant ist. Wer ohnehin jedes Jahr eine Erklärung abgibt, kommt mit dem Zugangsjahr meist einfacher ans Ziel.
Beispiel
Abrechnung kommt nach dem Steuerbescheid
Eine Mieterin gibt ihre Steuererklärung für 2025 im Mai 2026 ab; die Nebenkostenabrechnung für 2025 fehlt noch. Der Bescheid kommt im Juli. Im November 2026 geht die Abrechnung zu, ihr Anteil an Treppenhausreinigung, Gartenpflege und Hausmeister beträgt zusammen 380 €. Sie trägt die 380 € in ihrer Erklärung für 2026 ein und spart dadurch 76 € Einkommensteuer (20 % von 380 €). Die Abrechnung für 2026, die im Jahr 2027 eintrifft, gehört entsprechend in die Erklärung für 2027.
Checkliste für Mieter ohne Nebenkostenabrechnung
- Klären, ob eine Pflicht zur Abgabe besteht und bis wann die Erklärung beim Finanzamt sein muss.
- Beim Vermieter nachfragen, wann die Abrechnung kommt, und darum bitten, die Anteile nach § 35a EStG gesondert auszuweisen.
- Die Steuererklärung fristgerecht abgeben – ohne die noch fehlenden Nebenkostenanteile.
- Die Abrechnung nach Eingang auf Fehler prüfen und zu den Steuerunterlagen legen.
- Die begünstigten Anteile in der Erklärung für das Zugangsjahr eintragen und notieren, welche Abrechnung in welcher Erklärung steckt.
Wenn die Abrechnung sehr spät oder gar nicht kommt
Für das Finanzamt ist eine Nebenkostenabrechnung nie „zu spät“, weil sich das Zugangsjahr immer nutzen lässt. Mietrechtlich sieht das anders aus: Geht sie nach Ablauf der Abrechnungsfrist zu, kann der Vermieter eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen, ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen. Mehr dazu unter Nebenkostenabrechnung zu spät.
Bleibt die Abrechnung ganz aus, fehlt dem Mieter der Nachweis für die Steuerermäßigung. Er kann die Abrechnung beim Vermieter einfordern; wie man dabei vorgeht, beschreibt der Artikel Nebenkostenabrechnung kommt nicht.
Vermieter: Die Anlage V richtet sich nach den tatsächlichen Zahlungen
Für Vermieter ist eine noch nicht erstellte Abrechnung steuerlich meist kein Hindernis. In der Anlage V gelten die im Jahr erhaltenen Mieten und Nebenkostenvorauszahlungen als Einnahmen und die im Jahr bezahlten Betriebskosten als Werbungskosten (§ 21 EStG). Eine Nachzahlung des Mieters wird im Jahr ihres Eingangs erfasst, ein ausgezahltes Guthaben im Jahr der Auszahlung.
Bei einer vermieteten Eigentumswohnung ist ein Punkt zu beachten: Zuführungen zur Erhaltungsrücklage sind erst abziehbar, wenn die Rücklage für Erhaltungsmaßnahmen verausgabt wird. Um diesen Teil aus dem gezahlten Hausgeld herauszurechnen, helfen Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung der Gemeinschaft. Details stehen im Artikel Hausgeldabrechnung in der Steuererklärung.
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Zum NebenkostenrechnerHäufige Fragen
Kann ich statt der Abrechnung einfach die Vorauszahlungen angeben?
Nein. Die Vorauszahlungen zeigen nicht, welcher Teil auf begünstigte Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen entfällt. Ohne Aufteilung in einer Abrechnung oder Bescheinigung erkennt das Finanzamt die Beträge in der Regel nicht an.
Muss ich dem Finanzamt erklären, warum die Beträge aus dem Vorjahr stammen?
Vorgeschrieben ist das nicht. Ein kurzer Hinweis in den ergänzenden Angaben der Erklärung, etwa „Anteile laut Nebenkostenabrechnung 2025, zugegangen im November 2026“, kann aber Rückfragen vermeiden.
Gilt das auch für die Hausgeldabrechnung selbst nutzender Eigentümer?
Sinngemäß ja. Wohnungseigentümer, die selbst in ihrer Wohnung leben, dürfen die begünstigten Anteile nach Auffassung der Finanzverwaltung in dem Jahr angeben, in dem die Eigentümer die Jahresabrechnung beschlossen haben. Auch hier gilt: jede Abrechnung nur einmal.
Kann ich später wieder zur Angabe im Abrechnungsjahr wechseln?
In der Praxis ist es am einfachsten, bei einer Methode zu bleiben. Wer hin- und herwechselt, riskiert, dass eine Abrechnung doppelt oder überhaupt nicht erfasst wird. Eine kurze Notiz, welche Abrechnung in welcher Erklärung steckt, beugt dem vor.
Rechtsgrundlagen
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage (Stand: 24. September 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Streit helfen Mietervereine, Eigentümerverbände oder eine Fachanwältin bzw. ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Wie unsere Artikel entstehen