Reparaturen in der Nebenkostenabrechnung: Warum sie nicht hineingehören
Kurz gesagt
Reparaturen und Instandhaltung sind keine Betriebskosten und dürfen nicht über die Nebenkostenabrechnung auf Mieter umgelegt werden (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Das gilt auch für Reparaturen an Aufzug oder Heizung. Umlagefähig sind nur laufende Kosten wie Wartung, Prüfung und Pflege, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht.
Warum Reparaturen keine Nebenkosten sind
Der Vermieter muss die Wohnung während der Mietzeit in einem vertragsgemäßen Zustand erhalten (§ 535 Abs. 1 BGB). Die Kosten dafür sind durch die Miete abgegolten. Die Betriebskostenverordnung stellt deshalb klar, dass Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten keine Betriebskosten sind (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Dasselbe gilt für Verwaltungskosten.
Instandhaltung heißt, einen Mangel vorbeugend zu verhindern; Instandsetzung heißt, einen eingetretenen Schaden zu beheben. Beides ist Sache des Vermieters. Eine Klausel im Mietvertrag, nach der Mieter Reparaturkosten über die Nebenkosten mittragen, ist bei Wohnraum unwirksam, weil von der gesetzlichen Umlagegrenze nicht zum Nachteil des Mieters abgewichen werden darf (§ 556 BGB).
Wartung oder Reparatur: die entscheidende Abgrenzung
Viele Kostenarten der Betriebskostenverordnung erlauben die Umlage von Wartung, Prüfung und Pflege, etwa bei Heizung, Aufzug oder Gartenanlagen. Die Grenze verläuft so: Wartung ist regelmäßig und vorbeugend und hält eine funktionierende Anlage in Betrieb. Reparatur beginnt, sobald etwas defekt ist und ausgetauscht oder instand gesetzt wird.
| Umlagefähig als Betriebskosten | Nicht umlagefähig (Reparatur/Instandhaltung) |
|---|---|
| Regelmäßige Wartung der Heizungsanlage, Einstellen, Reinigen | Austausch einer defekten Pumpe oder eines Brenners |
| Prüfung und Überwachung des Aufzugs, Notrufbereitschaft | Ersatz eines Motors, Steuerungsteile, Seile nach Defekt |
| Regelmäßige Dachrinnenreinigung, wenn vereinbart | Austausch einer undichten Dachrinne |
| Gartenpflege, Rückschnitt | Neuanlage des Gartens, Ersatz eines Zauns |
| Strom für Treppenhausbeleuchtung | Austausch defekter Lampen oder Schalter durch Elektriker |
Welche Kostenarten grundsätzlich umlagefähig sind, zeigt der Artikel Umlagefähige Nebenkosten. Eine Übersicht dessen, was immer beim Vermieter bleibt, gibt es unter Nicht umlagefähige Kosten.
Aufzug: Reparatur nicht umlagefähig
Beim Aufzug (§ 2 Nr. 7 BetrKV) dürfen Betriebsstrom, Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung, Pflege, regelmäßige Prüfung und Reinigung umgelegt werden. Fällt der Aufzug aus und muss ein Teil ersetzt werden, sind das Reparaturkosten. Sie gehören nicht in die Abrechnung.
Häufig schließen Vermieter einen Vollwartungsvertrag ab, der neben der Wartung auch Reparaturen abdeckt. Dann muss der Reparaturanteil herausgerechnet werden. Nur der Wartungsanteil darf umgelegt werden. Enthält die Rechnung keine Aufteilung, muss der Vermieter den Reparaturanteil nachvollziehbar schätzen und abziehen.
Heizung: Wartung ja, Reparatur nein
Zu den Heizkosten (§ 2 Nr. 4 BetrKV) gehören Brennstoff, Betriebsstrom, Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage sowie die regelmäßige Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich Einstellung durch eine Fachkraft. Ein Heizungsausfall im Winter mit Notdienst und Ersatzteilen ist dagegen eine Reparatur. Diese Rechnung muss der Vermieter selbst bezahlen.
Auch der Austausch der gesamten Heizungsanlage ist keine Betriebskostenposition. Ob und wie ein Heizungstausch über eine Mieterhöhung weitergegeben werden kann, ist eine andere Frage: Dafür gelten die Regeln zur Modernisierung, einschließlich der Sonderregeln für den Heizungstausch in § 559e BGB. Seit 29.07.2026 gilt zudem das Gebäudemodernisierungsgesetz, das das frühere Gebäudeenergiegesetz („Heizungsgesetz“) ersetzt hat.
Beispiel: Reparaturanteil richtig herausgerechnet
Beispiel
Aufzugskosten in einem Haus mit acht Wohnungen
Ein Vermieter zahlt für den Aufzug 3.000 € im Jahr an eine Firma. Laut Vertrag entfallen 1.800 € auf Wartung und Prüfung und 1.200 € auf enthaltene Reparaturleistungen. Dazu kommt eine gesonderte Rechnung über 900 € für einen defekten Türantrieb. Umlagefähig sind nur die 1.800 €. Bei 600 m² Wohnfläche sind das 3 € je m²; eine 75-m²-Wohnung trägt 225 € im Jahr. Die 1.200 € Reparaturanteil und die 900 € für den Türantrieb, zusammen 2.100 €, trägt der Vermieter.
Kleinreparaturen und Hausmeister: zwei Sonderfälle
Eine Kleinreparaturklausel im Mietvertrag kann Mieter verpflichten, kleine Reparaturen an Teilen zu bezahlen, die sie häufig benutzen, etwa Wasserhähne oder Lichtschalter. Das läuft aber nicht über die Nebenkostenabrechnung, sondern direkt, und nur mit wirksamen Höchstgrenzen je Reparatur und Jahr.
Beim Hausmeister müssen Zeitanteile für Reparaturen aus den umlagefähigen Kosten herausgerechnet werden. Tauscht er Glühbirnen oder repariert Türschlösser, darf dieser Teil seiner Arbeitszeit nicht als Betriebskosten erscheinen. Auch bei sonstigen Betriebskosten wie der Dachrinnenreinigung ist nur der regelmäßige Aufwand umlagefähig.
Was Mieter tun können, wenn Reparaturen abgerechnet werden
- Auffällige Posten in der Abrechnung markieren, etwa stark gestiegene Kosten für Aufzug, Heizung oder Hausmeister.
- Die Rechnungen im Rahmen der Belegeinsicht prüfen und auf Begriffe wie „Austausch“, „Ersatzteil“ oder „Notdienst“ achten.
- Den Vermieter schriftlich auffordern, Reparaturanteile herauszurechnen.
- Die Einwendungsfrist von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung einhalten.
- Reagiert der Vermieter nicht, hilft der Artikel Vermieter reagiert nicht auf den Widerspruch weiter.
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Zum NebenkostenrechnerHäufige Fragen
Darf der Vermieter Rücklagen für Reparaturen in die Nebenkosten aufnehmen?
Nein. Rücklagen für künftige Instandhaltung sind keine Betriebskosten. Auch bei einer vermieteten Eigentumswohnung darf die Zuführung zur Erhaltungsrücklage aus dem Hausgeld nicht auf den Mieter umgelegt werden.
Ist der Austausch von Rauchmeldern eine Reparatur?
Ersatz eines defekten Geräts ist grundsätzlich Instandsetzung und bleibt beim Vermieter. Umlagefähig kann die regelmäßige Wartung sein, wenn sie im Mietvertrag als sonstige Betriebskosten vereinbart ist.
Gehören Reparaturen der Gemeinschaftswaschmaschine in die Abrechnung?
Nein. Für Einrichtungen der Wäschepflege sind Betriebsstrom, Überwachung, Pflege, Reinigung und Prüfung umlagefähig. Reparaturen und der Ersatz einer defekten Maschine trägt der Vermieter.
Rechtsgrundlagen
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage (Stand: 24. September 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Streit helfen Mietervereine, Eigentümerverbände oder eine Fachanwältin bzw. ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Wie unsere Artikel entstehen