Selbst verwalten oder Hausverwaltung beauftragen?
Kurz gesagt
Die Verwaltung einer Mietwohnung kann der Eigentümer selbst übernehmen oder an eine Hausverwaltung abgeben. Die Kosten einer Hausverwaltung trägt immer der Vermieter: Verwaltungskosten dürfen nicht als Nebenkosten auf Mieter umgelegt werden (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Eine beauftragte Verwaltung handelt nur im Namen des Vermieters und darf nicht mehr als er selbst, etwa kein Betreten der Wohnung ohne konkreten Anlass.
Wer macht die Hausverwaltung?
Grundsätzlich ist der Eigentümer selbst für die Verwaltung seiner vermieteten Wohnung zuständig. Er kann diese Arbeit vollständig selbst erledigen, einzelne Aufgaben an Dienstleister vergeben oder eine Hausverwaltung mit allem beauftragen. Eine Pflicht, einen Verwalter einzuschalten, gibt es für Vermieter nicht.
Anders liegt es beim Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergemeinschaft: Für Dach, Treppenhaus oder Heizungsanlage ist die Gemeinschaft zuständig, die meist eine WEG-Verwaltung bestellt. Den Mieter seiner Wohnung betreut der einzelne Eigentümer aber auch dann selbst oder über eine eigene Verwaltung. Die Unterschiede erklärt der Artikel Mietverwaltung, WEG-Verwaltung, Sondereigentumsverwaltung.
Was bei der Selbstverwaltung auf den Vermieter zukommt
Wer selbst verwaltet, übernimmt alle Aufgaben, die sonst eine Verwaltung erledigt. Der Aufwand ist ungleich verteilt: Im Alltag passiert oft wochenlang wenig, dann ballen sich Aufgaben bei der Jahresabrechnung, bei Schäden oder beim Mieterwechsel.
- Mieteingang kontrollieren und bei Rückständen rechtzeitig mahnen
- Jährliche Nebenkostenabrechnung erstellen, einschließlich Grundsteuer, Müll, Versicherungen und Heizkosten
- Mängelmeldungen annehmen, Handwerker beauftragen und Reparaturen überwachen
- Wartungen und Prüfungen im Blick behalten, etwa Heizung, Rauchmelder oder die Elektrik
- Verkehrssicherung organisieren, zum Beispiel Winterdienst und Beleuchtung
- Mieterwechsel mit Inserat, Besichtigung, Vertrag, Übergabe und Kautionsabrechnung
- Belege sammeln und die Einnahmen in der Anlage V der Steuererklärung angeben
Besonders fehleranfällig ist die Nebenkostenabrechnung. Welche Hausgeld-Posten einer vermieteten Eigentumswohnung auf den Mieter umgelegt werden dürfen, erklärt der Artikel Hausgeld umlegen. Ob die Elektrik regelmäßig geprüft werden muss, beantwortet der Artikel zum E-Check für Vermieter.
Selbstverwaltung und Hausverwaltung im Vergleich
| Kriterium | Selbst verwalten | Hausverwaltung beauftragen |
|---|---|---|
| Kosten | Keine Verwaltervergütung, aber eigener Zeitaufwand | Laufende Vergütung, frei vereinbart |
| Zeitaufwand | Hoch, vor allem bei Abrechnung und Mieterwechsel | Gering, vor allem Kontrolle und Entscheidungen |
| Fachwissen | Muss selbst erworben und aktuell gehalten werden | Liegt beim Dienstleister |
| Kontakt zum Mieter | Direkt und persönlich | Über die Verwaltung |
| Erreichbarkeit bei Notfällen | Eigene Organisation nötig | In der Regel geregelt |
| Kontrolle über Ausgaben | Vollständig | Im Rahmen der vereinbarten Vollmacht |
Wer zahlt die Hausverwaltung: Mieter oder Vermieter?
Die Hausverwaltung bezahlt der Vermieter. Kosten der Verwaltung gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich nicht zu den Betriebskosten. Sie dürfen deshalb weder als eigener Posten noch versteckt in anderen Positionen über die Nebenkostenabrechnung weitergegeben werden. Das gilt auch dann, wenn der Mietvertrag etwas anderes vorsieht.
Eine typische Fehlerquelle sind Hausmeisterkosten: Umlegbar ist nur der Teil für Betriebsaufgaben wie Reinigung oder Gartenpflege. Anteile für Verwaltungs- oder Reparaturtätigkeiten muss der Vermieter herausrechnen. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung ist die Vergütung der WEG-Verwaltung im Hausgeld enthalten und ebenfalls nicht umlegbar.
Für den Vermieter sind die Verwaltungskosten steuerlich Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG). Das senkt die Steuerlast, die Kosten bleiben aber wirtschaftlich beim Vermieter.
Was darf eine Hausverwaltung und was nicht?
Eine Hausverwaltung handelt als Vertreter des Vermieters. Sie hat keine eigenen Rechte gegenüber dem Mieter, sondern nur die, die dem Vermieter zustehen und die er ihr per Vollmacht überträgt.
- Darf: Mieten einziehen, mahnen, Nebenkostenabrechnungen erstellen und Vorauszahlungen anpassen, soweit die Vollmacht reicht.
- Darf: Mieterhöhungen und Kündigungen im Namen des Vermieters aussprechen. Eine Vollmacht sollte dann beiliegen, sonst kann der Mieter das Schreiben unter Umständen zurückweisen.
- Darf: nach vorheriger Ankündigung und aus konkretem Anlass die Wohnung betreten, etwa zur Prüfung eines Mangels oder zur Ablesung.
- Darf nicht: die Wohnung ohne Anlass kontrollieren oder unangekündigt betreten, außer bei Gefahr im Verzug.
- Darf nicht: Kosten umlegen, die der Vermieter selbst nicht umlegen dürfte, oder vom Gesetz abweichende Fristen zulasten des Mieters durchsetzen.
- Darf nicht: Mieterdaten beliebig weitergeben; es gilt der Datenschutz nach der DSGVO.
Beispiel: Rechnet sich die Selbstverwaltung?
Beispiel
Zwei vermietete Wohnungen in der Nähe
Ein Vermieter besitzt zwei Wohnungen in seinem Wohnort. Ein Angebot einer Verwaltung lautet angenommen auf 35 € je Wohnung und Monat, also 70 € im Monat oder 840 € im Jahr. Er schätzt seinen eigenen Aufwand auf 30 Stunden im Jahr: Nebenkostenabrechnung, einige Handwerkertermine und Korrespondenz. Rechnerisch spart er damit 28 € je Stunde eigener Arbeit (840 € geteilt durch 30 Stunden). Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie er seine Zeit bewertet und ob er sich die Aufgaben zutraut. Alle Zahlen sind frei gewählt.
Entscheidungshilfe: Welche Lösung passt?
- Entfernung prüfen: Wer nahe am Objekt wohnt, kann Termine und Notfälle leichter selbst übernehmen.
- Anzahl der Einheiten zählen: Mit jeder Wohnung wächst der Aufwand, besonders bei der Nebenkostenabrechnung.
- Eigenes Wissen ehrlich einschätzen: Mietrecht, Abrechnung und Steuern ändern sich regelmäßig.
- Zeit bewerten: Wie viele Stunden im Jahr stehen realistisch zur Verfügung?
- Mischformen erwägen: Nur die Abrechnung oder nur den Hausmeisterdienst auslagern und den Rest selbst erledigen.
Welche Leistungen eine Verwaltung konkret anbietet und wie die Vergütung üblicherweise aufgebaut ist, erklärt der Artikel Mietverwaltung: Aufgaben und Kosten.
Häufige Fragen
Kann ich die Nebenkostenabrechnung selbst machen, auch ohne Hausverwaltung?
Ja. Das Gesetz verlangt keine bestimmte Person, sondern eine nachvollziehbare Abrechnung mit Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters und abgezogenen Vorauszahlungen. Sie muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Darf die Hausverwaltung Geld für eine Mahnung vom Mieter verlangen?
Gerät der Mieter in Zahlungsverzug, kann der Vermieter grundsätzlich den dadurch entstandenen Schaden ersetzt verlangen. Allgemeine Verwaltungsgebühren, die unabhängig von einem Verzug anfallen, dürfen dagegen nicht auf den Mieter abgewälzt werden.
Muss der Mieter mit der Hausverwaltung statt mit dem Vermieter sprechen?
Hat der Vermieter eine Verwaltung beauftragt und dies mitgeteilt, ist sie in der Regel der richtige Ansprechpartner für Mängel und Fragen. Vertragspartner bleibt aber der Vermieter; an ihn kann sich der Mieter jederzeit auch direkt wenden.
Rechtsgrundlagen
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage (Stand: 24. September 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Streit helfen Mietervereine, Eigentümerverbände oder eine Fachanwältin bzw. ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Wie unsere Artikel entstehen