Teilungserklärung einsehen und anfordern: Wer darf das?

Wo die Teilungserklärung aufbewahrt wird

Die Teilungserklärung wird beim Notar beurkundet oder beglaubigt und dann beim Grundbuchamt eingereicht. Dort liegt sie mit Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung in den Grundakten des Grundstücks. Im Grundbuch selbst steht nur ein Verweis darauf; der vollständige Text findet sich in den Akten.

Weitere Exemplare haben meist der Verwalter der Gemeinschaft, der Notar, der den Kauf beurkundet hat, und der Eigentümer selbst aus seinen Kaufunterlagen. Wer die eigene Wohnung gekauft hat, sollte zuerst in den eigenen Unterlagen nachsehen – das ist der schnellste Weg.

Wer darf die Teilungserklärung einsehen?

Das Grundbuchamt gewährt Einsicht ins Grundbuch und in die Grundakten nur bei einem berechtigten Interesse. Das Grundbuch ist also nicht öffentlich für jedermann. Ob das Interesse ausreicht, prüft das Grundbuchamt im Einzelfall.

So fordern Eigentümer die Teilungserklärung beim Grundbuchamt an

Zuständig ist das Grundbuchamt beim Amtsgericht, in dessen Bezirk die Wohnung liegt. Die Kopie kann meist schriftlich bestellt oder vor Ort eingesehen werden.

1. Grundbuchbezirk und Blattnummer heraussuchen, zum Beispiel aus dem Kaufvertrag oder einem früheren Grundbuchauszug.
2. Beim zuständigen Grundbuchamt schriftlich eine Abschrift der Teilungserklärung aus den Grundakten beantragen, samt Aufteilungsplan und Gemeinschaftsordnung.
3. Das berechtigte Interesse angeben, etwa „Eigentümer der Wohnung Nr. 4“, und eine Kopie des Personalausweises beifügen.
4. Wer für einen Eigentümer handelt, legt dessen schriftliche Vollmacht bei.
5. Die anfallenden Gebühren für Abschriften bezahlen; die Höhe richtet sich nach dem Umfang und wird vom Grundbuchamt mitgeteilt.

Beim Kauf einer Wohnung erhält der Käufer die Teilungserklärung in der Regel bereits vom Notar, der den Kaufvertrag vorbereitet. Der Notar kann die Grundakten selbst einsehen und die Unterlagen dem Vertragsentwurf beifügen. Es lohnt sich, frühzeitig darum zu bitten, damit genug Zeit zum Lesen bleibt. Unklare Regelungen, etwa zur Kostenverteilung oder zu Sondernutzungsrechten, lassen sich so vor der Unterschrift klären statt danach.

Der einfachere Weg: über den Verwalter

Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Dazu gehört auch die Teilungserklärung, die der Verwalter für seine Arbeit ohnehin braucht. Viele Verwaltungen stellen sie in einem Online-Portal bereit oder schicken eine Kopie auf Anfrage.

Ob der Verwalter Kopien kostenlos herausgeben muss oder Auslagen verlangen darf, hängt vom Verwaltervertrag ab. Verweigert er die Einsicht, helfen die Schritte im Artikel Verwalter gibt Unterlagen nicht heraus.

Darf der Mieter die Teilungserklärung einsehen?

Der Mieter ist nicht Mitglied der Eigentümergemeinschaft. Er hat deshalb weder ein Einsichtsrecht gegenüber dem Verwalter noch in der Regel ein berechtigtes Interesse gegenüber dem Grundbuchamt. Einen allgemeinen Anspruch, die vollständige Teilungserklärung vom Vermieter zu bekommen, gibt es ebenfalls nicht.

Trotzdem betreffen einige Regeln auch Mieter: die Nutzung von Garten, Stellplatz oder Keller, die Hausordnung oder Beschränkungen der Nutzungsart. Hier ist es sinnvoll, wenn der Vermieter die passenden Auszüge freiwillig vorlegt oder in den Mietvertrag übernimmt. Nur was im Mietvertrag vereinbart ist, bindet den Mieter unmittelbar.

Geht es um die Nebenkosten, hilft die Teilungserklärung dem Mieter meist nicht weiter. Maßgeblich ist der Verteilerschlüssel im Mietvertrag. Um die Abrechnung zu prüfen, kann der Mieter Belegeinsicht verlangen; dazu gehören auch die Abrechnungsunterlagen der Eigentümergemeinschaft, soweit sie seine Kosten betreffen. Welche Hausgeld-Posten überhaupt umgelegt werden dürfen, zeigt der Artikel Hausgeld auf den Mieter umlegen.

Beispiel: Kaufinteressent fordert die Unterlagen an

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 18 WEG