Übergabeprotokoll für die Wohnung: Vorlage mit allen Punkten

Welche Vorlage passt: Einzug oder Auszug?

Für Einzug und Auszug kann dieselbe Vorlage verwendet werden. Wichtig ist, dass beide Protokolle gleich aufgebaut sind: Dann lässt sich beim Auszug Zeile für Zeile vergleichen, was sich verändert hat. Viele Vermieter nutzen deshalb ein Formular mit zwei Spalten „Einzug“ und „Auszug“.

Warum ein Protokoll so wichtig ist, wer es anfertigt und wer unterschreiben muss, erklärt der Artikel Übergabeprotokoll: Inhalt, Unterschrift und Beweiswert. Hier geht es um die Vorlage selbst und darum, wie sie richtig ausgefüllt wird.

Alle Punkte der Vorlage im Überblick

Muster: Übergabeprotokoll zum Kopieren

Das folgende Muster kann in ein Textprogramm übernommen, an die eigene Wohnung angepasst und als PDF gespeichert werden. Nicht benötigte Räume werden gestrichen, zusätzliche Räume ergänzt.

Übergabeprotokoll – Anlass: (Einzug oder Auszug)

Wohnung: (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort), (Etage, Lage)
Datum und Uhrzeit: (Datum), (Uhrzeit)
Vermieter oder Vertreter: (Name)
Mieter oder Vertreter: (Namen aller Mieter)
Weitere Anwesende: (Name, Funktion)

1. Räume
Wohnzimmer: Wände/Decke (Zustand), Boden (Zustand), Fenster (Zustand), Tür (Zustand), Heizkörper (Zustand)
Schlafzimmer: (wie oben)
Kinderzimmer/Arbeitszimmer: (wie oben)
Flur: (wie oben)
Küche: (Zustand von Wänden, Boden, Einbauküche, Herd, Spüle, Geräten)
Bad: (Zustand von Fliesen, Waschbecken, WC, Dusche/Wanne, Armaturen)
Balkon/Terrasse: (Zustand)
Keller/Dachboden: (Zustand, Abteil-Nummer)

2. Zählerstände
Strom: Zählernummer (Nummer), Stand (Wert)
Gas: Zählernummer (Nummer), Stand (Wert)
Kaltwasser: Zählernummer (Nummer), Stand (Wert)
Warmwasser: Zählernummer (Nummer), Stand (Wert)
Heizkostenverteiler: (Raum, Gerätenummer, Wert)

3. Schlüssel
Haustür/Wohnungstür: (Anzahl), Kennnummer (Nummer)
Briefkasten: (Anzahl)
Keller: (Anzahl)
Sonstige: (Art, Anzahl)

4. Festgestellte Mängel und Schäden
(Raum, genaue Beschreibung, Größe, Foto-Nummer)

5. Vereinbarungen
(Wer beseitigt welchen Mangel bis zu welchem Datum)

6. Anmerkungen der Parteien
(Abweichende Auffassungen, Vorbehalte)

Dieses Protokoll wurde gemeinsam erstellt. Jede Partei hat eine Ausfertigung erhalten.

(Ort, Datum)

(Unterschrift Vermieter oder Vertreter)

(Unterschrift aller Mieter oder Vertreter)

So wird die Vorlage richtig ausgefüllt

1. Vorlage vorab ausdrucken oder auf einem Tablet öffnen und Kopfdaten schon zu Hause eintragen.
2. Bei Tageslicht Raum für Raum gemeinsam begehen, immer in derselben Reihenfolge.
3. Jeden Mangel genau beschreiben: Lage, Größe, Art, zum Beispiel „Kratzer im Parkett, ca. 10 cm, vor dem Fenster links“.
4. Zu jedem Mangel ein Foto machen und die Foto-Nummer eintragen.
5. Zählerstände direkt ablesen und die Zählernummer mit aufschreiben.
6. Schlüssel zählen und die Anzahl mit dem Mietvertrag oder dem Einzugsprotokoll abgleichen.
7. Protokoll gemeinsam durchlesen, leere Zeilen durchstreichen, unterschreiben und Kopien verteilen.

Typische Fehler in Übergabeprotokollen

• Pauschale Angaben wie „renoviert“ oder „gebrauchter Zustand“, die nichts Konkretes beschreiben.
• Keine Fotos oder Fotos ohne Bezug zum Protokoll.
• Fehlende Zählernummern: Ein Stand ohne Nummer ist später schwer zuzuordnen.
• Nur ein Mieter unterschreibt, obwohl mehrere im Mietvertrag stehen.
• Sätze, mit denen der Mieter Kosten pauschal anerkennt, ohne dass eine Pflicht geprüft wurde.

Ob ein im Protokoll notierter Kratzer oder Fleck den Mieter überhaupt etwas kostet, hängt davon ab, ob es sich um normale Abnutzung oder um einen Schaden handelt. Das erklärt der Artikel Normale Abnutzung oder Schaden.

Beispiel: Ein ausgefüllter Eintrag

Der Eintrag zeigt, wie konkrete Beschreibung, Foto-Verweis und Anmerkung zusammenspielen. Ob Dübellöcher geschlossen werden müssen, klärt der Artikel Bohrlöcher beim Auszug.

Häufige Fragen