Kaution einbehalten wegen der ausstehenden Nebenkostenabrechnung
Kurz gesagt
Steht nach dem Auszug die Nebenkostenabrechnung noch aus, darf der Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution zurückbehalten, wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist. Den Rest muss er nach der üblichen Prüfzeit auszahlen. Den einbehaltenen Betrag rechnet er mit der Nebenkostenabrechnung ab, die spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein muss (§ 556 Abs. 3 BGB).
Warum die Nebenkostenabrechnung die Kaution aufhält
Mieter zahlen auf die Betriebskosten monatliche Vorauszahlungen. Ob diese gereicht haben, zeigt erst die jährliche Abrechnung. Zieht ein Mieter während des Abrechnungszeitraums aus, kennt der Vermieter die tatsächlichen Kosten noch nicht: Rechnungen für Wasser, Müll, Grundsteuer oder Heizung kommen oft erst nach Jahresende.
Eine Zwischenabrechnung zum Auszugstag kann der Mieter nicht verlangen. Abgerechnet wird über den regulären Zeitraum, der Anteil des ausgezogenen Mieters zeitanteilig oder nach einer Zwischenablesung. Damit eine mögliche Nachzahlung gesichert bleibt, darf der Vermieter einen Teil der Kaution so lange zurückhalten.
Wie viel darf der Vermieter zurückbehalten?
Zurückhalten darf der Vermieter nur einen angemessenen Teil, und nur, wenn eine Nachzahlung tatsächlich zu erwarten ist. Eine feste Quote gibt es nicht. Als Orientierung dienen meist die Ergebnisse der letzten Abrechnungen, bekannte Preissteigerungen oder ein erkennbar hoher Verbrauch.
- Gab es in den Vorjahren regelmäßig Guthaben, ist ein Einbehalt schwer zu begründen.
- Gab es Nachzahlungen, orientiert sich der Einbehalt an deren Höhe, gegebenenfalls mit einem maßvollen Zuschlag.
- Die gesamte Kaution bis zur Abrechnung festzuhalten, ist in der Regel nicht gerechtfertigt.
Ob der Vermieter die Kaution auch aus anderen Gründen zurückhalten darf, etwa wegen Schäden, erklärt der Artikel Darf der Vermieter die Kaution einbehalten?.
Wie lange der Einbehalt dauern darf
Der Teileinbehalt ist an die Nebenkostenabrechnung gebunden. Diese muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Wer nach dem Kalenderjahr abrechnet, muss die Abrechnung für 2026 also bis zum 31. Dezember 2027 zustellen.
| Auszug | Abrechnungszeitraum | Abrechnung spätestens bis |
|---|---|---|
| 31.03.2026 | 01.01.2026 – 31.12.2026 | 31.12.2027 |
| 30.09.2026 | 01.01.2026 – 31.12.2026 | 31.12.2027 |
| 31.08.2026 | 01.07.2026 – 30.06.2027 | 30.06.2028 |
Verpasst der Vermieter diese Frist, ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Dann gibt es auch keinen Grund mehr für den Einbehalt: Der zurückgehaltene Betrag ist auszuzahlen.
Beispiel: Vom Auszug bis zur Schlusszahlung
Beispiel
Kaution und Nebenkosten nach dem Auszug
Eine Mieterin zieht am 31. März 2026 aus. Die Kaution beträgt samt Zinsen 2.100 €. Schäden gibt es keine, in den Vorjahren musste sie jeweils rund 150 € nachzahlen. Der Vermieter zahlt im Juli 2026 1.900 € aus und behält 200 € für die Nebenkosten zurück. Im Mai 2027 erhält die Mieterin die Abrechnung für 2026: Ihr zeitanteiliger Anteil ergibt eine Nachzahlung von 140 €. Der Vermieter verrechnet sie mit dem Einbehalt und überweist die restlichen 60 €. Hätte die Abrechnung ein Guthaben von 40 € ergeben, stünden ihr 240 € zu.
Die Schlussabrechnung der Kaution
Liegt die Nebenkostenabrechnung vor, rechnet der Vermieter den Einbehalt ab: Eine Nachzahlung zieht er vom zurückbehaltenen Betrag ab, ein Guthaben zahlt er zusätzlich aus. Übersteigt die Nachzahlung den Einbehalt, muss der Mieter die Differenz überweisen. Welche Angaben in eine vollständige Abrechnung der Kaution gehören, zeigt der Artikel Kautionsabrechnung: Was sie enthalten muss.
Heizkosten und Zwischenablesung beim Auszug
In Häusern mit zentraler Heizung müssen Heiz- und Warmwasserkosten nach der Heizkostenverordnung überwiegend nach Verbrauch verteilt werden. Zieht ein Mieter während des Jahres aus, lässt der Vermieter die Erfassungsgeräte am besten zum Auszugstag ablesen. So lässt sich der Verbrauch dem alten und dem neuen Mieter sauber zuordnen.
Fehlt eine Zwischenablesung, wird der Verbrauch meist rechnerisch aufgeteilt. Das führt häufiger zu Streit und verzögert die Schlussabrechnung der Kaution. Mieter sollten deshalb darauf achten, dass die Zählerstände im Übergabeprotokoll stehen. Bei fernablesbaren Geräten liegen die Werte in der Regel ohnehin vor.
Sonderfall vermietete Eigentumswohnung
Wer eine Eigentumswohnung vermietet, braucht für die Betriebskostenabrechnung meist die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft. Kommt sie spät, verlängert sich die Frist gegenüber dem Mieter nicht automatisch. Der Vermieter muss sich rechtzeitig und nachweisbar um die Unterlagen bemühen. Solange das nicht gelingt, darf der angemessene Teil der Kaution weiter zurückbehalten werden – der Rest nicht. Mieter können in diesem Fall nachfragen, wann mit der Jahresabrechnung der Gemeinschaft zu rechnen ist.
Tipps für Mieter beim Auszug
- Zählerstände für Wasser, Heizung und gegebenenfalls Strom im Übergabeprotokoll festhalten lassen.
- Dem Vermieter die neue Anschrift und die Bankverbindung schriftlich mitteilen.
- Nach der üblichen Prüfzeit die Auszahlung des nicht benötigten Teils der Kaution verlangen und nach der Höhe des Einbehalts fragen.
- Die spätere Nebenkostenabrechnung prüfen und auf die Auszahlung des Restbetrags achten.
Wie Mieter vorgehen, wenn die Rückzahlung ganz ausbleibt, erklärt der Artikel Kaution zurückfordern. Allgemeine Zeiträume für die Rückzahlung stehen unter Wann bekomme ich die Kaution zurück?.
Häufige Fragen
Darf der Vermieter die Nachzahlung einfach von der Kaution abziehen?
Ja, eine berechtigte Nachzahlung aus einer ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung kann der Vermieter mit dem einbehaltenen Teil der Kaution verrechnen. Die Abrechnung muss dafür rechtzeitig und nachvollziehbar sein.
Was ist, wenn der Vermieter keinen Teil der Kaution einbehalten hat?
Dann bleibt die Nachzahlung trotzdem geschuldet, wenn die Abrechnung fristgerecht kommt. Der Vermieter muss sie beim ehemaligen Mieter direkt anfordern.
Werden die Zinsen auf den Einbehalt auch ausgezahlt?
Die Erträge der Kaution stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit (§ 551 Abs. 3 BGB). Sie gehören daher in die Schlussabrechnung. Mehr dazu im Artikel Zinsen auf die Mietkaution.
Gilt das auch bei einem Auszug aus einer WG?
Grundsätzlich ja, allerdings hängt vieles davon ab, wer Vertragspartner des Vermieters ist und wie die Kaution gezahlt wurde. Die Besonderheiten erklärt der Artikel Kaution in der WG oder bei Untermiete.
Kann der Mieter verlangen, dass der Rest der Kaution schon vorher ausgezahlt wird?
Ja. Der Einbehalt darf nur den Betrag umfassen, der für die erwartete Nachzahlung nötig ist. Den übrigen Teil muss der Vermieter nach der üblichen Prüfzeit auszahlen, wenn keine anderen Forderungen bestehen.
Rechtsgrundlagen
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage (Stand: 24. September 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Streit helfen Mietervereine, Eigentümerverbände oder eine Fachanwältin bzw. ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Wie unsere Artikel entstehen