Vermietete Eigentumswohnung: Von der Hausgeldabrechnung zur Nebenkostenabrechnung

Hausgeldabrechnung und Nebenkostenabrechnung: Worin sie sich unterscheiden

Wer eine Eigentumswohnung vermietet, hat es mit zwei Abrechnungen zu tun. Die Hausgeldabrechnung – rechtlich die Jahresabrechnung nach § 28 WEG – erstellt der Verwalter nach Ablauf des Kalenderjahres für jeden Eigentümer. Sie stellt das gezahlte Hausgeld, also die monatlichen Vorschüsse, den tatsächlichen Ausgaben der Gemeinschaft gegenüber. Die Nebenkostenabrechnung erstellt der Eigentümer dagegen selbst, in seiner Rolle als Vermieter. Sie darf nur Betriebskosten enthalten, deren Umlage im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 BGB).

Die Hausgeldabrechnung ist damit die wichtigste Quelle für die Nebenkostenabrechnung, ersetzt sie aber nicht.

Welche Posten der Hausgeldabrechnung auf den Mieter umlagefähig sind

Für eine vermietete Eigentumswohnung gelten dieselben Regeln wie für jede andere Mietwohnung: Umlagefähig sind nur die Kostenarten aus § 2 BetrKV, soweit der Mietvertrag sie nennt. Ein Beschluss der Eigentümer macht eine Ausgabe noch nicht zu Betriebskosten. Alle Kostenarten stellt der Artikel über umlagefähige Nebenkosten vor.

Den größten Block, der herausfällt, bilden Verwaltungs- und Instandhaltungskosten, die § 1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich ausschließt: Verwaltervergütung, Zuführungen zur Erhaltungsrücklage – bis zur WEG-Reform Instandhaltungsrücklage genannt – und Reparaturen am Gemeinschaftseigentum. Mehr dazu im Artikel über nicht umlagefähige Nebenkosten. Die Rauchmelderwartung und ähnliche Positionen darf der Vermieter nur weitergeben, wenn der Mietvertrag sie als sonstige Betriebskosten benennt.

Grundsteuer und Heizkosten: zwei Sonderfälle

Die Grundsteuer taucht in der Hausgeldabrechnung meist gar nicht auf. Sie wird für jede Eigentumswohnung gesondert festgesetzt, der Bescheid geht direkt an den Eigentümer. Ist die Umlage vereinbart, setzt der Vermieter den Betrag aus seinem Bescheid unmittelbar als Kosten der Wohnung an. Wer nur die Hausgeldabrechnung auswertet, übersieht diese Position leicht.

Die Heiz- und Warmwasserkosten lässt die Gemeinschaft bei einer zentralen Anlage in der Regel von einem Messdienst abrechnen. Die Heizkostenverordnung gilt auch hier: Mindestens 50 % und höchstens 70 % der Kosten werden nach Verbrauch verteilt. Die Einzelabrechnung des Messdienstes für die Wohnung kann der Vermieter meist direkt übernehmen.

Umlageschlüssel: Miteigentumsanteile oder Wohnfläche?

Die Gemeinschaft verteilt ihre Kosten grundsätzlich nach Miteigentumsanteilen, sofern die Eigentümer nichts anderes beschlossen haben (§ 16 Abs. 2 WEG). Diese Anteile stehen in der Teilungserklärung und entsprechen nicht immer dem Verhältnis der Wohnflächen. Für den Mieter kommt es zuerst auf den Mietvertrag an:

• Schlüssel im Mietvertrag vereinbart: Dann gilt dieser. Steht dort etwa „nach Wohnfläche“, muss der Vermieter die Gesamtkosten der Gemeinschaft selbst umrechnen und braucht dafür die Gesamtwohnfläche des Hauses.
• Nichts vereinbart: Für vermietetes Wohnungseigentum enthält § 556a BGB eine Sonderregel. Umgelegt wird dann nach dem Maßstab, der zwischen den Wohnungseigentümern gilt; die Anteile aus der Einzelabrechnung lassen sich übernehmen. Nur wenn dieser Maßstab billigem Ermessen widerspricht, wird nach Wohnfläche verteilt.
• Verbrauchsabhängige Kosten: Heizung, Warmwasser und – bei vorhandenen Zählern – Wasser richten sich nach dem erfassten Verbrauch.

In sechs Schritten zur Nebenkostenabrechnung für den Mieter

1. Unterlagen bereitlegen: die Einzelabrechnung der Wohnung aus der Jahresabrechnung, die Heizkostenabrechnung des Messdienstes, den Grundsteuerbescheid und den Mietvertrag.
2. Jede Position der Hausgeldabrechnung mit den im Mietvertrag vereinbarten Kostenarten abgleichen und alles streichen, was dort nicht genannt ist.
3. Nicht umlagefähige Posten entfernen: Verwaltervergütung, Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Reparaturen, Bankgebühren und Kabelfernsehen.
4. Gemischte Posten aufteilen, etwa beim Hausmeister die Anteile für Reparatur- und Verwaltungsarbeiten herausrechnen, anhand des Hausmeistervertrags oder einer Aufstellung des Verwalters.
5. Kosten ergänzen, die nicht über das Hausgeld laufen, vor allem die Grundsteuer.
6. Für jede Position Gesamtkosten, Verteilerschlüssel und Anteil der Wohnung angeben – fehlen sie, gilt die Abrechnung als nicht erteilt –, die Vorauszahlungen des Mieters abziehen und nachweisbar zustellen.

Beispiel: Aus der Einzelabrechnung wird die Mieterabrechnung

Wenn die Jahresabrechnung der Gemeinschaft spät kommt

Gegenüber dem Mieter gilt die gewöhnliche Frist: Die Abrechnung muss spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums bei ihm sein (§ 556 Abs. 3 BGB). Für die Jahresabrechnung der Gemeinschaft nennt das WEG keine feste Frist, der Verwalter muss sie in angemessener Zeit vorlegen. Kommt sie spät, verlängert das die Frist gegenüber dem Mieter nicht. Nachfordern kann der Vermieter dann nur, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat – etwa weil er beim Verwalter früh und wiederholt nachgehakt und das dokumentiert hat. Die Einzelheiten stehen im Artikel zur Abrechnungsfrist.

Auf die Eigentümerversammlung muss der Vermieter nicht warten: Liegen Einzelabrechnung und Belege vor, kann er abrechnen. Spätere Korrekturen sind möglich, nach Fristablauf aber grundsätzlich nicht mehr zum Nachteil des Mieters.

Was Mieter einer Eigentumswohnung prüfen sollten

Eine unverändert weitergereichte Hausgeldabrechnung genügt in der Regel nicht als Nebenkostenabrechnung. Typische Warnzeichen:

• Posten wie „Verwaltergebühr“, „Erhaltungsrücklage“, „Instandhaltungsrücklage“ oder „Instandhaltung“ stehen noch darin.
• Die Hausmeisterkosten sind in voller Höhe angesetzt, obwohl der Hausmeister auch repariert.
• Für die Zeit ab dem 1. Juli 2024 wird noch Kabelfernsehen berechnet.
• Abgezogen ist das Hausgeld des Eigentümers statt der eigenen Vorauszahlungen.
• Gesamtkosten oder Verteilerschlüssel fehlen.

Zur Prüfung kann der Mieter Einsicht in die Belege verlangen. Sie liegen meist beim Verwalter, doch der Vermieter darf als Eigentümer die Verwaltungsunterlagen einsehen (§ 18 Abs. 4 WEG) und muss dem Mieter die Einsicht ermöglichen. Wie die Belegeinsicht abläuft, erklärt ein eigener Artikel. Einwände muss der Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung erheben.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 556 BGB
• § 556a BGB
• § 1 BetrKV
• § 2 BetrKV
• § 16 WEG
• § 18 WEG
• § 28 WEG