Nebenkostenabrechnung zu spät: Muss ich die Nachzahlung noch zahlen?

Nebenkosten & Heizkosten · Stand: 24. September 2026

Kurz gesagt

Geht die Nebenkostenabrechnung dem Mieter erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist zu, muss er eine Nachzahlung grundsätzlich nicht mehr leisten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Die Frist endet zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums. Nur wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, bleibt die Nachforderung bestehen. Ein Guthaben muss er auch bei verspäteter Abrechnung auszahlen.

Ab wann ist die Abrechnung zu spät?

Für die Nebenkostenabrechnung hat der Vermieter zwölf Monate Zeit, gerechnet ab dem Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Wer nach dem Kalenderjahr abrechnet, muss die Abrechnung für 2025 also bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter haben. Wie die Frist genau berechnet wird, steht im Artikel Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung kommen?; bei einem abweichenden Zeitraum hilft der Artikel zum Abrechnungszeitraum.

Entscheidend ist allein, wann die Abrechnung beim Mieter eingeht. Das Datum auf dem Schreiben und der Tag der Absendung zählen nicht. Bestreitet der Mieter den rechtzeitigen Eingang, muss der Vermieter ihn beweisen. Eine Vertragsklausel, die dem Vermieter mehr Zeit gibt, ändert daran nichts, denn sie ist unwirksam (§ 556 Abs. 4 BGB).

Situation beim Abrechnungsjahr 2025	Rechtzeitig?
Abrechnung vom 20. Dezember 2026, im Briefkasten am 28. Dezember 2026	Ja
Am 30. Dezember 2026 abgeschickt, angekommen am 4. Januar 2027	Nein
Rechtzeitig zugegangen, aber ohne Gesamtkosten und Verteilerschlüssel; vollständige Fassung erst im Februar 2027	Nein – die erste Fassung gilt als nicht erteilt
Rechtzeitig und nachvollziehbar, nur mit einem Rechenfehler; Korrektur im März 2027	Ja – die Korrektur darf die Nachforderung aber nicht erhöhen

Frist verpasst: Die Nachforderung ist grundsätzlich ausgeschlossen

Kommt die Abrechnung zu spät, kann der Vermieter eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen. Das gilt unabhängig davon, wie hoch der Betrag ist und ob die Abrechnung inhaltlich stimmt. Die Vorauszahlungen, die der Mieter im Abrechnungsjahr geleistet hat, werden ganz normal verrechnet – ausgeschlossen ist nur der Betrag, der darüber hinausgeht.

Der Mieter kann die Nachforderung einfach unbezahlt lassen. Sinnvoll ist trotzdem eine kurze schriftliche Antwort: Die Abrechnung sei erst an einem bestimmten Tag und damit nach Fristablauf eingegangen, die Nachforderung werde deshalb nicht beglichen. So ist der Punkt geklärt, bevor eine Mahnung kommt.

Die Ausnahme: Der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten

Trotz Fristablaufs nachfordern darf der Vermieter nur, wenn ihn an der Verspätung kein Verschulden trifft. Das muss er darlegen und beweisen. Gelingt ihm das, muss er die Abrechnung nachholen, sobald das Hindernis wegfällt – beliebig Zeit lassen darf er sich dann nicht.

Grund für die Verspätung	Entschuldigt?
Ein Versorger oder die Verwaltung der Eigentümergemeinschaft liefert Unterlagen trotz rechtzeitiger, belegter Nachfragen erst nach Fristende	Kann entschuldigen
Ein Bescheid, etwa zur Grundsteuer, wird nachträglich rückwirkend geändert	Kann entschuldigen, soweit es um die geänderte Position geht
Die vom Vermieter beauftragte Hausverwaltung oder Abrechnungsfirma arbeitet zu langsam	In der Regel nein – ihr Versäumnis wird dem Vermieter zugerechnet
Der Brief ist auf dem Postweg zu lange unterwegs oder geht verloren	In der Regel nein – das Risiko des Zugangs trägt der Vermieter
Zeitmangel, Urlaub oder die Frist wurde schlicht übersehen	Nein

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung verlängert eine späte Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft die Frist nicht von selbst. Der Vermieter muss sich frühzeitig und nachweisbar beim Verwalter um die Zahlen bemüht haben. Wird dem Mieter eine solche Entschuldigung vorgetragen, darf er nach Belegen für diese Bemühungen fragen.

Guthaben: Der Vermieter muss trotzdem abrechnen und auszahlen

Die Frist schützt nur den Mieter. Ergibt die verspätete Abrechnung ein Guthaben, muss der Vermieter es erstatten. Auch zur Abrechnung selbst bleibt er nach Fristablauf verpflichtet; der Mieter kann sie verlangen und notfalls einklagen. Was Mieter tun können, wenn überhaupt nichts kommt, erklärt der Artikel Nebenkostenabrechnung kommt nicht.

Für Vermieter lohnt sich eine sorgfältige Abrechnung deshalb auch dann, wenn die Frist schon verstrichen ist. Ein Guthaben ist ohnehin fällig, und viele Mieter brauchen die Aufstellung für ihre Steuererklärung. Außerdem zeigt sie beiden Seiten, ob die monatlichen Vorauszahlungen noch zu den tatsächlichen Kosten passen.

Beispiele: Was bei einer verspäteten Abrechnung übrig bleibt

Beispiel

Drei Fälle zum Abrechnungsjahr 2025

Fall 1: Die Abrechnung geht am 12. Januar 2027 ein und weist eine Nachzahlung von 310 € aus. Eine Entschuldigung hat der Vermieter nicht. Der Mieter muss die 310 € nicht zahlen. Fall 2: Die Abrechnung geht ebenfalls am 12. Januar 2027 ein, ergibt aber ein Guthaben von 95 €. Der Vermieter muss die 95 € auszahlen. Fall 3: Die Abrechnung kommt rechtzeitig am 15. November 2026 mit einer Nachzahlung von 180 €. Im Februar 2027 entdeckt der Vermieter eine vergessene Rechnung und erhöht die Nachzahlung auf 260 €. Der Mieter schuldet nur die ursprünglichen 180 €; die zusätzlichen 80 € sind wegen des Fristablaufs ausgeschlossen.

Nachzahlung schon bezahlt: Lässt sich das Geld zurückholen?

Manche Mieter überweisen eine verspätete Nachforderung, ohne von der Frist zu wissen. Nach der Rechtsprechung ist das Geld damit nicht verloren: Die bloße Zahlung gilt nicht als Anerkenntnis. Weil der Vermieter keinen Anspruch auf den Betrag hatte, kann der Mieter ihn grundsätzlich zurückverlangen – am besten schriftlich, mit Hinweis auf das Eingangsdatum und einem Termin für die Rückzahlung.

Lange warten sollte er damit nicht: Auch dieser Anspruch unterliegt der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren (§ 195 BGB). Wer nicht sicher weiß, ob die Frist gewahrt wurde, kann stattdessen unter Vorbehalt zahlen. Wie das funktioniert, beschreibt der Artikel Widerspruch eingelegt: Muss ich trotzdem zahlen?.

So gehen Mieter bei einer verspäteten Abrechnung vor

Eingangsdatum notieren und den Umschlag aufbewahren; bei persönlicher Übergabe Tag und Zeugen festhalten.
Den Abrechnungszeitraum ablesen und das Fristende bestimmen: Ende des Zeitraums plus zwölf Monate.
Liegt der Eingang danach und ergibt sich eine Nachzahlung, dem Vermieter schriftlich mitteilen, dass die Nachforderung nach § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB ausgeschlossen ist.
Beruft sich der Vermieter auf eine Entschuldigung, um Nachweise für seine Bemühungen bitten.
Die Abrechnung trotzdem prüfen, denn Fehler können ein Guthaben erhöhen. Für Einwände gilt eine eigene Frist von zwölf Monaten ab Zugang, siehe Wie lange kann man der Nebenkostenabrechnung widersprechen?
Bei Streit Unterstützung beim Mieterverein oder bei einem Fachanwalt für Miet- und WEG-Recht suchen.

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Häufige Fragen

Gilt die Frist auch für die Heizkostenabrechnung?

Ja. Heiz- und Warmwasserkosten sind Betriebskosten und unterliegen derselben Frist. Verzögerungen bei einem Messdienst, den der Vermieter selbst beauftragt hat, entschuldigen ihn in der Regel nicht.

Wie lässt sich beweisen, wann die Abrechnung angekommen ist?

Den rechtzeitigen Zugang muss der Vermieter beweisen, nicht der Mieter. Sicher gelingt das mit einer Übergabe gegen Quittung oder einem Boten als Zeugen; ein Einwurf-Einschreiben belegt nur den Einwurf, nicht den Inhalt. Mieter sollten das Eingangsdatum trotzdem notieren.

Gilt die Frist auch, wenn der Mieter schon ausgezogen ist?

Ja. Nach dem Auszug gilt weder eine kürzere noch eine längere Frist, abgerechnet wird über den regulären Zeitraum. Kommt die Abrechnung zu spät, ist eine Nachforderung auch gegenüber dem ehemaligen Mieter grundsätzlich ausgeschlossen.

Darf der Vermieter eine verspätete Nachforderung von der Kaution abziehen?

Grundsätzlich nicht. Einen Teil der Kaution darf er nur zurückbehalten, solange aus einer ausstehenden Abrechnung noch eine Nachzahlung zu erwarten ist. Ist die Nachforderung wegen Fristablaufs ausgeschlossen, fehlt dafür in der Regel der Grund.

Rechtsgrundlagen

Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage (Stand: 24. September 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Streit helfen Mietervereine, Eigentümerverbände oder eine Fachanwältin bzw. ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Wie unsere Artikel entstehen