Nebenkostenabrechnung kommt nicht: Was Mieter tun können

Ab wann ist die Abrechnung überfällig?

Solange die Abrechnungsfrist läuft, ist der Vermieter nicht im Rückstand – auch wenn die Abrechnung später kommt als in den Vorjahren. Die Frist endet zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 muss die Abrechnung spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter sein; überfällig ist sie erst ab Januar 2027. Wie sich die Frist bei anderen Zeiträumen berechnet, zeigt der Artikel Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung kommen?.

Wie eine fehlende Abrechnung wird auch eine Abrechnung behandelt, die zwar verschickt wurde, sich aber nicht nachvollziehen lässt – etwa weil Gesamtkosten oder Verteilerschlüssel fehlen. Rechtlich gilt sie als nicht erteilt.

Das Vorgehen im Überblick

1. Das Fristende bestimmen: Ende des Abrechnungszeitraums plus zwölf Monate.
2. Nach Fristablauf die Abrechnung schriftlich anfordern und ein konkretes Datum nennen, bis zu dem sie vorliegen soll.
3. Den Zugang des Schreibens belegbar machen, etwa durch einen Zeugen beim Einwurf.
4. Im laufenden Mietverhältnis ankündigen, die Nebenkostenvorauszahlungen bis zur Abrechnung einzubehalten – und nur diese zurückhalten.
5. Nach dem Auszug die Vorauszahlungen für den nicht abgerechneten Zeitraum zurückfordern.
6. Reagiert der Vermieter nicht, sich beim Mieterverein oder bei einem Fachanwalt für Miet- und WEG-Recht beraten lassen und eine Klage auf Abrechnung prüfen.

Zurückbehaltungsrecht: Laufende Vorauszahlungen einbehalten

Solange das Mietverhältnis besteht, hat der Mieter ein wirksames Druckmittel. Nach der Rechtsprechung darf er die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen zurückhalten, bis der Vermieter die überfällige Abrechnung vorlegt. Für dieses Zurückbehaltungsrecht gelten klare Grenzen:

• Einbehalten werden dürfen nur die Vorauszahlungen für Betriebskosten, die nach Fristablauf fällig werden – nicht die Grundmiete.
• Das Recht endet, sobald eine nachvollziehbare Abrechnung vorliegt. Die einbehaltenen Beträge sind dann grundsätzlich nachzuzahlen.
• Vorauszahlungen für bereits abgelaufene Jahre kann der Mieter während des Mietverhältnisses in der Regel nicht zurückverlangen; das Zurückbehaltungsrecht gilt als ausreichender Schutz.
• Den Einbehalt sollte der Mieter vorher schriftlich ankündigen und das Geld beiseitelegen.

Heikel wird es an der Grenze zur Miete. Wer neben den Vorauszahlungen auch die Grundmiete kürzt, gerät in Zahlungsverzug. Erreicht der Rückstand die gesetzlichen Schwellen, droht die fristlose Kündigung (§ 543 BGB).

Nach dem Auszug: Vorauszahlungen zurückfordern

Ist das Mietverhältnis beendet, läuft ein Einbehalt ins Leere, weil keine Vorauszahlungen mehr fällig werden. Die Rechtsprechung gibt dem ehemaligen Mieter deshalb einen anderen Weg: Hat der Vermieter nicht fristgerecht abgerechnet, kann er die für den nicht abgerechneten Zeitraum geleisteten Vorauszahlungen grundsätzlich vollständig zurückfordern.

Der Vermieter kann diese Rückforderung abwenden, indem er die Abrechnung nachholt. Dann zählt ihr Ergebnis: Ein Guthaben muss er auszahlen, eine Nachforderung ist wegen der verpassten Frist in der Regel ausgeschlossen. Einen Teil der Kaution darf er nur so lange zurückbehalten, wie eine Nachzahlung tatsächlich zu erwarten ist. Mehr dazu steht im Artikel Nebenkostenabrechnung nach dem Auszug.

Die Abrechnung einklagen

Mieter haben einen Anspruch darauf, dass über ihre Vorauszahlungen abgerechnet wird. Reagiert der Vermieter auch auf eine Aufforderung nicht, können sie auf Erteilung der Abrechnung klagen. Das lohnt sich vor allem, wenn ein Guthaben zu erwarten ist oder die Zahlen für andere Zwecke gebraucht werden. Vorher ist der Rat eines Mietervereins oder Fachanwalts sinnvoll.

Zu lange warten sollten Mieter nicht. Ansprüche rund um die Betriebskostenabrechnung unterliegen der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 BGB).

Wenn der Vermieter auf fehlende Unterlagen verweist

Eine häufige Begründung lautet: Der Versorger, die Ablesefirma oder die Verwaltung der Eigentümergemeinschaft habe noch nicht geliefert. Das verlängert die Frist nicht. Nur wenn der Vermieter sich rechtzeitig und nachweisbar um die Unterlagen gekümmert hat, kann er sich darauf berufen, die Verspätung nicht zu vertreten. Fehler eines Dienstleisters, den er selbst beauftragt hat, muss er sich in der Regel zurechnen lassen. Mieter dürfen um Nachweise bitten und müssen eine bloße Behauptung nicht hinnehmen.

Kommt die Abrechnung doch noch: Was dann gilt

Trifft die Abrechnung nach Fristablauf ein, darf der Vermieter eine Nachzahlung grundsätzlich nicht mehr verlangen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben bleibt bestehen. Die Einzelheiten erklärt der Artikel Nebenkostenabrechnung zu spät.

Mit dem Eingang endet ein laufender Einbehalt. Der Mieter sollte die Abrechnung trotzdem genau prüfen und bei Zweifeln die Belegeinsicht verlangen. Für Einwände hat er zwölf Monate ab Zugang Zeit.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 556 BGB
• § 543 BGB
• § 195 BGB
• § 199 BGB