Wann verjährt die Nebenkostenabrechnung?

Drei Jahre ab Jahresende: die Grundregel

Für Forderungen aus der Betriebskostenabrechnung gibt es keine eigene Verjährungsregel. Es gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB – für den Vermieter, der eine Nachzahlung verlangt, ebenso wie für den Mieter, dem ein Guthaben zusteht.

Die drei Jahre laufen nicht ab dem Tag, an dem die Abrechnung im Briefkasten liegt. Sie beginnen erst mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 BGB). Entstanden ist er mit der Abrechnung, denn erst sie legt fest, ob und wie viel nachzuzahlen oder zu erstatten ist. Maßgeblich ist deshalb das Jahr des Zugangs, nicht das Jahr, über das abgerechnet wird.

Die Tabelle zeigt einen Effekt, der oft übersehen wird: Wenige Tage Unterschied beim Zugang können das Ende der Verjährung um ein ganzes Jahr verschieben.

Welche Ansprüche aus der Abrechnung verjähren?

• Die Nachzahlung des Vermieters: Sie verjährt, wenn er sie nicht rechtzeitig durchsetzt – vorausgesetzt, die Abrechnung kam fristgerecht und war formell in Ordnung.
• Das Guthaben des Mieters: Wer eine ausgewiesene Erstattung nie erhalten hat, muss sie ebenfalls innerhalb der drei Jahre einfordern.
• Die Rückforderung des Mieters: Hat er eine Nachzahlung beglichen, die er nicht schuldete, verjährt auch sein Anspruch auf Rückzahlung nach der regelmäßigen Frist.

Nicht zur Abrechnung gehören rückständige Mieten und nicht gezahlte monatliche Vorauszahlungen. Auch sie verjähren nach drei Jahren ab Jahresende, die Frist knüpft aber an den jeweiligen Zahltermin an. Einzelheiten stehen im Artikel Wann verjähren Mietschulden?.

Eine Sonderrolle spielt die formell unwirksame Abrechnung, bei der etwa Gesamtkosten oder Verteilerschlüssel fehlen. Sie gilt als nicht erteilt, eine Nachzahlung wird aus ihr nicht fällig – und damit beginnt grundsätzlich auch keine Verjährung zu laufen. Woran man solche Mängel erkennt, erklärt der Artikel Wann ist eine Nebenkostenabrechnung unwirksam?.

Verjährung ist nicht Abrechnungsfrist: drei Fristen im Vergleich

Wer nach der Verjährung der Nebenkostenabrechnung fragt, meint oft eine der beiden kürzeren Fristen aus § 556 Abs. 3 BGB. Sie laufen deutlich früher ab und haben andere Folgen:

Die Reihenfolge ist wichtig: Für eine Nachzahlung spielt die Verjährung erst eine Rolle, wenn der Vermieter die Abrechnungsfrist eingehalten hat. Kommt die Abrechnung zu spät, ist die Nachforderung in der Regel schon ausgeschlossen – auf die Verjährung kommt es dann nicht mehr an. Wann die Abrechnung spätestens da sein muss, erklärt Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung kommen?; wie lange Mieter Fehler rügen können, steht unter Wie lange kann man der Nebenkostenabrechnung widersprechen?.

Wie lange rückwirkend kann der Vermieter Nebenkosten verlangen?

Die Antwort ergibt sich aus beiden Regeln zusammen. Für ein bestimmtes Abrechnungsjahr kann der Vermieter nur nachfordern, wenn seine Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach dessen Ende beim Mieter ist. Ab dem Ende des Zugangsjahres bleiben ihm dann drei Jahre, um eine offene Nachzahlung durchzusetzen. Abrechnungen für länger zurückliegende Jahre nachzuschieben und daraus Geld zu verlangen, ist grundsätzlich nicht möglich.

Was die Verjährung aufhält oder neu starten lässt

Die Verjährung läuft nicht in jedem Fall unbeirrt weiter. Das Gesetz kennt zwei Mechanismen: Bei einer Hemmung wird ein Zeitraum nicht mitgezählt, beim Neubeginn startet die Frist von vorn. Eine einfache Mahnung oder Zahlungserinnerung bewirkt keins von beiden.

• Klage oder gerichtlicher Mahnbescheid hemmen die Verjährung, solange das Verfahren betrieben wird.
• Ernsthafte Verhandlungen über die Forderung hemmen sie grundsätzlich ebenfalls, bis eine Seite die Gespräche abbricht.
• Ein Anerkenntnis lässt die Frist neu beginnen – etwa eine Abschlagszahlung, eine Bitte um Ratenzahlung oder die schriftliche Bestätigung, den Betrag zu schulden.

Mieter, die eine berechtigte Nachzahlung nicht auf einmal aufbringen können, sollten das im Blick haben: Eine Ratenvereinbarung ist oft sinnvoll, setzt die Verjährung aber in der Regel neu in Gang. Wie eine solche Absprache aussehen kann, beschreibt Nebenkostennachzahlung in Raten zahlen.

Verjährung wirkt nur, wenn man sich auf sie beruft

Eine verjährte Forderung verschwindet nicht von selbst. Der Schuldner muss ausdrücklich erklären, dass er wegen Verjährung nicht zahlt – man spricht von der Einrede der Verjährung. Ein Gericht berücksichtigt sie nicht von sich aus. Wer eine Mahnung über eine verjährte Nachzahlung erhält, sollte daher schriftlich antworten und sich auf die Verjährung berufen.

Umgekehrt gilt: Wer eine bereits verjährte Forderung bezahlt, kann das Geld grundsätzlich nicht mit dem Hinweis auf die Verjährung zurückverlangen. Das betrifft beide Seiten – den Mieter, der eine alte Nachzahlung doch noch überweist, und den Vermieter, der ein längst verjährtes Guthaben erstattet.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 195 BGB
• § 199 BGB
• § 556 BGB