Nebenkostennachzahlung: Wann ist sie fällig und wie viel ist normal?

Wie eine Nachzahlung zustande kommt

Die meisten Mieter zahlen die Betriebskosten als monatliche Vorauszahlung. Einmal im Jahr stellt der Vermieter die tatsächlich angefallenen Kosten dieser Summe gegenüber. Lagen die Kosten über dem, was der Mieter vorausgezahlt hat, ergibt sich eine Nachzahlung; lagen sie darunter, ein Guthaben. Bei einer vereinbarten Pauschale wird dagegen nicht abgerechnet, eine Nachzahlung gibt es dann nicht.

• Gestiegene Preise von Versorgern und Dienstleistern, vor allem bei Heizung und Warmwasser.
• Ein höherer eigener Verbrauch, zum Beispiel nach einem kalten Winter oder weil mehr Menschen im Haushalt leben.
• Vorauszahlungen, die schon beim Einzug knapp bemessen waren oder seit Jahren nicht angepasst wurden.
• Kostenarten, die der Mietvertrag zwar vorsieht, die aber erstmals angefallen sind.
• Fehler in der Abrechnung, etwa ein falscher Umlageschlüssel oder Posten, die gar nicht umgelegt werden dürfen.

Wann ist die Nachzahlung fällig?

Das Datum auf der Abrechnung allein macht eine Nachzahlung noch nicht fällig. Zahlen muss der Mieter erst, wenn alle folgenden Voraussetzungen vorliegen:

• Der Mietvertrag sieht vor, dass der Mieter die Betriebskosten mit Vorauszahlungen trägt (§ 556 Abs. 1 BGB).
• Die Abrechnung ist spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter angekommen. Wie diese Frist berechnet wird, zeigt der Artikel Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung kommen?
• Die Abrechnung ist formell ordnungsgemäß, das heißt: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters und abgezogene Vorauszahlungen lassen sich nachvollziehen. Welche Lücken sie unwirksam machen, erklärt der Artikel Formelle Fehler.
• Der Mieter hatte angemessene Zeit zur Prüfung, einschließlich der Gelegenheit, Belege einzusehen.

Wie lang diese Prüfzeit ist, regelt das Gesetz nicht. Sie hängt davon ab, wie umfangreich die Abrechnung ist und ob der Mieter Belege anfordert. Erst wenn sie verstrichen ist, kommt ein Zahlungsverzug überhaupt in Betracht.

Zahlungsfrist in der Abrechnung: Was das Datum bedeutet

Viele Vermieter schreiben ein Zahlungsziel in die Abrechnung, etwa „zahlbar bis zum …“. Eine gesetzliche Zahlungsfrist für die Nebenkostenabrechnung gibt es jedoch nicht; das Datum ist in erster Linie eine Zahlungsaufforderung. Lässt es genug Zeit zum Prüfen, sollten Mieter es einhalten, um keinen Verzug zu riskieren. Ist es so knapp gesetzt, dass eine Prüfung kaum möglich ist, wird die Nachzahlung nach verbreiteter Auffassung trotzdem erst nach einer angemessenen Prüfzeit fällig.

Hält der Mieter nur einzelne Posten für falsch, kann er den unstrittigen Teil begleichen und den Rest beanstanden. Für Einwände hat er ohnehin bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung Zeit. Ein Einwand verschiebt die Fälligkeit des berechtigten Teils aber nicht.

Wie viel Nachzahlung ist normal?

Eine allgemein „normale“ Nachzahlung gibt es nicht. Ihre Höhe sagt wenig über die Kosten aus, sondern vor allem etwas über den Abstand zwischen Kosten und Vorauszahlungen: Wer knapp vorauszahlt, muss mit einer höheren Nachzahlung rechnen, auch wenn die Kosten der Wohnung völlig durchschnittlich sind. Aussagekräftiger ist deshalb die Frage, ob die Gesamtkosten plausibel sind.

Einen Anhaltspunkt liefert der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds. Für das Abrechnungsjahr 2024 nennt er folgende Werte:

Für den Vergleich teilt man die Gesamtkosten laut Abrechnung durch zwölf und durch die Wohnfläche. Liegt das Ergebnis deutlich über den Durchschnittswerten, lohnt ein genauer Blick auf die einzelnen Kostenarten. Weitere Vergleichswerte enthält der Artikel Nebenkosten pro Quadratmeter.

Beispiel: Hohe Nachzahlung trotz durchschnittlicher Kosten

Nach einer Abrechnung darf jede Vertragspartei die Vorauszahlungen per Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Vermieter verbinden die Nachforderung deshalb oft mit einer neuen monatlichen Vorauszahlung. Mieter können umgekehrt eine Senkung verlangen, wenn die Abrechnung ein deutliches Guthaben ergeben hat.

Wann weniger oder gar nichts zu zahlen ist

• Abrechnung zu spät: Geht sie erst nach Ablauf der Zwölf-Monats-Frist zu, kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachzahlung mehr verlangen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).
• Formell unwirksame Abrechnung: Sie gilt als nicht erteilt. Fällig wird erst etwas, wenn der Vermieter innerhalb der Frist eine ordnungsgemäße Abrechnung nachreicht.
• Nicht umlagefähige Posten: Verwaltungskosten und Reparaturen gehören nicht in die Abrechnung (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Um diese Beträge verringert sich die Nachzahlung.
• Heizkosten nur nach Fläche verteilt: Wo die Heizkostenverordnung eine verbrauchsabhängige Abrechnung verlangt, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).
• Geschätzter Verbrauch ohne Grund: Eine Schätzung ist nur in bestimmten Fällen zulässig, etwa wenn ein Messgerät ausgefallen ist; dann wird anhand früherer Zeiträume oder vergleichbarer Räume geschätzt (§ 9a HeizkostenV). Fehlt ein solcher Grund, kann der Mieter die Schätzung beanstanden.

Wenn das Geld für die Nachzahlung knapp ist

Einen gesetzlichen Anspruch auf Ratenzahlung haben Mieter nicht. Wer früh auf den Vermieter zugeht und einen konkreten Vorschlag macht, erreicht aber oft eine Einigung. Worauf es dabei ankommt, beschreibt der Artikel Nebenkostennachzahlung in Raten zahlen.

Wer Bürgergeld oder Grundsicherung bezieht, sollte die Abrechnung sofort beim zuständigen Amt einreichen, denn Nachzahlungen können dort unter Umständen übernommen werden. Mit der Kaution darf der Mieter die Nachzahlung grundsätzlich nicht eigenmächtig verrechnen. Bleibt eine berechtigte Nachzahlung offen, kann der Vermieter sie einklagen; einfach liegen lassen sollte man sie deshalb nicht.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 556 BGB
• § 560 BGB
• § 195 BGB
• § 199 BGB