Nebenkostenpauschale oder Vorauszahlung: Was ist der Unterschied?

Vorauszahlung: monatlicher Abschlag mit Jahresabrechnung

Bei einer Vorauszahlung überweist der Mieter jeden Monat einen Abschlag auf die voraussichtlichen Betriebskosten. Nach Ende des Abrechnungszeitraums, der höchstens zwölf Monate umfasst, stellt der Vermieter die tatsächlichen Kosten den gezahlten Abschlägen gegenüber. Liegen die Kosten darüber, folgt eine Nachzahlung; liegen sie darunter, erhält der Mieter ein Guthaben. Die Abrechnung muss ihm spätestens zwölf Monate nach Ende des Zeitraums zugehen, sonst ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen.

Die Höhe der Abschläge ist nicht beliebig: Vorauszahlungen dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 BGB). Maßstab sind die zu erwartenden Kosten der Wohnung. Setzt der Vermieter die Abschläge deutlich zu niedrig an und kommt dann eine hohe Nachzahlung, stellt sich die Frage, ob er dafür einstehen muss – dazu der Artikel Vorauszahlung zu niedrig angesetzt.

Pauschale: fester Betrag, keine Abrechnung

Mit einer Pauschale vereinbaren Vermieter und Mieter einen festen Monatsbetrag für die Betriebskosten. Damit sind die Kosten abgegolten, gleich wie hoch sie tatsächlich ausfallen. Eine jährliche Abrechnung entfällt – und mit ihr jede Nachzahlung und jedes Guthaben. Der Mieter weiß genau, was er zahlt; das Risiko steigender Preise liegt zunächst beim Vermieter.

Von der Pauschale zu unterscheiden ist die Inklusivmiete. Regelt der Mietvertrag die Betriebskosten gar nicht, sind sie in der Miete enthalten (§ 556 Abs. 1 BGB). Bei der Pauschale werden sie dagegen als eigener Betrag neben der Grundmiete ausgewiesen. Das hat praktische Folgen, etwa für die Berechnung der Kaution und für spätere Erhöhungen.

Vorauszahlung und Pauschale im direkten Vergleich

Warum Heizkosten nicht pauschal abgerechnet werden dürfen

In Gebäuden mit zentraler Heizungs- oder Warmwasseranlage schreibt die Heizkostenverordnung eine verbrauchsabhängige Abrechnung vor. Mindestens 50 % und höchstens 70 % der Kosten werden nach dem erfassten Verbrauch verteilt, der Rest nach der Fläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV); für Warmwasser gilt dieselbe Spanne. Eine Pauschale, die Heizung und Warmwasser einschließt, lässt sich mit dieser Pflicht grundsätzlich nicht vereinbaren.

Wird entgegen der Verordnung nicht nach Verbrauch abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil an diesen Kosten um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Wie das Kürzungsrecht in der Praxis funktioniert, zeigt der Artikel Heizkosten nach Wohnfläche abgerechnet. Eine Ausnahme gilt unter anderem für Häuser mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt (§ 2 HeizkostenV); dort darf abweichend vereinbart werden.

Hausmeisterkosten als Pauschale: Was ist erlaubt?

Die Kosten für den Hauswart gehören zu den umlagefähigen Betriebskosten (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Sie können deshalb Teil einer Pauschale ebenso wie Teil der Vorauszahlungen sein. Mit „Hausmeisterpauschale“ ist allerdings oft etwas anderes gemeint: Ein Hausmeisterdienst berechnet dem Vermieter einen festen Monatspreis, und dieser Betrag erscheint in der Nebenkostenabrechnung.

Genau hier liegt eine typische Fehlerquelle. Umlagefähig sind nur Betriebsaufgaben wie Reinigung, Gartenpflege oder Winterdienst. Anteile für Reparaturen und Verwaltungstätigkeit muss der Vermieter herausrechnen (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Deckt der Pauschalpreis auch solche Arbeiten ab, genügt es in der Regel nicht, den Gesamtbetrag ungekürzt weiterzureichen; der Vermieter muss nachvollziehbar darlegen, welcher Teil auf umlagefähige Tätigkeiten entfällt. Eine zusätzliche „Verwaltungspauschale“ kann bei Wohnraum ohnehin nicht umgelegt werden. Einzelheiten erklärt der Artikel Hausmeisterkosten.

Welche Form ist besser – für Mieter und für Vermieter?

• Mieter mit Pauschale haben Planungssicherheit: Steigen die Preise, droht keine Nachzahlung. Dafür gibt es kein Guthaben, wenn sparsam geheizt oder wenig Wasser verbraucht wird, und einzelne Kostenpositionen lassen sich nicht kontrollieren.
• Mieter mit Vorauszahlung zahlen am Ende nur die tatsächlich angefallenen Kosten und können jede Position der Abrechnung prüfen.
• Vermieter mit Pauschale sparen die jährliche Abrechnung und das Risiko einer versäumten Frist. Steigen die Kosten, bleiben sie aber auf der Differenz sitzen, solange sie nicht wirksam erhöhen können.
• Vermieter mit Vorauszahlung geben Kostensteigerungen über die Abrechnung weiter und können die Abschläge danach anpassen. Für die meisten Mietverhältnisse ist das die sicherere Wahl.

Eine Pauschale passt vor allem dort, wo die Kosten gut vorhersehbar sind und eine Abrechnung mehr Aufwand verursachen würde, als sie bringt – etwa bei kleinen Einheiten mit stabilen Kosten und ohne zentrale Heizung.

Beispiel: gleicher Monatsbetrag, unterschiedliche Folgen

Pauschale erhöhen, senken oder umstellen

Eine Pauschale darf der Vermieter nur erhöhen, wenn der Mietvertrag das vorsieht und die Betriebskosten tatsächlich gestiegen sind (§ 560 Abs. 1 BGB). Die Erhöhung erklärt er in Textform, nennt den Grund und erläutert ihn; weitergeben darf er nur den Anstieg, anteilig für die Wohnung. Fehlt eine solche Klausel, bleibt es beim vereinbarten Betrag. Sinken die Betriebskosten umgekehrt, ist die Pauschale nach dem Gesetz entsprechend herabzusetzen.

Vorauszahlungen lassen sich leichter anpassen: Nach jeder Abrechnung darf jede Seite die Abschläge durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe bringen (§ 560 Abs. 4 BGB). Ein passendes Schreiben enthält der Artikel Anpassung der Vorauszahlung: Musterschreiben.

Ein Wechsel von der Pauschale zur Vorauszahlung oder umgekehrt ist grundsätzlich nur durch eine Änderung des Mietvertrags möglich, der beide Seiten zustimmen.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 556 BGB
• § 560 BGB
• § 551 BGB
• § 7 HeizkostenV
• § 12 HeizkostenV
• § 2 BetrKV