Nebenkostenvorauszahlung erhöhen: Musterschreiben für Vermieter

Rechtsgrundlage: einseitige Anpassung nach der Abrechnung

Nach § 560 Abs. 4 BGB kann jede Vertragspartei die Vorauszahlungen nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen. Anders als bei einer Mieterhöhung muss der Mieter nicht zustimmen: Die Erklärung wirkt, sobald sie zugeht und der Betrag angemessen ist.

Das Anpassungsrecht gilt nur für Vorauszahlungen, über die jährlich abgerechnet wird. Für eine vereinbarte Pauschale gelten eigene Regeln (Nebenkostenpauschale oder Vorauszahlung). Und es betrifft nur die Betriebskosten – für die Kaltmiete braucht es ein Mieterhöhungsverlangen. Ob eine Erhöhung im konkreten Fall überhaupt zulässig ist, beleuchtet der Artikel Darf der Vermieter die Vorauszahlung erhöhen?.

Voraussetzungen für ein wirksames Anpassungsschreiben

• Abrechnung zuerst: Die Anpassung muss an eine Betriebskostenabrechnung anknüpfen, die dem Mieter zugegangen ist.
• Formell ordnungsgemäße Abrechnung: Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Anteil des Mieters und Abzug der Vorauszahlungen müssen nachvollziehbar sein.
• Angemessener Betrag: Er orientiert sich am Ergebnis der Abrechnung; konkret absehbare Kostensteigerungen dürfen einfließen.
• Textform: Brief, E-Mail oder Fax genügen, eine eigenhändige Unterschrift ist nicht nötig. Der Absender muss erkennbar sein.
• Alle Mieter adressieren: Stehen mehrere Personen im Mietvertrag, sollte das Schreiben an alle gerichtet sein.

Enthält die Abrechnung inhaltliche Fehler, darf die Anpassung nur auf dem Betrag beruhen, der sich bei richtiger Abrechnung ergibt. Wie Fehler berichtigt werden, erklärt der Artikel Nebenkostenabrechnung nachträglich korrigieren.

Frist: Wann muss die Erhöhung erklärt werden und ab wann gilt sie?

Eine feste gesetzliche Frist für das Anpassungsschreiben gibt es nicht. Üblich und sinnvoll ist es, die Erhöhung zusammen mit der Abrechnung oder kurz danach zu erklären. Wer zu lange wartet, riskiert Streit darüber, ob die Anpassung noch auf der Abrechnung beruht.

Der neue Betrag gilt nach verbreiteter Auffassung für die Zahlungen, die nach Zugang der Erklärung fällig werden. Eine rückwirkende Erhöhung für bereits verstrichene Monate ist nicht möglich. Weil die Miete bis zum dritten Werktag eines Monats fällig ist (§ 556b Abs. 1 BGB), sollte das Schreiben rechtzeitig vor Monatsbeginn beim Mieter sein, wenn der neue Betrag schon im Folgemonat gelten soll.

So berechnen Vermieter die neue Vorauszahlung

Ausgangspunkt ist der Kostenanteil des Mieters aus der letzten Abrechnung, geteilt durch zwölf. Pauschale Sicherheitszuschläge ohne konkreten Anlass sind nach der Rechtsprechung problematisch. Zulässig ist es dagegen, bereits feststehende Steigerungen einzurechnen, etwa einen neuen Grundsteuerbescheid oder eine angekündigte Preiserhöhung des Versorgers. Diese sollten im Schreiben kurz benannt werden.

Musterschreiben: Anpassung der Betriebskostenvorauszahlung

(Name und Anschrift des Vermieters)

(Vor- und Nachname aller Mieter)
(Anschrift der Mietwohnung)

(Ort), den (Datum)

Mietverhältnis über die Wohnung (Anschrift, Lage im Haus)
Anpassung der Betriebskostenvorauszahlung

Sehr geehrte(r) (Name des Mieters),

mit Schreiben vom (Datum) haben Sie die Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum (Beginn) bis (Ende) erhalten. Danach entfallen auf Ihre Wohnung Betriebskosten von (Betrag) €. Ihre Vorauszahlungen betrugen in diesem Zeitraum (Betrag) €.

Gemäß § 560 Abs. 4 BGB passe ich die monatliche Betriebskostenvorauszahlung auf eine angemessene Höhe an. Berechnung: (Betrag) € Jahreskosten geteilt durch 12 Monate ergibt (Betrag) €. (Optional: Zusätzlich berücksichtige ich folgende bereits feststehende Kostensteigerung: (Kostenart, Grund, Betrag) €.)

Die monatliche Vorauszahlung beträgt damit ab dem (Monat und Jahr) (neuer Betrag) € statt bisher (bisheriger Betrag) €. Ihre monatliche Gesamtzahlung setzt sich ab diesem Zeitpunkt wie folgt zusammen:
Nettokaltmiete: (Betrag) €
Betriebskostenvorauszahlung: (neuer Betrag) €
(Heizkostenvorauszahlung, falls gesondert: (Betrag) €)
Gesamt: (Betrag) €

Bitte passen Sie Ihren Dauerauftrag entsprechend an. Für Rückfragen und eine Einsicht in die Belege stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

(Name des Vermieters)

Häufige Fehler, die die Anpassung angreifbar machen

• Erhöhung ohne vorherige Abrechnung, etwa mitten im Jahr wegen gestiegener Energiepreise.
• Rückwirkende Forderung für Monate vor dem Zugang des Schreibens.
• Aufschlag „zur Sicherheit“, der sich nicht auf konkrete Kostensteigerungen stützt.
• Anpassung auf Basis einer Abrechnung, die zu spät zugegangen ist oder nicht umlagefähige Kosten enthält.

Umgekehrt dürfen Mieter die Vorauszahlung senken, wenn sie zu hoch ist (Nebenkostenvorauszahlung senken). Wer die Vorauszahlung dauerhaft zu knapp lässt, erzeugt hohe Nachforderungen, die Mieter oft nur schwer stemmen können – siehe Vorauszahlung zu niedrig angesetzt.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 560 BGB
• § 556 BGB
• § 556b BGB