Nebenkostenvorauszahlung senken: So geht es als Mieter

Das Recht zur Anpassung steht beiden Seiten zu

Vorauszahlungen für Betriebskosten dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 BGB). Stellt sich heraus, dass sie deutlich über den tatsächlichen Kosten liegen, müssen Mieter nicht jahrelang zu viel zahlen und auf das Guthaben warten.

Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Was für Vermieter beim Erhöhen gilt, zeigt der Artikel Anpassung der Vorauszahlung: Musterschreiben für Vermieter. Für Mieter ist dieselbe Vorschrift der Weg nach unten.

Voraussetzungen für die Senkung

• Vorauszahlungen statt Pauschale: Im Mietvertrag müssen Vorauszahlungen vereinbart sein, über die abgerechnet wird. Für eine Pauschale gelten andere Regeln.
• Eine Abrechnung liegt vor: Das Recht entsteht erst mit einer Betriebskostenabrechnung. Sie sollte formell ordnungsgemäß sein.
• Die Vorauszahlung ist zu hoch: Sie liegt spürbar über dem, was die Abrechnung an tatsächlichen Kosten für einen Monat ergibt.
• Erklärung in Textform: Brief oder E-Mail genügen; eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich. Aus Beweisgründen ist ein Brief mit Zugangsnachweis sicherer.

Wer statt Vorauszahlungen eine feste Pauschale zahlt, bekommt keine Abrechnung und kann nicht nach § 560 Abs. 4 BGB anpassen. Den Unterschied erklärt der Artikel Nebenkostenpauschale oder Vorauszahlung.

Welche Höhe ist angemessen?

Angemessen ist eine Vorauszahlung, die die zu erwartenden Kosten des laufenden Jahres ungefähr deckt. Ausgangspunkt ist der Kostenanteil des Mieters aus der letzten Abrechnung, geteilt durch zwölf. Bereits bekannte Veränderungen dürfen berücksichtigt werden, etwa eine angekündigte Erhöhung beim Versorger oder eine neue Grundsteuer. Was sich bei der Grundsteuer seit der Reform geändert hat, steht im Artikel Neue Grundsteuer seit 2025.

Einen groben Vergleichswert liefert der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds: Für das Abrechnungsjahr 2024 lagen die Betriebskosten im Durchschnitt bei 2,67 € je m² und Monat, bei allen Kostenarten bei bis zu 3,68 € (Betriebskostenspiegel). Für die Senkung zählt aber nicht der Durchschnitt, sondern die eigene Abrechnung.

Beispiel: Vorauszahlung zu hoch angesetzt

So senken Mieter die Vorauszahlung Schritt für Schritt

1. Die aktuelle Abrechnung prüfen: Stimmen Gesamtkosten, Umlageschlüssel und die abgezogenen Vorauszahlungen?
2. Den eigenen Kostenanteil des Abrechnungsjahres durch zwölf teilen und bekannte Veränderungen berücksichtigen.
3. Dem Vermieter in Textform erklären, dass die Vorauszahlung ab einem bestimmten Monat auf den neuen Betrag herabgesetzt wird, und die Berechnung kurz begründen.
4. Die Erklärung mit Zugangsnachweis zustellen und eine Kopie aufbewahren.
5. Den Dauerauftrag ab dem genannten Monat ändern und im Verwendungszweck Miete und Vorauszahlung getrennt ausweisen.

Die Anpassung wirkt nach verbreiteter Auffassung nur für die Zukunft, also für die Zahlungen, die nach Zugang der Erklärung fällig werden. Bereits gezahlte Vorauszahlungen werden erst mit der nächsten Abrechnung verrechnet.

Typische Gründe, warum die Vorauszahlung zu hoch ist

• Der Haushalt ist kleiner geworden, etwa nach Auszug eines Mitbewohners, und verbraucht weniger Wasser und Wärme.
• Der Vermieter hat bei Vertragsbeginn großzügig kalkuliert oder die Vorauszahlung nach einer teuren Heizperiode stark erhöht.
• Eine Kostenart ist weggefallen, zum Beispiel das Kabelfernsehen, das seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr über die Nebenkosten umgelegt werden darf.
• Energiepreise oder Versicherungsbeiträge sind gegenüber dem Vorjahr gesunken.

Mehrere Guthaben hintereinander sind ein deutliches Zeichen, dass die Vorauszahlung zu hoch ist. Ein einzelnes Guthaben nach einem milden Winter rechtfertigt dagegen nicht zwingend eine starke Senkung, weil der nächste Winter kälter sein kann. Wer unsicher ist, senkt lieber in kleineren Schritten. Hintergründe zur Höhe der Abschläge und was darin enthalten ist, stehen im Artikel Nebenkostenvorauszahlung.

Was, wenn der Vermieter widerspricht oder nicht abrechnet?

Der Vermieter muss der Senkung nicht zustimmen. Ist der neue Betrag angemessen, schuldet der Mieter ab dem genannten Zeitpunkt nur noch diesen. Setzt der Mieter die Vorauszahlung aber unangemessen niedrig an, bleibt er mit der Differenz im Rückstand. Weil Vorauszahlungen zur laufenden Miete gehören, kann ein solcher Rückstand im schlimmsten Fall zu einer Kündigung wegen Zahlungsverzugs führen. Deshalb sollte die Berechnung nachvollziehbar sein.

Rechnet der Vermieter gar nicht ab, fehlt die Grundlage für eine Anpassung. Welche Rechte Mieter dann haben, erklärt der Artikel Nebenkostenabrechnung kommt nicht. Hält der Mieter einzelne Posten der Abrechnung für falsch, kann er zusätzlich Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 560 BGB
• § 556 BGB