Verwalterwechsel in der WEG: Ablauf, Übergabe und Hausgeldabrechnung

Wann und wie die Gemeinschaft den Verwalter wechseln kann

Der Verwalter führt die laufenden Geschäfte der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, die seit der WEG-Reform selbst rechtsfähig ist (§ 9a WEG). Wer Verwalter ist, entscheiden die Eigentümer durch Beschluss. Ein Wechsel ist deshalb immer eine Sache der Eigentümerversammlung, nicht eines einzelnen Eigentümers.

Typische Anlässe sind das Ende der Bestellungszeit, Unzufriedenheit mit der Arbeit des Verwalters oder dessen eigene Kündigung. Die Bestellung darf höchstens für fünf Jahre erfolgen, nach der Begründung des Wohnungseigentums erstmals für höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Läuft die Zeit ab, ohne dass jemand neu bestellt wird, steht die Gemeinschaft ohne Verwalter da. Eine vorzeitige Abberufung ist ebenfalls durch Beschluss möglich; was dann mit dem Verwaltervertrag und der Vergütung geschieht, richtet sich nach Gesetz und Vertrag und sollte vorab geprüft werden.

Jeder Eigentümer kann verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG); diese Anforderung gilt seit dem 01.12.2023 (§ 26a WEG). Welche Ausnahmen es gibt, erklärt der Artikel Zertifizierter Verwalter.

Ablauf des Verwalterwechsels Schritt für Schritt

1. Angebote mehrerer Verwaltungen einholen und vergleichen: Leistungen, Vergütung, Erreichbarkeit, Zertifizierung, Laufzeit des Vertrags.
2. Den Wechsel auf die Tagesordnung setzen. Die Einladung muss in Textform erfolgen, die Frist beträgt mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG).
3. In der Versammlung über Abberufung des bisherigen und Bestellung des neuen Verwalters abstimmen. Es gilt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG).
4. Zugleich über den Verwaltervertrag beschließen und festlegen, wer den Vertrag für die Gemeinschaft unterschreibt, etwa der Verwaltungsbeirat.
5. Ausdrücklich regeln, welcher Verwalter die Jahresabrechnung für das laufende oder abgelaufene Jahr erstellt.
6. Die Anfechtungsfrist abwarten oder im Blick behalten: Eine Klage gegen den Beschluss ist binnen eines Monats nach Beschlussfassung zu erheben (§ 45 WEG).
7. Zum Stichtag die Übergabe organisieren: Unterlagen, Konten, Schlüssel, laufende Verträge und offene Vorgänge mit Protokoll übergeben.

Was der bisherige Verwalter übergeben muss

Alle Verwaltungsunterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter. Mit dem Ende seines Amtes muss er sie vollständig an den Nachfolger herausgeben. Dazu zählen insbesondere:

• Beschluss-Sammlung, Versammlungsprotokolle, Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
• Buchhaltung mit Belegen, Kontoauszügen und offenen Posten, etwa Hausgeldrückstände einzelner Eigentümer
• Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen der Vorjahre sowie Vermögensberichte
• Verträge mit Dienstleistern: Hausmeister, Reinigung, Versicherungen, Wartung, Energieversorgung
• Bauunterlagen, Pläne, Gutachten und Unterlagen zu laufenden Erhaltungsmaßnahmen
• Schlüssel, Zugangscodes und die Eigentümerliste mit Kontaktdaten

Die Konten der Gemeinschaft laufen auf die Gemeinschaft selbst. Beim Wechsel wird lediglich die Verfügungsbefugnis bei der Bank umgestellt. Dafür verlangt die Bank meist den Bestellungsbeschluss als Nachweis. Ein ordentliches Übergabeprotokoll mit Kontostand zum Stichtag verhindert späteren Streit darüber, was übergeben wurde.

Hausgeldabrechnung beim Verwalterwechsel: Wer rechnet ab?

Nach Ablauf des Kalenderjahres erstellt der Verwalter die Jahresabrechnung und einen Vermögensbericht (§ 28 WEG). Beim Wechsel stellt sich die Frage, welcher Verwalter dafür zuständig ist. Nach der Rechtsprechung trifft die Pflicht in der Regel denjenigen, der im Amt ist, wenn die Abrechnung zu erstellen ist. Scheidet der alte Verwalter zum Jahresende aus, rechnet deshalb meist der neue Verwalter das Vorjahr ab, gestützt auf die übergebene Buchhaltung.

Weil diese Regel im Einzelfall Streit auslöst, sollte der Beschluss oder der Verwaltervertrag klar festhalten, wer abrechnet und ob dafür eine Sondervergütung anfällt. Eine feste gesetzliche Frist für die Vorlage nennt das Gesetz nicht; was als angemessen gilt, erklärt der Artikel Bis wann muss die Hausgeldabrechnung vorliegen?.

Beispiel: Zeitplan für einen Wechsel zum 1. Januar

Wenn der alte Verwalter Unterlagen zurückhält

Verzögert der frühere Verwalter die Herausgabe, kann die Gemeinschaft ihren Anspruch notfalls gerichtlich durchsetzen. Der neue Verwalter sollte zunächst schriftlich mit Frist zur Herausgabe auffordern und fehlende Teile konkret benennen. Wie das Einsichtsrecht einzelner Eigentümer nach § 18 Abs. 4 WEG funktioniert und was bei Blockade hilft, zeigt der Artikel Verwalter gibt Unterlagen nicht heraus.

Fehlen Belege dauerhaft, muss der neue Verwalter die Buchhaltung so weit wie möglich rekonstruieren, etwa aus Kontoauszügen. Das kostet Zeit und kann die nächste Abrechnung verzögern.

Was der Wechsel für vermietende Eigentümer bedeutet

Wer seine Wohnung vermietet, braucht die Jahresabrechnung der Gemeinschaft für die eigene Nebenkostenabrechnung. Verzögert sich die Hausgeldabrechnung wegen des Wechsels, bleibt die Frist gegenüber dem Mieter trotzdem bestehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Vermieter sollten die Unterlagen deshalb frühzeitig und nachweisbar beim neuen Verwalter anfordern. Weitere Pflichten beschreibt der Artikel Eigentumswohnung vermieten.

Neue Verwaltungen stellen häufig Kontoverbindung, Zahlungsweise oder Lastschriftmandate um. Eigentümer sollten ihre Daueraufträge für das Hausgeld zum Stichtag prüfen, damit keine Rückstände entstehen.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 26 WEG
• § 25 WEG
• § 28 WEG
• § 18 WEG
• § 45 WEG