Abrechnungszeitraum: Muss die Nebenkostenabrechnung das Kalenderjahr abdecken?

Zwölf Monate – aber nicht zwingend von Januar bis Dezember

Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten muss der Vermieter jährlich abrechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Der Abrechnungszeitraum ist also auf höchstens zwölf Monate begrenzt. Wann diese zwölf Monate beginnen, schreibt das Gesetz nicht vor. Das Kalenderjahr ist in der Praxis am häufigsten, weil etwa die Grundsteuer und viele kommunale Gebühren danach berechnet werden – Pflicht ist es aber nicht.

Legt der Mietvertrag einen bestimmten Zeitraum fest, ist der Vermieter daran gebunden. Enthält er dazu nichts, wählt der Vermieter den Zeitraum. Typische Gründe für einen abweichenden Zeitraum sind die Ablesetermine des Messdienstes, eine an der Heizperiode ausgerichtete Abrechnung oder der Kauf eines Hauses mitten im Jahr.

Länger als zwölf Monate darf der Zeitraum nicht sein. Eine Klausel im Mietvertrag, die einen längeren Zeitraum oder eine längere Abrechnungsfrist vorsieht, ist unwirksam, weil sie zum Nachteil des Mieters von der gesetzlichen Regel abweicht (§ 556 Abs. 4 BGB).

Endet der Zeitraum zur Jahresmitte, endet auch die Frist zur Jahresmitte

Eine feste Frist „bis Mitte des Jahres“ gibt es nicht. Die Abrechnung muss dem Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Wer nach dem Kalenderjahr abrechnet, hat dafür bis zum 31. Dezember des Folgejahres Zeit. Endet der Zeitraum dagegen am 30. Juni, läuft auch die Frist an einem 30. Juni ab – ein Jahr später.

Für die Frist zählt der Eingang beim Mieter, nicht das Absenden. Wie der Zugang bewiesen wird und was bei einer Verspätung gilt, erklärt der Artikel Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung kommen?

Abrechnungszeitraum und Nutzungszeitraum: Einzug oder Auszug im laufenden Jahr

Der Abrechnungszeitraum gilt für das ganze Haus. Wer im Laufe dieses Zeitraums einzieht oder auszieht, zahlt nur für die Monate, in denen er Mieter war – seinen Nutzungszeitraum. Der Vermieter rechnet trotzdem erst nach Ende des regulären Zeitraums ab; eine eigene Abrechnung zum Ein- oder Auszugstag kann der Mieter nicht verlangen. Die Kosten werden zeitanteilig oder, bei Heizung und Wasser, nach einer Zwischenablesung aufgeteilt.

Was beim Auszug zu beachten ist, etwa bei Zählerständen und Kaution, steht im Artikel Nebenkostenabrechnung nach dem Auszug.

Darf der Vermieter den Abrechnungszeitraum ändern?

Schreibt der Mietvertrag keinen festen Zeitraum vor, kann der Vermieter ihn aus einem sachlichen Grund umstellen, etwa weil der Messdienst künftig zu einem anderen Stichtag abliest. Beim Übergang entsteht dann in der Regel ein einmaliger Rumpfzeitraum, der kürzer als zwölf Monate ist. Einen längeren Übergangszeitraum lässt das Gesetz nicht zu. Steht der Zeitraum im Vertrag, ist eine Umstellung grundsätzlich nur im Einvernehmen mit dem Mieter möglich.

Jede dieser Abrechnungen hat ihre eigene Frist. Beim Rumpfzeitraum endet sie früher, als Mieter und Vermieter es aus den Vorjahren gewohnt sind – das wird leicht übersehen.

Welche Kosten in den Abrechnungszeitraum gehören

Abgerechnet werden nur Kosten, die dem gewählten Zeitraum zuzuordnen sind. Nach der Rechtsprechung darf der Vermieter dafür grundsätzlich entweder die im Zeitraum angefallenen Kosten ansetzen oder die im Zeitraum bezahlten Rechnungen. Für Heizung und Warmwasser kommt es dagegen auf den erfassten Verbrauch im Zeitraum an, denn die Heizkostenverordnung verlangt eine verbrauchsabhängige Abrechnung.

Weicht der Zeitraum vom Kalenderjahr ab, setzt sich ein Jahresbetrag wie die Grundsteuer oft aus Anteilen zweier Kalenderjahre zusammen. Wie genau der Vermieter die Kosten zugeordnet hat, können Mieter im Rahmen der Belegeinsicht anhand der Rechnungsdaten nachvollziehen.

Ein Stichtag mitten im Jahr betrifft ältere Abrechnungen: Seit dem 1. Juli 2024 dürfen die Kosten eines Kabel-TV-Anschlusses nicht mehr als Betriebskosten umgelegt werden. In einer Abrechnung für das Kalenderjahr 2024 dürfen sie deshalb höchstens für Januar bis Juni stehen, in Zeiträumen ab Juli 2024 gar nicht mehr. Details stehen im Artikel Kabelfernsehen in den Nebenkosten.

Unterschiedliche Zeiträume für Heizung und übrige Nebenkosten

Manche Vermieter rechnen die Heizkosten nach dem Turnus des Messdienstes ab, die übrigen Betriebskosten nach dem Kalenderjahr. Das ist grundsätzlich möglich, solange keiner der Zeiträume zwölf Monate überschreitet. Für jede Abrechnung läuft dann eine eigene Frist ab dem Ende ihres Zeitraums; Mieter sollten beide Termine getrennt im Blick behalten.

Für Gewerberäume gelten beim Abrechnungszeitraum und bei den Fristen teilweise andere Maßstäbe als für Wohnungen. Mehr dazu im Artikel Nebenkosten im Gewerbemietvertrag.

So prüfen Mieter den Abrechnungszeitraum

1. Anfangs- und Enddatum auf der Abrechnung suchen und prüfen, ob der Zeitraum höchstens zwölf Monate umfasst.
2. Mit der Vorjahresabrechnung vergleichen: Die Zeiträume sollten lückenlos aneinander anschließen und sich nicht überschneiden.
3. Bei Einzug oder Auszug im Zeitraum kontrollieren, ob nur die eigenen Monate berechnet und nur die eigenen Vorauszahlungen angerechnet wurden.
4. Das Fristende bestimmen: Ende des Zeitraums plus zwölf Monate. Kam die Abrechnung später, ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen.
5. Bei auffälligen Posten die Rechnungen einsehen und darauf achten, ob deren Leistungs- oder Zahlungsdaten in den Zeitraum fallen.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 556 BGB