Wohnungsbesichtigung organisieren: Checkliste für Vermieter

Vermieten in der Praxis · Stand: 24. September 2026

Kurz gesagt

Vermieter sollten die Besichtigung mit festen Terminen, vorbereiteten Unterlagen und einem klaren Ablauf planen. Pflicht ist vor allem eins: Spätestens bei der Besichtigung muss der Energieausweis vorgelegt werden (Gebäudemodernisierungsgesetz, §§ 80 ff.). Fragen an Interessenten sind nur erlaubt, soweit sie für die Vermietungsentscheidung erforderlich sind; Datenschutz und Gleichbehandlungsgesetz gelten.

Vor der Besichtigung: Wohnung und Unterlagen vorbereiten

Eine gute Besichtigung beginnt Tage vorher. Interessenten entscheiden in wenigen Minuten, ob sie sich bewerben. Eine leere, saubere und gut beleuchtete Wohnung wirkt größer und gepflegter. Kleine Mängel wie tropfende Hähne oder defekte Leuchtmittel sollten vorher behoben sein, weil sie sonst die Verhandlung prägen.

Energieausweis im Original oder als Kopie bereitlegen – er muss spätestens bei der Besichtigung vorgelegt werden.
Grundriss, Wohnflächenangabe und Übersicht der Nebenkosten ausdrucken.
Formular für die Mieterselbstauskunft vorbereiten, nur mit zulässigen Fragen.
Strom, Wasser und Licht in allen Räumen prüfen; Rollläden und Fenster sollten funktionieren.
Treppenhaus, Keller und Außenbereich auf Stolperfallen und Beleuchtung prüfen.
Zählerstände notieren, falls die Wohnung leer steht.

Der letzte Punkt hat einen rechtlichen Hintergrund: Der Vermieter muss Gefahren im Haus und auf dem Grundstück abwenden. Wer Fremde durch das Gebäude führt, sollte Beleuchtung und Wege besonders im Blick haben. Mehr dazu in der Übersicht zur Verkehrssicherungspflicht.

Einzeltermin oder Sammelbesichtigung?

Bei Neuvermietung stehen zwei Modelle zur Wahl. Welches passt, hängt vor allem von der Nachfrage ab.

Modell	Vorteile	Nachteile
Einzeltermine (15–30 Minuten)	Persönliches Gespräch, ruhige Atmosphäre, bessere Einschätzung der Bewerber	Hoher Zeitaufwand, viele Absagen oder Nichterscheinen
Sammelbesichtigung	Wenig Zeitaufwand bei großer Nachfrage	Unruhig, kaum Gespräche, Interessenten fühlen sich unter Druck
Gestaffelte Gruppen (z. B. 3–4 Parteien pro Halbstunde)	Kompromiss aus Effizienz und Gespräch	Erfordert feste Zeitfenster und Zusagen

Ablauf der Besichtigung vor Ort

Interessenten pünktlich empfangen und kurz vorstellen, wer vermietet und wer später Ansprechpartner ist.
Durch alle Räume führen, einschließlich Keller, Dachboden, Fahrradraum oder Stellplatz.
Energieausweis zeigen und die wichtigsten Werte erläutern.
Miete, Nebenkosten, Kaution und Bezugstermin nennen; bei Mietpreisbremse über Ausnahmen informieren.
Fragen offen beantworten, auch zu bekannten Schwächen der Wohnung.
Selbstauskunft und Bewerbungsweg erklären und eine Frist für Rückmeldungen nennen.

Bekannte Mängel sollte der Vermieter nicht verschweigen. Hat der Mieter einen Mangel bei Vertragsschluss gekannt, kann er sich später grundsätzlich nicht darauf berufen (§ 536b BGB). Offenheit schützt also beide Seiten. Was Interessenten ihrerseits fragen und mitbringen, beschreibt der Artikel Wohnungsbesichtigung als Interessent.

Welche Fragen Vermieter stellen dürfen

Zulässig sind nur Fragen, die für die Vermietungsentscheidung erforderlich sind. Dazu zählen etwa das Einkommen und die Zahl der einziehenden Personen. Datenschutz (DSGVO) und Diskriminierungsverbot (AGG) gelten auch im Gespräch bei der Besichtigung. Unzulässige Fragen darf der Interessent sogar falsch beantworten.

In der Regel zulässig: Einkommen, Arbeitgeber oder Einkommensquelle, Zahl der Personen, Haustiere, gewünschter Einzugstermin.
In der Regel unzulässig: Religion, Herkunft, Familienplanung, Schwangerschaft, Parteizugehörigkeit, sexuelle Orientierung.
Personalausweis oder Gehaltsnachweise sollten erst von Bewerbern in der engeren Wahl angefordert werden, nicht von allen Besuchern.
Kopien und Selbstauskünfte abgelehnter Bewerber nicht unnötig lange aufbewahren.

Besichtigung bei noch bewohnter Wohnung

Oft soll die Wohnung schon besichtigt werden, während der Vormieter noch darin wohnt. Dann braucht der Vermieter dessen Mitwirkung. Ein allgemeines Betretungsrecht gibt es nicht; nach rechtzeitiger Ankündigung muss der Mieter Besichtigungen mit Mietinteressenten aber in angemessenem Umfang dulden.

Welche Termine zumutbar sind und wann der Mieter ablehnen darf, erklärt der Artikel Besichtigung einer bewohnten Wohnung. Die allgemeinen Regeln zum Zutritt stehen unter Betretungsrecht des Vermieters.

Beispiel: Zeitplan für einen Besichtigungstag

Beispiel

Samstag, drei Stunden, zwölf Interessenten

Eine Vermieterin lädt zwölf Parteien ein und bildet vier Gruppen zu je drei Parteien. Jede Gruppe bekommt 30 Minuten, dazwischen jeweils 15 Minuten Puffer. Beginn 10:00 Uhr: Gruppe 1 bis 10:30, Gruppe 2 von 10:45 bis 11:15, Gruppe 3 von 11:30 bis 12:00, Gruppe 4 von 12:15 bis 12:45. Einschließlich 15 Minuten Aufbau ab 9:45 Uhr endet der Tag um 12:45 Uhr – genau drei Stunden. Alle erhalten die Selbstauskunft vor Ort und eine Rückmeldefrist von drei Tagen.

Nach der Besichtigung: Auswahl und nächste Schritte

Nach dem Termin werden die Bewerbungen verglichen. Wichtige Kriterien sind Zahlungsfähigkeit, Vollständigkeit der Unterlagen und der persönliche Eindruck. Die Entscheidung muss sachlich begründet sein und darf nicht gegen das AGG verstoßen. Abgelehnte Bewerber sollten eine kurze, neutrale Absage erhalten.

Danach folgen Mietvertrag, Kaution und Übergabe. Einen Überblick über diese Phase gibt Mieterwechsel: Checkliste für Vermieter. Wie das Inserat vorab aussehen sollte, steht im Artikel Wohnungsinserat.

Häufige Fragen

Muss ich jedem Interessenten den Energieausweis zeigen?

Ja, bei Neuvermietung muss der Energieausweis spätestens bei der Besichtigung vorgelegt werden. Es genügt, ihn sichtbar auszulegen oder auszuhändigen. Nach Vertragsschluss erhält der neue Mieter eine Kopie.

Darf ich bei der Besichtigung eine Bonitätsauskunft verlangen?

Eine Bonitätsauskunft ist ein üblicher Nachweis der Zahlungsfähigkeit. Sie sollte aber erst von Bewerbern in der engeren Auswahl verlangt werden. Von allen Besuchern pauschal sensible Daten einzusammeln, ist datenschutzrechtlich heikel.

Kann ich die Besichtigung einem Makler oder Bekannten überlassen?

Ja, der Vermieter kann Dritte mit der Besichtigung beauftragen. Er bleibt aber für die Einhaltung der Pflichten verantwortlich, etwa für die Vorlage des Energieausweises und zulässige Fragen. Die Beauftragten sollten die Regeln deshalb kennen.

Rechtsgrundlagen

Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage (Stand: 24. September 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Streit helfen Mietervereine, Eigentümerverbände oder eine Fachanwältin bzw. ein Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht. Wie unsere Artikel entstehen