Umlagen und Nebenkosten in der Anlage V: So tragen Vermieter sie ein

Warum Umlagen in die Steuererklärung gehören

Viele Vermieter halten die Nebenkosten für einen „durchlaufenden Posten“, der mit der Steuer nichts zu tun hat. Steuerlich ist das anders: Alles, was der Mieter für die Nutzung der Wohnung zahlt, ist eine Einnahme aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG). Dazu gehören ausdrücklich auch die Nebenkostenvorauszahlungen und die Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung.

Im Gegenzug sind die Betriebskosten, die der Vermieter an Versorger, Gemeinde oder Dienstleister bezahlt, Werbungskosten. Unter dem Strich gleichen sich Umlagen und Betriebskosten oft weitgehend aus. Trotzdem müssen beide Seiten vollständig in die Anlage V, denn Unterschiede im Zahlungszeitpunkt verschieben das Ergebnis zwischen den Jahren. Warum die Warmmiete maßgeblich ist, erklärt auch der Artikel Kaltmiete oder Warmmiete versteuern?.

Was als Umlagen in die Anlage V gehört

Entscheidend ist das Zu- und Abflussprinzip (§ 11 EStG). Eine Nachzahlung für das Abrechnungsjahr 2025, die der Mieter im Juni 2026 überweist, ist eine Einnahme 2026. Eine Wasserrechnung, die der Vermieter im Januar 2026 bezahlt, zählt zu den Werbungskosten 2026 – auch wenn sie den Verbrauch von 2025 betrifft.

Umlagefähig oder nicht: Beides ist absetzbar

Für die Steuer spielt es keine Rolle, ob eine Kostenart auf den Mieter umgelegt werden darf. Umlagefähig sind nur die Betriebskosten nach § 2 BetrKV, etwa Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom oder Versicherungen. Verwaltungskosten und Reparaturen trägt der Vermieter selbst.

Steuerlich sind beide Gruppen Werbungskosten: Die umlagefähigen, weil ihnen Einnahmen aus Umlagen gegenüberstehen, die nicht umlagefähigen, weil sie mit der Vermietung zusammenhängen. Welche Kosten mietrechtlich beim Vermieter bleiben, zeigt der Artikel Nicht umlagefähige Kosten. Warum Reparaturen nicht in die Nebenkostenabrechnung gehören, erklärt der Artikel Reparaturen in der Nebenkostenabrechnung.

Beispiel: Umlagen und Betriebskosten für 2026

Sonderfall vermietete Eigentumswohnung

Bei einer Eigentumswohnung zahlt der Vermieter die meisten Betriebskosten nicht direkt, sondern über das Hausgeld an die Eigentümergemeinschaft. Das Hausgeld ist dann auf der Werbungskostenseite einzutragen – mit Ausnahme der Zuführungen zur Erhaltungsrücklage, die erst bei Verwendung abziehbar sind. Die Einzelheiten erklärt der Artikel Hausgeld in der Anlage V.

Für die Nebenkostenabrechnung an den Mieter muss der Vermieter aus der Hausgeldabrechnung die umlagefähigen Posten herausfiltern. Wie das funktioniert, zeigt der Artikel Vermietete Eigentumswohnung.

Pauschale, Leerstand und Mieterwechsel

Nicht jeder Mietvertrag sieht Vorauszahlungen mit jährlicher Abrechnung vor. Ist eine Betriebskostenpauschale vereinbart, zahlt der Mieter einen festen Betrag, über den nicht abgerechnet wird (§ 560 BGB). Steuerlich ist die Pauschale ebenfalls eine Einnahme, die bezahlten Betriebskosten bleiben Werbungskosten. Es gibt dann nur keine Nachzahlungen oder Erstattungen, die im Folgejahr zu berücksichtigen wären.

Steht die Wohnung leer, fehlen die Umlagen, während Grundsteuer, Versicherung oder Grundgebühren weiterlaufen. Diese Kosten sind grundsätzlich weiter Werbungskosten, wenn der Vermieter ernsthaft eine neue Vermietung anstrebt. Mehr dazu im Artikel Werbungskosten bei Leerstand.

Bei einem Mieterwechsel im Laufe des Jahres werden die Vorauszahlungen beider Mieter zusammengezählt. Die Nachzahlung oder Erstattung des ausgezogenen Mieters zählt erst in dem Jahr, in dem das Geld tatsächlich fließt – oft also im Folgejahr, wenn die Abrechnung vorliegt.

Welche Unterlagen Vermieter bereithalten sollten

• Kontoauszüge des Mietkontos mit allen Vorauszahlungen, Nachzahlungen und Erstattungen des Jahres.
• Rechnungen und Bescheide über die bezahlten Betriebskosten, etwa Grundsteuerbescheid, Versicherungspolice, Wasser- und Müllgebührenbescheid.
• Die Nebenkostenabrechnungen an die Mieter, um Nachzahlungen und Guthaben zuordnen zu können.
• Bei Eigentumswohnungen Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnung der Gemeinschaft.

Typische Fehler bei Umlagen in der Steuererklärung

• Nur die Kaltmiete eintragen und die Umlagen vergessen, aber die Betriebskosten voll absetzen – das Finanzamt fragt dann oft nach.
• Die Zahlen aus der Nebenkostenabrechnung übernehmen statt der tatsächlichen Zahlungen im Kalenderjahr.
• Ein erstattetes Guthaben nicht abziehen, sodass die Einnahmen zu hoch ausfallen.
• Die Kaution als Einnahme eintragen, obwohl sie nur eine Sicherheit ist.
• Heizkosten doppelt erfassen: einmal als Rechnung des Versorgers, einmal über das Hausgeld.

Die übrigen Felder der Anlage V – Objektangaben, Kaltmiete, AfA und weitere Werbungskosten – erklärt der Artikel Anlage V ausfüllen. Wie sich alles zu einer Steuerlast zusammenfügt, zeigt das durchgerechnete Beispiel.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 21 EStG
• § 11 EStG
• § 2 BetrKV