Erhaltungsrücklage: Wann ist sie steuerlich absetzbar?

Was die Erhaltungsrücklage ist

Jede Eigentümergemeinschaft bildet einen Geldvorrat für künftige Reparaturen am gemeinschaftlichen Eigentum, etwa für Dach, Fassade oder Heizungsanlage. Eine angemessene Erhaltungsrücklage gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Seit der WEG-Reform zum 1. Dezember 2020 heißt sie so; vorher sprach man von der Instandhaltungsrücklage. Steuerlich gelten für beide Begriffe dieselben Regeln.

Jeder Eigentümer zahlt seinen Anteil als Teil des monatlichen Hausgelds. Das Geld gehört danach der rechtsfähigen Gemeinschaft (§ 9a WEG) und liegt meist auf einem eigenen Konto. Genau dieser Umstand ist für die Steuer entscheidend.

Warum die Zuführung noch keine Werbungskosten sind

Werbungskosten sind Ausgaben, die der Erzielung von Mieteinnahmen dienen. Mit der Zahlung in die Rücklage ist aber noch nichts repariert worden: Das Geld wird nur angespart. Die Finanzverwaltung sieht darin eine Art Vermögensanlage bei der Gemeinschaft. Abziehbar wird der Betrag erst, wenn die Rücklage für Erhaltungsmaßnahmen verausgabt wird.

Damit gilt hier eine Ausnahme vom sonst üblichen Zufluss- und Abflussprinzip des § 11 EStG. Beim übrigen Hausgeld zählt die Zahlung an den Verwalter; bei der Rücklage zählt die Zahlung der Gemeinschaft an den Handwerker. Wie das restliche Hausgeld behandelt wird, erklärt der Artikel Hausgeld von der Steuer absetzen.

Die Jahresabrechnung zeigt, was abziehbar ist

Welche Beträge im Kalenderjahr aus der Rücklage entnommen wurden, ergibt sich aus der Jahresabrechnung und dem Vermögensbericht des Verwalters (§ 28 WEG). Dort stehen die Entnahmen und der Anteil, der auf die einzelne Wohnung entfällt. Kommt die Abrechnung erst im Folgejahr, darf der Vermieter mit der Steuererklärung warten oder die Werte später nachreichen, solange der Bescheid noch änderbar ist.

1. In der Jahresabrechnung die Zuführungen zur Rücklage vom übrigen Hausgeld trennen und herausrechnen.
2. Im Vermögensbericht nachsehen, ob und wofür Geld aus der Rücklage entnommen wurde.
3. Den eigenen Anteil an den Entnahmen ermitteln, meist nach Miteigentumsanteilen.
4. Prüfen, ob die bezahlte Maßnahme Erhaltung oder Modernisierung war.
5. Erhaltungskosten als Werbungskosten in der Anlage V eintragen, Herstellungskosten der AfA-Bemessungsgrundlage zuschlagen.

Beispiel: Zahlung in drei Jahren, Abzug im Jahr der Reparatur

Erhaltung oder Modernisierung: Die Art der Maßnahme zählt

Auch nach der Entnahme ist nicht jeder Betrag sofort abziehbar. Wird ein vorhandenes Bauteil nur repariert oder gleichwertig ersetzt, handelt es sich um Erhaltungsaufwand, der als Werbungskosten zählt. Wird dagegen etwas Neues geschaffen oder das Gebäude deutlich verbessert, liegen Herstellungskosten vor, die nur über die Abschreibung wirken. Die Abgrenzung erklärt der Artikel Erhaltungsaufwand oder Herstellungskosten.

Ist der eigene Anteil an einer Erhaltungsmaßnahme hoch, kann er bei Wohngebäuden gleichmäßig auf zwei bis fünf Jahre verteilt werden (§ 82b EStDV). Das kann sinnvoll sein, wenn im Jahr der Ausgabe sonst nur wenig Einkommen besteuert würde. Für den Austausch einer Zentralheizung aus der Rücklage lohnt sich ein Blick in den Artikel Neue Heizung in der vermieteten Wohnung.

Was gilt für Selbstnutzer und für Mieter?

Wer die Eigentumswohnung selbst bewohnt, hat keine Einkünfte aus Vermietung und damit keine Werbungskosten. Absetzbar kann dann nur der Arbeitskostenanteil von Handwerkerleistungen nach § 35a EStG sein: 20 % der Aufwendungen, höchstens 1.200 € Steuerermäßigung im Jahr. Auch hier kommt es grundsätzlich auf die tatsächliche Ausgabe der Gemeinschaft an, nicht auf die Einzahlung in die Rücklage.

Mieter zahlen keine Erhaltungsrücklage. Sie gehört zu den Instandhaltungskosten, die nicht als Betriebskosten umgelegt werden dürfen. Was Mieter aus ihrer eigenen Abrechnung geltend machen können, steht im Artikel Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung.

Rücklage oder Sonderumlage: Der Unterschied für die Steuer

Reicht die Rücklage für eine Maßnahme nicht aus, beschließen die Eigentümer oft eine Sonderumlage. Diese wird in der Regel direkt für die konkrete Maßnahme eingesammelt und nicht langfristig angespart. Ob und wann sie absetzbar ist, erklärt der Artikel Sonderumlage steuerlich absetzen.

Für die Praxis heißt das: Wer eine Maßnahme aus der Rücklage bezahlt, wartet auf die Jahresabrechnung und setzt dann den eigenen Anteil an der Entnahme an. Wer dagegen eine Sonderumlage überweist, schaut vor allem auf den Beschluss und den Zeitpunkt, zu dem das Geld tatsächlich für die Arbeiten verwendet wird. In beiden Fällen gilt dieselbe Abgrenzung zwischen Erhaltung und Herstellung.

Kauf und Verkauf: Was mit dem Rücklagenanteil passiert

Die Rücklage gehört der Gemeinschaft, nicht dem einzelnen Eigentümer. Beim Eigentümerwechsel bleibt sie deshalb im Topf; der Käufer übernimmt faktisch den Anteil des Verkäufers. Für den Verkäufer bedeutet das: Seine früheren Einzahlungen wirken sich steuerlich nicht mehr aus, wenn vor dem Verkauf nichts entnommen wurde. Für den Käufer gilt: Entnahmen für Erhaltungsmaßnahmen nach seinem Erwerb sind bei ihm Werbungskosten, soweit er die Wohnung vermietet. Wie der Kaufpreis selbst aufgeteilt und abgeschrieben wird, zeigt der Artikel AfA berechnen. Bei der Finanzierung des Kaufs entstehen oft weitere sofort abziehbare Kosten, die der Artikel Geldbeschaffungskosten erklärt.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen

• § 19 WEG
• § 28 WEG
• § 11 EStG
• § 21 EStG
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